Datum uništenja:
Sortirajte i reorganizujte svoje zapise prema godini uništenja tako da bezbedno možete da uništite papirne dokumente kada ispune datume zadržavanja.
Iron Mountain Smart Sort
Solution Guides
Preuzmite kontrolu nad svojim sistemom inventara zapisa uz Iron Mountain Smart Sort.
Ostvarite vaše ciljeve upravljanja informacijama i poslovne ciljeve
Da li...
- imate veliku količinu nasleđenih zapisa?
- imate problema sa pronalaženjem zapisa kada su vam potrebni?
- želite da premestite inventar, ali prvo treba da uništite ono što vam više nije potrebno?
- želite da uništite zapise, ali ne može pouzdano da izolujete one odgovarajuće bez značajnog ulaganja?
- želite da se oslobodite papira, ali uviđate da je teško donositi odluke o tome koje zapise digitalizovati?
- potrebno vam je da odvojite zapise za spajanje, akviziciju ili dezinvesticiju?
Ako ste potvrdno odgovorili na neko od ovih pitanja, postavite nam pitanje o Iron Mountain Smart Sort.
Vaš izazov
Treba da sortirate i reorganizujete svoj inventar evidencija da donosite odbrane odluke o odlaganju. Nažalost, ovo nije tako jednostavno kako zvuči.
Šta čini odlaganje tako komplikovanim?
- Nedostatak integriteta/vidljivosti inventara: Kada ključni metapodaci nisu snimljenii navedeni tokom čitavog životnog ciklusa informacija, teško ih je pretraživati, upravljati njima i donositi odluke o tome koje zapise zadržati, digitalizovati ili uništiti.
- Kombinovani tipovi zapisa i složenost datuma događaja: Različite vrste zapisa imaju različite zahteve. Ako evidencija nije organizovana prema klasifikaciji zapisa ili datumu događaja, ne možete samouvereno i odbrambeno da preduzmete akciju.
- Reorganizacija evidencije je radno intenzivna i skupa: Nedostaju vam resursi za sortiranje svake datoteke prema datumu kvalifikovanosti za uništavanje, tipu zapisa, jedinstveni identifikator ili drugi zahtev.
Šta to znači
- Nepotreban trošak: Velike količine zapisa bez metapodataka na nivou datoteke koji se čuvaju bez obzira na datume uništavanja ili klasifikaciju zapisa uticaće na vašu sposobnost da efikasno upravljate svojim programom.
- Povećan rizik: Zadržavanje zapisa duže nego što je potrebno povećava rizik od gubitka informacija i kršenja propisa. Takođe dodaje složenost pravnom otkrivanju, revizijskom odgovoru i procesima upravljanja usaglašenošću.
- Izgubljena produktivnost: Pronalaženje onoga što vam je potrebno i brzo donošenje odluka o raspolaganju zapisima zahteva dobro organizovan inventar. Bez efikasnog procesa sortiranja i reorganizacije datoteka, mogli biste izgubiti vreme i odložiti svoje ključne ciljeve.
Pojednostavite i ubrzajte donošenje odluka
Uz Iron Mountain Smart Sort, možete brzo i pouzdano da donosite odluke o vašim zastarelim datotekama kako biste omogućili usaglašeniji i efikasniji program za upravljanje dokumentima.
Naš obučeni tim za upravljanje dokumentima koristiće podatke iz vaše baze podataka i raspored zadržavanja zapisa da bi se automatizovalo odbrambeno donošenje odluka na nivou datoteka. Mi ćemo sortirati i reorganizovati vaše zapise tako da možete sa sigurnošću da donosite odluke o raspolaganju i brzo ispunjavate poslovne ciljeve, npr. odgovaranje na otuđenje, pravni predmet ili zahteve za uništenje.
Smart Sort vam omogućava da donosite odbrambene odluke sortiranjem i reorganizacijom zapisa prema:
Kategorija:
Inicijative, kao što je dezinvesticija, zahtevaju potrebu
za izolovanjem zapisa na kratak vremenski period. Mi ćemo sortirati
i reorganizovati vaše zapise prema tipu zapisa, statusu zapisa, jedinstvenom
identifikatoru ili bilo čemu drugom.
Povezivanje:
Ako vam nije potrebno sortiranje i reorganizacija vaših zapisa, iskoristite Smart Sort da primenite metapodatke na zapise na nivou datoteke tako da može izbeći visoku cenu ručnog unosa na spisak na nivou datoteke.
Naš tim može da vam pruži podršku iz Iron Mountain centara za zapise ili na vašoj lokaciji.
Ekonomično rešenje
Jednim dodirom, Iron Mountain tim može da donese odluku u realnom vremenu, na osnovu vaših smernica zadržavanja, o tome šta da radite sa datotekom. Ovo pokreće značajne efikasnosti, što nam omogućava da isporučimo zaista isplativo rešenje.
Primer Smart Sort angažovanja
Izazov
Velika zdravstvena organizacija želela je da smanji troškove i rizik uništavanjem zapisa koji su ispunjavali uslove za čuvanje. Međutim, nisu bili u mogućnosti da lako i opravdano identifikuju koji zapisi su podobni za uništavanje, jer im je nedostajao budžet potreban za preduzimanje dugotrajnog i zahtevnog projekta otkrivanja. Sputano ograničenim resursima, nastojanje organizacije za opravdano uništenje bilo je u zastoju.
Rešenje
Nakon Smart Sort procesa, tim Iron Mountain-a je preuzeo 48.000 kartona i pregledao sadržaj na nivou datoteke. U realnom vremenu i jednim dodirom datoteke, oni su sortirali i ponovo upakovali sve datoteke prema budućem datumu uništenja i u skladu sa rasporedom zadržavanja, dok su identifikovali one zapise koji su bili podobni za uništavanje.
Rezultati
- Postignuta je mogućnost da se pouzdano uništi 1,4 miliona datoteka
- Smanjeni troškovi skladištenja uz ispunjavanje zahteva usaglašenosti i smanjenje rizika
- Uspostavljen proces za tekuće uništavanje
Istaknute usluge
Elevate the power of your work
Dobijte BESPLATNE konsultacije već danas!
Povezani resursi
Pogledajte sve resursePogledajte sve resurse
