Så skyddar du din data i en tid av generativ AI

Under vårt online webbinarium om Generative AI and Information Governance: Friends or Foes?, diskuterade vår expertpanel frågor relaterade till den oro som uppstått gällande användandet av generativa AI-verktyg. Generativ AI väcker flera farhågor, särskilt när det gäller integritet, säkerhet, styrning och äktheten hos det genererade innehållet. Vår panel utforskade vad dessa farhågor innebär för yrkesverksamma som ansvarar för arkiv, informationshantering och informationsstyrning.

Vägled istället för att dölja

Det är oundvikligt att undvika AI. Dina anställda har sannolikt redan testat generativ AI, eller kommer att göra det inom en snar framtid. För att hantera potentiella utmaningar inom verksamheten kan det därför vara klokt att proaktivt införa en policy för generativ AI. En sådan policy bör integreras med verksamhetens befintliga informationsstyrningspolicy och fungera som utbildningsverktyg för att vägleda anställda om korrekt användning.

Två nyckelkomponenter är avgörande för en effektiv generativ AI-policy. För det första bör den adressera användningen av känslig eller skyddad information i AI-verktyg. Den information som matas in i generativ AI används för att träna dess språkmodell och kan i vissa fall bli offentligt tillgänglig. Därför är det viktigt att utbilda anställda om de potentiella riskerna och de juridiska konsekvenserna av att använda privat eller skyddad information för att mata generativa AI-verktyg.

För det andra är det viktigt att påminna medarbetarna om att faktakontrollera, validera och redigera AI-genererat innehåll. Dessa verktyg har en tendens att presentera föråldrade och opålitliga data, som dessutom kan vara partiska eller diskriminerande. Eftersom mycket av den genererade informationen hämtas från onlinekällor, måste medarbetarna vara medvetna om risken för upphovsrättsintrång och plagiering.

En effektiv åtgärd kan vara att införa ett system för hela organisationen för att flagga känsligt eller olämpligt innehåll. Detta underlättar övervakning samtidigt som det ger konkreta exempel på vad som bör undvikas. För att vägleda AI-processerna bör du regelbundet granska den data som genereras från AI för att säkerställa dess korrekthet och förstå de beteenden som ligger bakom algoritmerna.

Förstå hur dina partners och leverantörer använder AI

Organisationer behöver inte bara fokusera på interna generativa AI-policyer, utan även ha en helhetssyn på sin externa verksamhet, särskilt när det gäller hur leverantörer och andra samarbetspartners använder denna teknik.

Det är viktigt att ha en dialog med nuvarande leverantörer och partners för att förstå hur AI integreras i deras verksamhet och processer, samt vilken påverkan det kan ha på ert samarbete. På samma sätt är det avgörande att få insyn i potentiella partners och leverantörers AI-policyer innan något samarbete inleds.

Vid behov kan det vara fördelaktigt att skapa eller revidera leverantörsavtal för att inkludera riktlinjer och förväntningar kring användningen av generativ AI-teknik. Dessa avtal bör kräva att leverantörer tydligt redovisar vilka AI-verktyg de använder för att producera innehåll för er organisation samt att de vidtar lämpliga åtgärder för att skydda er information.

Håll dig uppdaterad

Generativ AI utvecklas i en accelererande takt, och ju mer tillgänglig data som finns för användning, desto snabbare kommer den att fortsätta utvecklas. Det är därför av yttersta vikt att de ansvariga för informationshantering inom verksamheten noggrant följer utvecklingen av AI och är uppmärksamma på dess framsteg.

Många länder har redan börjat införa lagstiftning för att reglera användningen av AI, och det är högst sannolikt att fler kommer att följa efter. Till exempel har den Europeiska unionen nyligen inlett arbetet med att fastställa regler för företags användning av AI, och Kanada har redan infört sina egna bestämmelser. Detta kommer sannolikt att öppna dörren för fler länder att anta liknande policys. På samma sätt är det viktigt att vara medveten om eventuella branschspecifika regler som kan vara under utveckling. Även om inga sådana har offentliggjorts ännu, antyder den ökande användningen av AI att de kan vara nära förestående.

Behåll lugnet

Generativ AI är här för att stanna. Snarare än att avta förväntas dess användning bli alltmer utbredd. Arkiv-och informationsansvariga har tidigare navigerat genom liknande utmaningar när de utvecklade policyer, procedurer och skyddsåtgärder för sociala medier, snabbmeddelanden och andra nya teknologier som kommit.

Med stor makt följer stort ansvar inom detta yrke, så använd den klokt. Generativ AI kommer fortsätta att ha en betydande påverkan på hur innehåll skapas, konsumeras och distribueras. Därför är det viktigt att se till att din verksamhets information förblir skyddad och säker.

Vill du lära dig mer om detta ämne och andra områden inom informationsstyrning? Besök vårt resurscenter för att titta på on-demand-inspelningen av Generative AI and Information Governance: Friends or Foes? eller för att ta del av annat innehåll.