โซลูชั่นบริหารจัดการ ห้องแฟ้มเอกสาร

ให้ Iron Mountain ดูแลจัดการบริหารห้องแฟ้มเอกสารของคุณ เพื่อให้ทรัพยากรคุณสามารถโฟกัสในสิ่งที่สาคัญที่สุดกับธุรกิจของคุณ

คุณจาเป็นต้องเข้าถึงแฟ้มเอกสารและข้อมูลที่สาคัญเป็นประจา แต่การจัดการเอกสารและกระบวนการทางานที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในห้องแฟ้มเอกสารนั้นสิ้นเปลืองอสังหาริมทรัพย์ เพิ่มภาระความรับผิดชอบให้พนักงานและทาให้องค์กรของคุณเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูลและการละเมิดการปฏิบัติตามข้อกาหนด เนื่องจากองค์กรของคุณเปลี่ยนไปสู่วิธีการทางานแบบดิจิทัลและพนักงานทางานจากทางไกลมากขึ้น คุณจาเป็นต้องคิดใหม่เกี่ยวกับกลยุทธ์ห้องแฟ้มเอกสารของคุณ

การแก้ปัญหาห้องแฟ้มเอกสารของ Iron Mountain เปรียบเสมือนติดตั้งห้องแฟ้มเอกสารของคุณในสภาพแวดล้อมนอกสถานที่ที่ปลอดภัย แฟ้มเอกสารของคุณจะถูกจัดเก็บและจัดการด้วยสิ่งอานวยความสะดวกที่ปลอดภัยของเรา และเป็นไปตามข้อกาหนดโดยเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญของเราด้วยระบบการจัดเก็บของคุณ

คุณสมบัติหลัก

ห้องแฟ้มเอกสารของเรามีเครื่องมือทุกอย่างที่คุณต้องการในการจัดการแฟ้มเอกสารและข้อมูลที่ใช้งานอยู่ของคุณ:

สิ่งอานวยความสะดวกถูกสร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์

ปกป้องแฟ้มเอกสารของคุณในศูนย์ข้อมูลเฉพาะทางที่มีการควบคุมสิ่งแวดล้อม ความปลอดภัย และการเข้าถึงขั้นสูง โซลูชั่นของเราสร้างขึ้นตามมาตรฐานการกากับดูแลที่เข้มงวดที่สุดและมีพนักงานที่ผ่านการตรวจสอบของ Iron Mountain ซึ่งได้รับการฝึกอบรมให้ปฏิบัติตามกระบวนการที่สอดคล้อง แฟ้มเอกสารของคุณจะถูกเก็บไว้ในชั้นวางแบบเปิดเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วและการจัดการการเก็บรักษาที่ง่ายดาย

การใช้งานห้องแฟ้มเอกสารและพนักงาน

Iron Mountain สามารถจาลองการทางานของห้องแฟ้มเอกสารปัจจุบันของคุณและทาตามกระบวนการของคุณสาหรับการติดแท็ก การกาหนดรหัส การแทรกเอกสาร และการเรียกดูแฟ้มเอกสารเพื่อให้เข้าถึงแฟ้มเอกสารได้ง่ายและตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว แฟ้มเอกสารจะถูกติดบาร์โค้ดเพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ทุกกระบวนการจัดการข้อมูลทั้งหมดจะดาเนินการโดยเจ้าหน้าที่ซึ่งทุ่มเทการทางานของเรา

บริการสแกนเอกสารเพื่อการเข้าถึงแฟ้มเอกสารคุณภาพสูงอย่างรวดเร็ว

บริการ Image on Demand™ ของ Iron Mountain รับประกันว่าแฟ้มเอกสารจะถูกส่งทันที เอกสารจะถูกสแกนเพื่ออานวยความสะดวกในการจัดส่งที่รวดเร็วและเปิดใช้งานข้อมูลประวัติเพื่อรวมเข้ากับระบบการจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Content Management, ECM) หรือระบบข้อมูลของคุณ

สนับสนุนการแปลงข้อมูลดิจิทัล

Iron Mountain มีอุปกรณ์ บุคลากรที่ผ่านการฝึกอบรม และความเชี่ยวชาญในการจัดการการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางานของคุณในรูปแบบดิจิทัลตั้งแต่การแปลงเอกสารที่มีอยู่ไปสู่การใช้ประโยชน์จากโซลูชั่นพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของเราเพื่อให้เข้าถึงและแบ่งปันได้ง่าย

ยกระดับบริการเพิ่มเติมจาก Iron Mountain

บริการย้ายสินค้าคงคลัง

ผู้เชี่ยวชาญของ Iron Mountain สามารถเคลียร์ บรรจุ และถ่ายโอนแฟ้มเอกสารแบบจุดต่อจุดจากห้องแฟ้มเอกสารในสถานที่ของคุณไปยังห้องแฟ้มเอกสารนอกสถานที่ภายในศูนย์ข้อมูลที่ปลอดภัยของเรา โดยระบบการจัดเก็บของคุณจะยังคงใช้งานได้

การทาลายข้อมูลอย่างปลอดภัย

เรารับรองความปลอดภัยในการทาลายข้อมูล

เสริมสร้างจุดมุ่งหมายของคุณด้วยผู้เชี่ยวชาญ

มุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของคุณมากขึ้นโดยใช้ประโยชน์จากบริการจัดหาพนักงานนอกสถานที่ของ Iron Mountain ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลที่ผ่านการคัดกรองและมีประสบการณ์ของเราพร้อมให้บริการเพื่อสนับสนุนห้องแฟ้มเอกสารของคุณและการดาเนินงานศูนย์ข้อมูลข้อมูลขององค์กรรวมถึงการดึงข้อมูล การส่งคืนแฟ้มเอกสาร และแทรกแฟ้มเอกสาร ด้วยประสบการณ์หลายปีในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการจัดการนโยบายและการนาไปใช้อย่างสม่าเสมอทาให้บริการจัดหาพนักงานของเราสามารถช่วยให้คุณบรรลุโครงการที่เกี่ยวข้องและคุ้มค่า

นอกสถานที่ไม่ได้หมายถึงออฟไลน์

คุณสามารถค้นหา ติดตาม และดึงแฟ้มเอกสารโดยใช้พอร์ทัลออนไลน์ของ Iron Mountain คุณยังสามารถดูรายงานเพื่อช่วยในการจัดการรายการคงคลังของคุณตลอดวงจรชีวิตรวมถึงการจัดการแฟ้มเอกสารต่างๆ ที่ถูกระงับตามกฎหมายหรือขอให้ทาลายแฟ้มเอกสารที่พร้อมถูกทาลาย

เพียงไม่กี่คลิ๊กคุณสามารถค้นหารายการคงคลังนอกสถานที่และค้นหาสิ่งที่จาเป็นเพื่อตอบรับคาขอภายในหรือภายนอก คุณสามารถจัดเตรียมแฟ้มเอกสารที่จะสแกนและจัดส่งแบบดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วหรือส่งแฟ้มเอกสารต้นฉบับกลับมาให้คุณ คุณจะมีพื้นที่อสังหาริมทรัพย์อันมีค่าและพนักงานมีเวลาเพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องลดอัตราการเข้าถึงแฟ้มเอกสารที่มีกิจกรรมสูง

ประโยชน์

• สนับสนุนพนักงานเคลื่อนที่ให้สามารถเข้าถึงแฟ้มเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วผ่านบริการ Image on Demand™ ของเราที่เข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว
• ให้ทรัพยากรบุคคลของคุณมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์หลัก ในขณะที่บุคลากรที่ได้รับการฝึกอบรมของเราจะสนับสนุนงานประจาวันในการดึงแฟ้มเอกสาร คืนแฟ้มเอกสาร แทรกแฟ้มเอกสาร และวางแฟ้มเอกสาร
• แท็กบาร์โค้ดที่ระดับแฟ้มเอกสารทาให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและทาการตรวจสอบได้ง่าย
• ความสามารถในการรักษากระบวนการทางานที่ขับเคลื่อนโดยแฟ้มเอกสารที่ใช้งานอยู่ของคุณ
• การเรียกเก็บเงินง่ายพร้อมตัวเลือกสาหรับการกาหนดราคาแบบรวม
• สนับสนุนการแปลงข้อมูลของคุณเป็นดิจิทัล
• การจัดเก็บแฟ้มเอกสารนอกสถานที่ช่วยให้คุณดาเนินธุรกิจที่สาคัญต่อไปได้ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ