Garanti bankasi vaka çalişmasi: kurum dişinda güvenli belge arşivleme ve ihtiyaç aninda belgelere hizli erişim.

“Arşiv belgelerimizi kurum dışı tesislerde saklama yoluna gitmek hem mekândan tasarruf hem de verimlilik artışı sağladı. Öte yandan, çalışanlarımız Bankanın belge envanteri üzerinde mevzuat ve denetim gerekleriyle tamamen uyumlu, eksiksiz bir denetime kavuştular.”

Aydın Canikli,
Arşiv Servisi Yönetmeni, Garanti BBVA

Türki̇ye’ni̇n en büyük İki̇nci̇ özel bankasi belgeleri̇ne daha güvenli̇ ve kolay eri̇şerek rekabet gücünü artiriyor

“Iron Mountain ile iş birliğimiz güven esasına dayanıyor. Verinin ve belgenin saklanması ve yönetimi alanlarında 50’den fazla ülkede 225 bin müşteriye hizmet veren bir sektör lideri konumunda olması, Iron Mountain’ı tercih etmemizde çok önemli rol oynadı.”

Aydın Canikli, Arşiv Servisi Yönetmeni, Garanti BBVA.

Karşilaşilan zorluk

Türk bankacılık sektörünün en büyük ikinci özel bankası Garanti BBVA, hacmi ve çeşitliliği giderek artan belge arşivini daha verimli, hızlı ve kaliteli bir şekilde yönetme ihtiyacı duydu. Belge ve verilerin güvenli bir ortamda saklanması bankacılık mevzuatına uyum ve sektörel gereksinimlerin karşılanması açısından da son derece kritik bir öneme sahipti.

Çözüm

Belge ve veri yönetimi alanında uçtan uca hizmet sunan Iron Mountain uzmanları, Bankanın belge arşivini onun terminolojisini kullanarak barkodlayıp sınıflandırdı. Üzerine barkod yapıştırdığı arşiv kutularını daha sonra bulundukları yerden alarak ihtiyaca özel tasarlanmış, güvenli arşiv saklama tesislerine taşıdı. Bugün sürekli bir gözetim zinciri altında emin ellerde saklanan bu belgeler, ihtiyaç halinde arşiv raflarından indirilerek hızla yetkili banka personelinin kullanımına sunuluyor.

Faydalar

Belge yönetimini daha etkili hale getiren, kurum içi ofis alanından tasarruf sağlayan ve maliyetlerin yanı sıra riskleri de aşağı çeken Banka, arşiv yönetimine ayıracağı zaman, bütçe ve çabayı kendi asli faaliyet alanına aktardı ve müşteri deneyimini iyileştirme fırsatı yakaladı. Ayrıca düzenleyici otoritenin mevzuata yönelik taleplerini daha kolay karşılayabileceği bir noktaya ulaştı.

• Belge ve veri arşivinin yüzde 95’i artık kurum dışında muhafaza ediliyor.
• Güvenlik açısından en yüksek endüstri standartlarının gözetildiği ortamlar sunuluyor.
• 300 TIR ile taşınan bankaya ait belge güvenli ve mevzuata uygun şekilde saklanıyor.
• Deprem kuşağındaki ülkede belgelerin hasar görme riski asgariye indiriliyor.

Maliyet tasarrufu sürdürülebilirlik de sağlıyor.

Garanti BBVA sadece arşivleme alanı olarak tahsis ettiği son derece değerli gayrimenkullerini farklı amaçlarla kullanabilmenin yanı sıra veri yönetimi stratejisini de güçlendirmiş oldu. Sıkılaşan yasal düzenlemelere uyumla ilgili denetim taleplerini daha hızlı şekilde karşılayabilir hale geldi. Banka artık belge envanterinin tamamını geniş bir bakış açısıyla görebiliyor; arşiv üzerinde tam bir kontrol sağlayabiliyor, kıymetli belgelerini hassasiyetle saklıyor ve gerektiğinde belgeleri mevzuata uygun bir şekilde imha edebiliyor. Üstelik tüm bunları yaparken arşiv saklama maliyetlerini de aşağı çekiyor.

“Artık daha emniyetli, güvenilir ve sürdürülebilir bir arşivleme ortamımız var.” diyor Canikli. “Ayrıca, mekân ve verimlilik anlamında diğer türlü sağlayamayacağımız bir tasarruf elde ediyoruz. Deprem, sel ve yangın gibi doğal felaketlerden ötürü kıymetli finansal belgelerde oluşabilecek kayıp ya da hasar riski çok büyük ölçüde azaltılmış oldu.”