Αιτήσεις για επιδόματα ανεργίας, η πανδημία και η ψηφιακή διεκπεραίωση της αλληλογραφίας

Προκληση

Η ταχεία παράδοση της αλληλογραφίας από τον τεράστιο αριθμό εισερχόμενων αιτήσεων για επιδόματα ανεργίας στην αίθουσα αλληλογραφίας μιας πολιτείας.

Το να ισχυριστεί κανείς ότι η πανδημία είχε σημαντικό αντίκτυπο στην οικονομία μας θα ήταν εξαιρετικά επιεικές.

Και ο όγκος της εισερχόμενης αλληλογραφίας λόγω των αιτήσεων για επιδόματα ανεργίας αυξήθηκε κατακόρυφα ως αποτέλεσμα των απολύσεων λόγω COVID. Μία από τις μεγαλύτερες πολιτείες των ΗΠΑ εκμεταλλεύτηκε αυτήν την ευκαιρία για να εξορθολογίσει τον τρόπο λειτουργίας του γραφείου διακίνησης αλληλογραφίας της.

Το γραφείο διακίνησης αλληλογραφίας θεωρείται γενικά μια παραδοσιακή λειτουργία υποστήριξης (back office), αλλά με την πανδημία ήρθε στο προσκήνιο. Η εν λόγω πολιτεία χρειαζόταν έναν τρόπο για να επιταχύνει τη διεκπεραίωση των αιτήσεων για επιδόματα ανεργίας, εφαρμόζοντας παράλληλα τις σωστές πολιτικές για την τήρηση των ομοσπονδιακών κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων απορρήτου.

Λυση

Iron Mountain Digital Mailroom

Για να διαχειριστεί την εισροή αιτήσεων ανεργίας και δικαιολογητικών εγγράφων, αυτή η πολιτεία στράφηκε στη λύση Digital Mailroom. Σύμφωνα με τους κανονισμούς της κυβέρνησης των ΗΠΑ, η συγκεκριμένη λύση είναι συμβατή με το πρότυπο NIST 800-53. Με την ψηφιοποίηση δεκάδων χιλιάδων φακέλων στο σημείο εισόδου, η πολιτεία ήταν σε θέση να επεξεργάζεται αποτελεσματικότερα τις εισερχόμενες αιτήσεις και να εφαρμόζει πολιτικές διατήρησης δεδομένων.

Αποτελεσμα

Σε αυτήν την πολιτεία, μπορέσαμε να παράσχουμε ζωτικής σημασίας υποστήριξη για την ανακούφιση από τις επιπτώσεις του COVID-19. Από την παραλαβή των εγγράφων έως την ψηφιοποίηση, την ταξινόμηση και την ασφαλή απόρριψή τους, το Digital Mailroom καλύπτει την πλήρη επεξεργασία των αιτήσεων για επιδόματα ανεργίας της πολιτείας για 1.500 χρήστες. Όχι μόνο καταφέραμε να ψηφιοποιήσουμε δεκάδες χιλιάδες αιτήσεις ανεργίας, αλλά και να εξαγάγουμε δεδομένα από αυτά τα έντυπα για να εξυπηρετήσουμε καλύτερα και ταχύτερα τους πελάτες.

• Ολοκληρωμένη διεκπεραίωση αλληλογραφίας και ψηφιακή τροφοδότηση για μία από τις 10 μεγαλύτερες πολιτείες.
• Περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση και τον χειρισμό δεκάδων χιλιάδων αιτήσεων για επιδόματα ανεργίας και δικαιολογητικών, ένα πολύ σημαντικό μέτρο υποστήριξης εν μέσω του COVID-19.
• Έδωσε σε 1.500 ενεργούς χρήστες πρόσβαση στο Iron Mountain InSight^®, την έξυπνη πλατφόρμα επεξεργασίας εγγράφων και υπηρεσιών περιεχομένου.
• Εξήγαγε δεδομένα από έντυπα αιτήσεων, επιτρέποντας στις αρχές της πολιτείας να αναζητούν αιτήσεις και δικαιολογητικά μέσω της πλατφόρμας υπηρεσιών περιεχομένου που διαθέτουμε.
• Συμβατότητα με NIST 800-53 για τη λύση

Μάθετε περισσότερα για τη λύση Digital Mailroom.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πλήρες χαρτοφυλάκιο λύσεων της Iron Mountain για τον δημόσιο τομέα, ανατρέξτε εδώ.