Iron Mountain® Electronic Delivery Service

Είναι γεγονός ότι το περιβάλλον των πληροφοριών τείνει να γίνει ψηφιακό. Ωστόσο, τα έντυπα αρχεία εξακολουθούν να παίζουν σημαντικό ρόλο στις ροές εργασιών και στην αρχειοθέτηση των πληροφοριών σας. Τα αρχεία σας είναι αποθηκευμένα με ασφάλεια, αλλά μερικές φορές πρέπει να τα βρείτε για να ελέγξετε τις πληροφορίες που περιέχουν.

Η Iron Mountain παρέχει εύχρηστες επιλογές για την εύρεση των αρχείων που αποθηκευμένα σε ένα από τα κέντρα αρχείων μας. Φυσικά, μπορούμε να σας παραδώσουμε το φυσικό αρχείο, εφόσον χρειάζεστε το έντυπο έγγραφο. Όμως, υπάρχει ακόμα μία επιλογή που συχνά είναι πιο εύχρηστη. Πρόκειται για την ηλεκτρονική παράδοση, με χρήση της υπηρεσίας (Image On Demand) (IOD). Αντί να σας στείλουμε το αρχείο, το βρίσκουμε, σαρώνουμε τα έγγραφα στην τοποθεσία αποθήκευσης και σας δίνουμε ασφαλή πρόσβαση στο σαρωμένο έγγραφο μέσω Internet. Αυτή η επιλογή δεν είναι χρονοβόρα, σε αντίθεση με την παράδοση φυσικών εγγράφων, ενώ αποτελεί μια πιο οικολογική εναλλακτική, καθώς δεν απαιτεί φορτηγό ή βαν παράδοσης για τη μεταφορά του φυσικού εγγράφου.

Μετά τη σάρωση, επιστρέφουμε το έγγραφο στον χώρο αποθήκευσης ή το διαχειριζόμαστε όπως θέλετε τη δεδομένη στιγμή. Και επειδή τα σαρωμένα έγγραφα είναι ηλεκτρονικά, μπορούν εύκολα να κοινοποιηθούν σε άλλους, να αρχειοθετηθούν, να ταξινομηθούν και να αναζητηθούν ηλεκτρονικά, ενώ θα είναι άμεσα διαθέσιμα σε εσάς την επόμενη φορά που κάποιος θα χρειαστεί το συγκεκριμένο αρχείο. Electronic delivery: μια πιο γρήγορη και πιο οικολογική επιλογή.

Πώς θα σας φαινόταν αν είχατε τις παρακάτω δυνατότητες;

• Γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ψηφιακή μορφή.
• Γρήγορη, εύκολη και οικολογική εύρεση των έντυπων αρχείων που είναι αποθηκευμένα εκτός των εγκαταστάσεών σας.
• Εύκολη αποθήκευση, αναζήτηση και κοινή χρήση εγγράφων που αυτήν τη στιγμή υπάρχουν μόνο σε έντυπη μορφή.

Όλα ξεκινούν από τη στιγμή που ζητάτε την απεικόνιση έντυπων εγγράφων ή φιλμ χρησιμοποιώντας το Iron Mountain Connect™ ή το Iron Mountain ReQuest™, τους κόμβους πελατών μας στον ιστό. Μόλις υποβάλετε την παραγγελία σας, η ομάδα της Iron Mountain βρίσκει και προετοιμάζει τα αρχεία σας.

Η προετοιμασία μπορεί να περιλαμβάνει την αφαίρεση συρραπτικών και συνδετήρων, την ευθυγράμμιση των σελίδων και την επιδιόρθωση των κατεστραμμένων εγγράφων. Στη συνέχεια, τα έγγραφα σαρώνονται από την εξειδικευμένη ομάδα απεικόνισης. Όταν τα έγγραφά σας είναι έτοιμα, λαμβάνετε ειδοποίηση. Τότε, μπορείτε να αποκτήσετε ασφαλή πρόσβαση στα έγγραφα και να τα κατεβάσετε αν χρειάζεται. Στη συνέχεια, το πρωτότυπο έντυπο έγγραφο τοποθετείται ξανά στον χώρο αποθήκευσης μέχρι να μην είναι πλέον απαραίτητο.

Με την υπηρεσία ηλεκτρονικής παράδοσης θα μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Να υποβάλλετε εύκολα ηλεκτρονικές παραγγελίες παράδοσης των αποθηκευμένων εγγράφων σας.
• Να αποκτάτε γρήγορη πρόσβαση στα έγγραφά σας.
• Να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά κοινοποιώντας πληροφορίες στα άτομα που τις χρειάζονται και διαφυλάσσοντας παράλληλα την ασφάλεια και το απόρρητο των πληροφοριών.
• Να βελτιώνετε την απόδοσή σας, καθώς έχετε στη διάθεσή σας τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ψηφιακή μορφή.
• Να συμβάλλετε στη μείωση των εκπομπών διοξειδίων άνθρακα, ελαττώνοντας τις παραδόσεις με φορτηγό.