Ψηφιοποιήστε και απαλλαγείτε από τα έντυπα

Οδηγοί για τις λύσεις μας

Yπηρεσία Paperless Office της Iron Mountain

19 Οκτωβρίου 20236 λεπτά

Επιχειρηματική πρόκληση

Η διαχείριση των έντυπων εγγράφων είναι μια απαιτητική διεργασία που εμποδίζει τον ψηφιακό μετασχηματισμό πολλών μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων (ΜμΕ). Οι αποκεντρωμένες ψηφιακές και έντυπες πληροφορίες δυσχεραίνουν τη λήψη πληροφοριών, όταν και όπου τις χρειάζονται οι εργαζόμενοι και δεν διέπονται πάντα από την απαιτούμενη συμμόρφωση και βιωσιμότητα.

Το Πρόβλημα

Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται σε χαρτί δεν μπορούν να προσπελαστούν ή να κοινοποιηθούν εύκολα, ειδικά με τους εργαζόμενους σε τηλεργασία. Τα αποκεντρωμένα δεδομένα και οι επακόλουθες ανεπάρκειες επηρεάζουν την παραγωγικότητα.
Τα εξελισσόμενα περιβαλλοντικά πρότυπα δημιουργούν ένα πολύπλοκο ρυθμιστικό τοπίο. Τα έντυπα έγγραφα και τα αποσυνδεδεμένα συστήματα δεδομένων εμποδίζουν τη διαφάνεια και τη δυνατότητα ελέγχου.
Η βιωσιμότητα είναι ένα θέμα που απασχολεί ολοένα και περισσότερο τις ΜμΕ, και το χαρτί αποτελεί μεγάλο μέρος του προβλήματος.

Η Λύση

Να αυτοματοποιήσετε την επεξεργασία εγγράφων για:

Ψηφιοποίηση και αύξηση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας, συμπεριλαμβανομένης της υποστήριξης των εργαζομένων από απόσταση.
Αυτοματοποίηση της διαχείρισης πληροφοριών, για μείωση του κόστους συμμόρφωσης.
Επίτευξη στόχων για εξάλειψη ή σημαντική μείωση της χρήσης χαρτιού, ώστε να συμβάλλετε στη βιωσιμότητα.

Πραγματικά στοιχεία του κλάδου

25%
Οι εργαζόμενοι δαπανούν το 25% του χρόνου τους αναζητώντας τα έντυπα αρχεία, τις πληροφορίες ή τα έγγραφα που χρειάζονται.

Πηγή: Περιοδικό Human Resources Director

InSight^® Paperless Office της Iron Mountain^®

Με το InSight Paperless Office, οι ειδικοί της εταιρείας μας μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε τα εξής:

Ταχύτερη ψηφιοποίηση και συγκέντρωση πληροφοριών: Οι εργαζόμενοι μπορούν να σαρώνουν, να αποστέλλουν ή να δημιουργούν ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του συστήματος με ασφάλεια από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης. Η τεχνολογία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) εξάγει περιεχόμενα για εύκολη αναζήτηση.
Βελτιστοποίηση των εργασιών: Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες προωθούν αλληλογραφία, συμβάσεις ή άλλα σημαντικά έγγραφα στη σωστή ροή εργασιών γρήγορα και με ακρίβεια, ώστε να μπορείτε να εστιάζετε στις βασικές σας δραστηριότητες. Οι δυνατότητες επεξεργασίας με χαμηλές/μηδενικές απαιτήσεις χρήσης κώδικα σάς βοηθούν να προσαρμόζετε περαιτέρω τις αυτοματοποιημένες ροές εργασιών στις ανάγκες σας, για ταχύτερα και ακριβέστερα αποτελέσματα.
Σύνδεση δεδομένων σε διάφορες πλατφόρμες: Η ενοποίηση με τα υφιστάμενα συστήματα συνδέει τα δεδομένα καταργεί τον κατακερματισμό των πληροφοριών και παρέχει πρόσβαση σε όλες τις σχετικές πληροφορίες από ένα σημείο.
Δυνατότητα πρόσβασης οποιαδήποτε στιγμή, από οπουδήποτε: Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να αποκτούν πρόσβαση και να εκτελούν εύκολα αναζητήσεις εγγράφων στην ασφαλή πλατφόρμα ECM της εταιρείας μας, μέσω μιας ενιαίας διαδικτυακής πύλης.
Προστασία της επιχείρησής σας: Η ελεγχόμενη αλυσίδα φύλαξης, η ασφαλής αποθήκευση, η κρυπτογράφηση δεδομένων, ο περιορισμός πρόσβασης και τα δικαιώματα βάσει ρόλων διατηρούν τα δεδομένα ασφαλή. Η πλατφόρμα περιεχομένου μας συμμορφώνεται με τα πρότυπα του κλάδου και τις πολιτικές διατήρησης δεδομένων και παρέχει δυνατότητες που σας βοηθούν να ανταποκρίνεστε σε ελέγχους και αιτήματα αποκάλυψης ευρημάτων.
Διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής των δεδομένων: Η Iron Mountain μπορεί να απορρίψει τα φυσικά αρχεία αποθηκεύοντας ή καταστρέφοντάς τα με ασφαλείς μεθόδους ή επιστρέφοντάς τα σε εσάς.

Τα αποτελέσματα μετασχηματίζουν την επιχείρησή βοηθώντας σας στα εξής:

Αύξηση αποτελεσματικότητας: Μεγιστοποιήστε την παραγωγικότητα και μειώστε το κόστος της μη αυτόματης διαχείρισης εγγραφών. Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν εύκολα να αποκτούν πρόσβαση και να αναζητούν εγγραφές, χρησιμοποιώντας μια ενιαία διαδικτυακή πύλη από οπουδήποτε επιλέγουν να εργαστούν.
Βελτιστοποίηση συμμόρφωσης: Οι προηγμένες δυνατότητες ασφάλειας, ελέγχου, παρακολούθησης και αναφοράς δεδομένων συμβάλλουν στη διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων και στη βελτιστοποίηση της συμμόρφωσης για τη μείωση του κόστους.
Πιο βιώσιμη λειτουργία: Μειώστε το φορτίο χαρτιού, τα απορρίμματα χαρτιού και τον αντίκτυπο στον πλανήτη.