Digitalización del correo postal de las entidades hipotecarias

Reto

Recoger, digitalizar, difundir yencaminar la afluencia de correo agran escala debido a los picos de lashipotecas impulsados por los tipos deinterés históricamente bajos, al tiempoque se implementa el teletrabajo.

Cuando se piensa en sectores quese mueven a la velocidad del rayo,es probable que la financiaciónhipotecaria no sea lo primeroque venga a la mente. Existenimportantes obligaciones (comola ampliación de la supervisiónreglamentaria y los requisitosexclusivos de los inversores) queralentizan los procesos en todoslos puntos de contacto. Además deno ser conocido por moverse conrapidez, el sector de los servicioshipotecarios se ha visto muyafectado en los últimos años.

Cuando la pandemia nos sumió atodos en un frenesí económico, elsector hipotecario tuvo que adaptarserápidamente. Los tipos de interésde los préstamos cayeron en picadohasta un mínimo histórico en 2020 y2021, y la gente empezó a evaluar susnecesidades de vivienda. Mientras quealgunos refinanciaron sus casas porcompleto, muchos dieron el salto a lacompra de nuevas viviendas.

TCon esta fluctuación de volumen agran escala, una de las principalesentidades hipotecarias del paísexperimentó más actividad de correode la que podía manejar. Desdemás documentos de seguimiento ycorrespondencia de clientes hastamodificaciones y solicitudes deindulgencia, la cantidad de correoentrante planteaba retos logísticosen su oficina, el trabajo con losproveedores y las interaccionescotidianas con los clientes.

Y el aumento de la actividad de lasala de correo tuvo que ser apoyadocon un modelo de personal quepasó inmediatamente al teletrabajo.Si todo este correo entrante nose gestiona de forma adecuada yeficiente, esta entidad se arriesgaa sufrir consecuencias tanto en lasoperaciones internas como en lareputación externa.

Solución

Correo Digital de Iron Mountain

Esta entidad hipotecaria se diocuenta de que necesitaba una formade recopilar, digitalizar, categorizar,difundir y destruir de forma seguragrandes cantidades de correo atodos los niveles. Para conseguirlo,decidieron dar el salto con nuestrasolución Correo Digital.

Con el servicio de Correo Digital deIron Mountain, esta entidad ayudóa agilizar significativamente susoperaciones de forma segura yconforme a la normativa.

Conclusión

El cambio a un correo totalmente digitalayudó a esta entidad a reducir los montonesde papel y la burocracia para satisfacer lasnecesidades de sus clientes y socios del sector.

Lo que normalmente llevaría de 7 a 10 días,a nuestro equipo le llevó menos de 24 horasprocesar, categorizar y compartir con la entidado su socio asignado. Nuestro centro de admisióncentralizó los documentos de la entidad y pudimoshacer que la información fuera rápidamentevisible y disponible para los clientes.

Al centralizar la ingesta de contenido físico ydigital, utilizamos el aprendizaje automáticopara clasificar el contenido de la entidad, extraerel valor y aplicar las políticas. Lo que ayudó aagilizar aún más este proceso fue que todo estose hizo en el punto de entrada del correo postal.

Tomamos más de 250 tipos de documentos,incluidos los instrumentos de seguridadregistrados, las pólizas de título, los requisitos delos inversores y la correspondencia de los clientes,y ayudamos a mejorar la eficiencia de los procesosy los tiempos de entrega. Gracias a nuestro trabajoconjunto, esta entidad crediticia consiguió unareducción del 25% en los costes de gestión dedocumentos como consecuencia de la reduccióndel tiempo de revisión y entrega de los mismos.

En términos de escalabilidad, el Correo Digital hapermitido a esta entidad acelerar más y más rápidode lo que podría por sí misma con los procesosmanuales de correo postal. Ha experimentado unaumento del 30% anual en la incorporación denuevos clientes hipotecarios gracias a su mayorcapacidad para responder a la demanda delmercado y a la reorientación de los recursos depersonal hacia los puestos de creación de ingresos.

Al aplicar nuestra tecnología de Correo Digital,que incluye capacidades de aprendizajeautomático e inteligencia artificial, esta entidadcrediticia mejoró su flujo de trabajo global deprincipio a fin para un futuro más próspero.

• Seguimiento integral de documentos gracias al aprendizaje automático, la digitalización y los flujos de trabajo herméticos
• Se ha reducido el 25% de los costes de gestión de documentos, al tiempo que se redujeron los tiempos de los ciclos de seguimiento
• Se ha facilitado la escala para soportar un aumento del 30% anual en la producción neta de hipotecas durante 2020-2021 o reducciones drásticas de refinanciación del 70% en 2022 sin afectar a los resultados
• Se admiten más de 250 tipos de documentos diferentes
• Se gestionan los documentos de seguimiento de miles de compañías de títulos y jurisdicciones de registro
• Las excepciones se gestionan de forma automatizada mediante la identificación rápida de los documentos defectuosos para corregirlos

Obtén más información sobre nuestra solución de correo digital.