Direcciona tu correo postal a tu e-mail de manera simple y segura
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Los líderes como tú han tratado de eliminar, o al menos reducir, la información en papel de los procesos comerciales. Pero es imposible eliminar el papel de su lugar de trabajo cuando el correo en papel sigue llegando y continúa siendo una parte central de sus procesos operativos. El acceso al correo en papel es un desafío aún mayor cuando tiene una fuerza de trabajo distribuida remotamente, en el campo y diversas oficinas, que necesita acceso seguro y oportuno al correo, independientemente de su ubicación.
La recepción de correo tradicional se basa en sistemas y procesos manuales que requieren mucha mano de obra y son propensos a errores humanos. Las organizaciones consideran reducir el tamaño y/u optimizar el espacio inmobiliario, ya que necesitan optimizar las operaciones y conectar información entre areas comerciales. Iron Mountain puede ayudar.
Digitize and automate your mailroom workflows with Iron Mountain Digital Mailroom service
La solución Iron Mountain Digital Mailroom es una oferta de software como servicio (SaaS) que te permite mejorar la eficiencia operativa al digitalizar el correo físico para brindar acceso y recuperación seguros a sus empleados, automatizar procesos centrados en documentos y conectar tus datos entre plataformas.
La solución Iron Mountain Digital Mailroom es tan fácil de configurar como de usar.
Aprovecha de los expertos en escaneo, procesos y la infraestructura de Iron Mountain para convertir tu correo físico recibido en digital a través de nuestra amplia red de centros de procesamiento de imágenes con una cadena de custodia auditable. Nuestros más de 75 súper centros globales nos permiten escalar rápidamente y cumplir con los requisitos específicos de acuerdo a tu ubicación.
Tus documentos digitales se almacenan en Iron Mountain InSight®, una plataforma de servicios de contenido y administración de información que está gestionada de acuerdo al marco de seguridad cibernética (Cyber Security Framework - CSF) y al Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (ational Institute of Standards and Technology - NIST) como marco de seguridad empresarial. Tu información electrónica se encripta en reposo y durante la transmisión a través de una red segura con accesos restringidos por claves de cifrado que tu posees y administras. Los permisos basados en funciones permiten a los usuarios autorizados acceder a la información que necesitan las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
La colaboración entre los empleados es más fácil con flujos de trabajo automatizados basados en datos clave. La gestión de excepciones te permite controlar quién puede ver y compartir documentos digitales almacenados.
Simplifica la toma de decisiones con dashboards que brindan una visualización de datos y métricas para que puedas interpretar información clave como la precisión del enrutamiento, el tiempo promedio de entrega, el volumen de correo y más.
La integración con los sistemas de negocio existentes, como el correo electrónico, Salesforce y el paquete de Microsoft Office, te permiten conectar datos entre plataformas y silos de la empresa, alimentar procesos posteriores e impulsar la eficiencia en tu organización. Incluso puedes aplicar reglas de retención de documentos a tu información a través de una integración disponible con la solución Iron Mountain Policy Center.
Una vez que el correo físico haya sido digitalizado, te ayudamos con la disposición. Las opciones incluyen devolución, almacenaje el en Iron Mountain o triturar el correo de forma segura.
Para las organizaciones, la correspondencia en papel siempre ha sido predominante y confiable. Como un reloj, el correo entra y el correo sale. Pero toda esa documentación entrante necesita una distribución, reconocimiento y acción oportuna y eficiente.
Haz clic en los cuadros a continuación para obtener más información sobre los tres tipos de salas de correo y cómo modernizarlas.
El correo postal o mesa de partes tradicional son áreas en la que ingresan grandes volúmenes de información física, que requiere una persona de back-office para realizar la operación de separar y distribuir. Esto puede resultar en:
Las Salas de Correo Digital funcionan a través del Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), que incluye:
Las salas de correo inteligentes ofrecen todos los beneficios de una sala de correo digital a través de una plataforma de servicios de contenido (CSP), que incluye:
Digitaliza, almacena, automatiza y libera el poder de tus datos gracias a la automatización
Transformación Digital
Adaptando tu lugar de trabajo a los tiempos cambiantes de hoy en día
Destruya sus registros en papel, plástico y medios electrónicos de una manera segura, legal y económica.
Cada usuario se asigna a un grupo, y los grupos tienen reglas de seguridad de datos combinadas para garantizar que el correo se envíe correctamente a las personas correctas. El equipo de implementación de Iron Mountain se asegura de que se implementen las funciones y la seguridad adecuadas para que tu organización mantenga la seguridad y la privacidad de los datos.
El equipo de implementación de Iron Mountain se reúne con tu empresa para saber cómo deseas manejar el correo: por departamento, planta, individuo, etc.
Iron Mountain luego configura usuarios, grupos de usuarios y reglas de seguridad de datos para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso al correo. Muchas organizaciones también tienen un administrador que puede actualizar esta jerarquía si, por ejemplo, está fuera de la oficina y necesita redirigir su correo temporalmente.
Puedes seleccionar entre varias opciones de disposición para tu correo físico:
Puedes seleccionar entre varias opciones de disposición para tu correo físico:
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