El programa de gestión documental: cómo conseguir un patrocinador

El desarrollo de un programa de gestión documental en la empresa requiere un patrocinador a nivel directivo. Antes de realizar su propuesta, debe hacer varias cosas. Captar la atención de un alto directivo es complicado, pero, si sigue su plan, podrá conseguirlo.

Para que el programa de gestión documental tenga éxito, se necesita un patrocinador a nivel directivo. En la dirección de la empresa, existen varios candidatos ideales que se podrían identificar como el patrocinador para su programa de gestión documental, pero es posible que algunos estén más abiertos a esa idea que otros. Aunque siempre es mejor contar con el respaldo del director ejecutivo (CEO), puede que no siempre sea una opción práctica; la mejor opción suele ser el director financiero (CFO) o el director de asuntos jurídicos (CLO). Ambos deben ser conscientes de su importancia y mostrar un gran interés por este tipo de programa de gestión documental debido a las responsabilidades que implica su puesto. Tanto el CFO como el CLO tienen responsabilidades y requisitos de los interesados muy específicos. Si es el encargado de desarrollar una estrategia para el desarrollo de un programa de gestión documental, tendrá más éxito si consigue la participación y el compromiso de un patrocinador que valide su papel.

Cumplimiento normativo

Sea cual sea la ubicación de su empresa, estará regulada por abundantes normativas. La mayor parte de las normativas examinan las acciones de personas y organizaciones para luchar contra actividades ilegales o no éticas. Estas normativas y sus reguladores a menudo se convierten en protectores de la sociedad en general y de las partes interesadas en particular. En la mayoría de las empresas, el CFO es el guardián responsable de la custodia de documentos financieros de todo tipo, mientras que el CLO se encarga del cumplimiento de las normativas y leyes penales y civiles. Los gobiernos exigen el cumplimiento de estas leyes y confían en los reguladores para garantizar que se cumplen. En este sentido, los altos directivos asumen una responsabilidad personal, ya que sus tareas incluyen la gestión de dicho cumplimiento. Parte de su trabajo consiste en conocer y seguir las normas establecidas por los reguladores legales y gubernamentales.

Captar la atención de un patrocinador en la dirección

Captar la atención de un alto directivo suele ser difícil para un mando de nivel medio. Lo mejor es acercarse de manera directa: actúe como si fuera un comercial vendiendo un programa de gestión documental. El trabajo de un comercial es estar preparado y conocer su producto o servicio a la perfección. Este es sin duda el primer paso. Si necesita más formación, consígala como pueda: hay seminarios, talleres, cursos en línea y otros recursos a su alcance. Si quiere hablar de este programa de alto nivel con un directivo, debe estar preparado. Antes de concertar una reunión, debe hacer dos cosas: en primer lugar, prepare la información para dirigirse a un directivo con el fin respaldar su presentación y cree un resumen ejecutivo; en segundo lugar, elabore un «plan previo» antes de concertar la reunión. Un resumen ejecutivo normalmente contiene un breve párrafo en el que se explica el problema o la propuesta, un análisis conciso y una conclusión. Su objetivo es facilitar el proceso de toma de decisiones y debe ser corto y conciso. Desarrollar un plan previo: antes de concertar su reunión, considere lo siguiente:

• Establezca el objetivo de la reunión: ¿qué resultados o acciones específicas quiere conseguir con esta reunión?
• Preguntas críticas para el que toma las decisiones: pensar en una serie de buenas preguntas debería formar parte de su proceso de planificación previa.
• Beneficios y valor que aporta a la organización: elabore una lista de beneficios que destacará durante la reunión.
• Posibles objeciones: considere las objeciones más probables y prepare respuestas a las mismas. Si quiere vender su programa de gobernabilidad de la información, utilizar estrategias de ventas que funcionan no es mala idea.

Un plan previo a la reunión le da más opciones, ya que se prepara para ser un experto en el tema y para hablar de ello con seguridad, y un resumen ejecutivo demuestra que respeta las limitaciones de tiempo de un ajetreado ejecutivo. Si tiene esto en cuenta, ya está listo para concertar una cita con el directivo que podría convertirse en su patrocinador.

¿Tiene alguna pregunta sobre gestión documental ? Puede leer más artículos en el Centro de información o ponerse en contacto con el equipo de gestión documental de Iron Mountain. Un experto le ayudará a dar respuesta a sus retos particulares.