Clean Start® de Iron Mountain

Desafíos y riesgos durante los cambios en el espacio de oficina

Tanto si los empleados trabajan de forma remota, presencial o híbrida, muchas organizaciones se están replanteando sus espacios de oficina y sus procesos de trabajo para crear entornos laborales que fomenten la colaboración, mejoren la implicación, aumenten la satisfacción laboral y reduzcan la rotación de personal.

Sin embargo, planificar y ejecutar estos cambios no siempre es fácil. Obstáculos como archivadores llenos de documentos que han sobrepasado su fecha de conservación, armarios llenos de activos informáticos obsoletos y escritorios abarrotados con una mezcla de activos empresariales y personales, pueden estar ocupando un espacio valioso, creando riesgos, disminuyendo la productividad y dificultando los cambios en el espacio de oficina.

Supera estos desafíos y libera todo el potencial de tu centro de trabajo con Clean Start

Sin importar cuales sean los objetivosdel espacio de trabajo, como por ejemplo rediseñar o cerrar una oficina, llevar a cabo fusiones y adquisiciones (M&A), o simplemente organizarte mejor, Clean Start de Iron Mountain puede ayudarte a:

• Acelerar la ejecución de los proyectos
• Reducir o reconfigurar los inmuebles para mejorar el ROI
• Proteger la información y los activos confidenciales o sensibles
• Descubrir e implementar acciones para mejorar la sostenibilidad
• Impulsar la colaboración con las principales partes interesadas internas y externas
• Estandarizar las soluciones Clean Start para todos tus proyectos

¿Cómo será el futuro de tu centro de trabajo?

Desde proyectos en una ubicación única hasta iniciativas que abarca toda la cartera inmobiliaria, Clean Start de Iron Mountain te ayudará a reducir riesgos, mejorar la colaboración, aumentar la eficacia e impulsar la sostenibilidad a medida que optimizas el espacio de trabajo.

Cierre, traslado u optimización del espacio de oficina

Cerrar, trasladar u optimizar el espacio de oficina puede ser estresante, y lo último que necesitas es el riesgo de exponer a tu organización a una filtración de datos durante la ejecución del proyecto. Aunque las empresas tradicionales de mudanzas y servicios inmobiliarios pueden ofrecer este tipo de servicio, la mayoría no tienen ni la experiencia, ni los empleados formados, ni la cadena de custodia segura para gestionar adecuadamente los activos más valiosos de tu organización. Clean Start puede ayudarte con un abanico completo de servicios, todos bajo un único proveedor y siguiendo nuestro enfoque ejemplar de planificación y ejecución de proyectos:

• Empaquetar, trasladar y almacenar documentos fuera de las instalaciones
• Ordenar, empaquetar y trasladar los escritorios de los empleados
• Trasladar/almacenar muebles, palets o equipos
• Destruir documentos obsoletos de forma segura
• Reciclar o reacondicionar de forma segura activos informáticos obsoletos
• Desmantelar mobiliario, instalaciones y equipos

Gestionar cambios en toda la cartera inmobiliaria o fusiones y adquisiciones

La optimización de la cartera inmobiliaria y los proyectos que abarcan fusiones y adquisiciones están experimentando niveles de actividad sin precedentes, ya que las empresas buscan identificar sinergias y ahorrar costes, e impulsar cambios transformadores. Sin embargo, las iniciativas inmobiliarias en toda la cartera y la integración de las fusiones y adquisiciones pueden encontrar obstáculos como la gran dispersión de las instalaciones, los grandes volúmenes de archivos u otros activos, y los procesos y herramientas contradictorios para compartir y proteger la información. Con expertos y recursos repartidos por todo el mundo, Clean Start puede ayudarte a:

• Cerrar de forma segura las oficinas que no se necesitan
• Identificar y abordar los riesgos de violación de datos
• Eliminar o reciclar activos obsoletos o redundantes
• Estandarizar procesos y políticas

Promoviendo la sostenibilidad durante la ejecución del proyecto

Clean Start puede ayudarte a aprovechar las oportunidades de sostenibilidad que surjan durante la ejecución del proyecto, apoyando los objetivos medioambientales más allá del funcionamiento del edificio.

• Reciclando papel: Destruye y recicla tus documentos de forma segura, con datos de desvío proporcionados a través de nuestro Informe Verde.
• Reacondicionando activos informáticos: Recicla, renueva o reacondiciona los activos informáticos para evitar alimentar aún más los vertederos, con nuestros servicios de Eliminación Segura de Activos Informáticos.
• Donando material de oficina / mobiliario: Reduce los residuos de los vertederos y apoya a organizaciones benéficas locales donando muebles y material de oficina que no necesites.
• Reduciendo las emisiones de CO₂: Nuestros centros de datos funcionan con energía renovable. Nuestro Green Power Pass te permitirá aplicar créditos energéticos a tus objetivos de reducción de emisiones.

Antes y después de Clean Start

Caso de éxito

Un banco internacional tenía como objetivo implementar una nueva estrategia inmobiliaria que incluía reducir a la mitad el espacio total de una de sus oficinas, cerrando las instalaciones actuales y trasladándose a una nueva ubicación. Para lograr esto, optaron por utilizar el servicio Clean Start, optimizando el uso del espacio, completando con seguridad la ejecución del proyecto y beneficiándose de un nuevo centro de trabajo adaptado al futuro.

Con Clean Start lograron:

• Reducir el uso de espacio eliminando archivadores y otros activos obsoletos y trasladando millones de documentos a nuestros almacenes externos
• Destruir y reciclar de forma segura miles de kilos de documentos obsoletos
• Digitalizar cientos de miles de archivos para facilitar la implantación de procesos de trabajo digitales
• Crear una oficina moderna y flexible con espacios para la colaboración y reunión
• Desarrollar un proceso estandarizado para futuros proyectos dentro de la cartera inmobiliaria de la organización