Limpieza de registros heredados: una poderosa alternativa a hacerlo de forma interna y manual

Tanto si estás gestionando tu día a día como si estáis pasando por un evento temporal como una fusión, una adquisición o una desinversión, no puedes tomar decisiones empresariales estratégicas ni cumplir tus objetivos si vuestros archivos heredados no están bien organizados.

Para ayudar a poner orden y organizar vuestros archivos, muchos profesionales de la gestión de registros e información intentan hacer el trabajo por su cuenta. Pero cuando se tienen en cuenta los riesgos asociados, los costes y la falta de recursos para optimizar el proceso, solo se aumentan las posibilidades de prolongar el proyecto, de no hacerlo de la manera más eficaz o incluso de paralizarlo por completo.

El enfoque DIY (do it yourself) de la gestión de archivos, y en particular la limpieza del inventario, tiene sus retos. Es agobiante. Requiere muchos recursos. Y aleja a los empleados de su trabajo principal.

Cuando se trata de limpiar los archivos de papel heredados, estos son los tres principales elementos que han dado problemas a las organizaciones:

• La escasa visibilidad hace que se pierda demasiado tiempo en la búsqueda de archivos y que no se puedan tomar decisiones defendibles sobre qué archivos conservar, digitalizar o destruir
• Los tipos de registros mezclados con fechas de destrucción mixtas dificultan la adopción de medidas de eliminación de forma segura y defendible
• Falta de una solución rentable para clasificar y reorganizar los archivos por fecha de elegibilidad de destrucción, tipo de registro, un identificador único u otro requisito

El reto de los registros heredados: lo que escuchamos de nuestros clientes

Como líderes en la gestión de la información, lo que escuchamos a menudo de nuestros clientes es: "¿Por dónde empezamos?"

Teniendo en cuenta que este problema de limpieza de registros heredados ha existido durante décadas, es sorprendente que nadie haya aportado todavía una solución eficaz y rentable. Nuestra respuesta tradicional era indexar todos los archivos para que tú supieras lo que tenías, o ayudarte a realizar el trabajo siempre que entendieras los tipos de registros y pudieras aplicar correctamente la toma de decisiones. En la mayoría de los casos, el elevado coste de cualquiera de estas opciones no podía justificarse. Además, ambas opciones resultaban extremadamente difíciles de llevar a cabo de forma eficiente y a gran escala. Cuanto más escuchábamos esto, más nos dábamos cuenta de que tenía que haber una forma mejor.

Así que empezamos a pensar en lo que podíamos hacer. ¿Cómo podríamos ayudar a que este proceso fuera lo menos doloroso posible? Sabíamos que, con nuestros equipos experimentados y nuestras herramientas patentadas, podíamos por fin ayudar a resolver este problema.

La idea es utilizar la tecnología para automatizar las decisiones defendibles

Trabajamos con nuestros desarrolladores y se nos ocurrió un plan para resolver este reto de gestión de registros de una vez por todas. Y así nació la idea de Smart Sort.

Sabíamos que nuestra solución tenía que ser defendible, así que la clave era aprovechar la tecnología que automatizara el proceso de eliminación de archivos. Afortunadamente, ya disponíamos de esta tecnología, simplemente teníamos que utilizarla de forma diferente. También era fundamental que este nuevo proceso se ampliara globalmente, por lo que diseñamos el flujo de trabajo para que se produjera específicamente dentro de nuestra plataforma de operaciones existente.

Con un solo escaneo (o una clave manual) de la identificación de un archivo, podemos tomar decisiones instantáneas de eliminación que se basan en las políticas de retención específicas de nuestros clientes. Además, hemos automatizado la indexación individual de cada archivo y las descripciones de lo que hay dentro de cada caja. De este modo, ya no tenemos múltiples puntos de contacto y hemos eliminado la necesidad de que personas especializadas realicen cada paso del proceso.

La reacción: "¡Aleluya!"

La respuesta de nuestros clientes a Smart Sort ha sido abrumadora. Cuando mi equipo y yo presentamos nuestra nueva solución a un grupo de profesionales de Gestión de la Información, literalmente gritaron "¡Aleluya!". Y otro cliente dijo: "Pensé que tendría que esperar hasta que mi nieta tuviera la edad de trabajar para que este problema se resolviera".

Con Smart Sort, ayudamos a nuestros clientes a:

• Encontrar los registros con rapidez y precisión
• Reducir los costes del programa de gestión de archivos
• Simplificar la toma de decisiones defendibles
• Facilitar la gobernanza de la información y los objetivos empresariales
• Lograr un mejor cumplimiento normativo

Las sinceras reacciones de nuestros clientes son el testimonio de nuestra continua colaboración y de nuestra capacidad para ofrecer una solución rentable a sus retos empresariales más importantes. Con Smart Sort, ahora podemos aliviar parte de la presión que sufren nuestros clientes y eliminar la necesidad de hacerlo de forma interna y manual.

La limpieza de los registros heredados es un paso crítico en tu viaje de transformación digital

Sin un inventario de registros organizado, tu equipo está perdiendo una oportunidad clave para capitalizar información valiosa. Mediante el proceso Smart Sort, puedes identificar fácilmente los registros que deben ser accesibles para los empleados o que tienen valor para la monetización, el análisis u otras iniciativas empresariales.

Tanto si estás empezando como si estás acelerando el viaje de transformación digital de tu organización, puede ser el momento de reevaluar y organizar vuestro inventario de registros en papel.

Si quieres tomar el control de tus registros heredados, no lo hagáis vosotros solos. Estamos aquí para ayudaros. Nuestra solución Smart Sort es una potente alternativa al hacerlo de forma interna y manual.