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Gestión de documentos e información
Smart Sort
Clasifica, organiza y gestiona archivos físicos a escala
Contact SalesOrdena lo que se ha desordenado
Los archivos mezclados y los registros desorganizados no son sólo una molestia. Son un lastre que puede inflar los costes de almacenamiento, aumentar los riesgos de pérdida de datos y litigio, y obstaculizar el flujo de información crítica.
Pero, ¿qué pasaría si pudieras desenmarañar de forma eficiente tus archivos mezclados y saber qué conservar, destruir de forma defendible, digitalizar o proporcionar para una desinversión, un asunto legal u otra necesidad empresarial? ¿Y si pudieras hacerlo todo sin llevar a cabo un proyecto complejo y laborioso?
Beneficios de Smart Sort de Iron Mountain
✓ Encuentra los documentos de forma rápida y precisa.
✓ Toma decisiones defendibles sobre qué registros conservar, destruir o digitalizar
✓ Reduce el coste y el riesgo del almacenamiento de archivos
✓ Facilita la reconfiguración y el cierre de oficinas
✓ Acelera la transformación digital
✓ Navegue fusiones, adquisiciones y desinversiones rápidamente
Cómo Smart Sort puede ayudar a tu empresa
Un hospital reduce los costes de almacenamiento de registros y mejora la visibilidad y el cumplimiento con Smart Sort de Iron Mountain
Descubre cómo un importante centro médico de EE.UU. liberó espacio para la atención de los pacientes al trasladar sus registros en papel fuera de sus instalaciones. Aprovecharon Smart Sort de Iron Mountain para clasificar, reorganizar y seleccionar sus archivos antes del traslado. El resultado fue una mayor visibilidad de su inventario y un ahorro de más de un millón de dólares en costes de almacenamiento.
ContáctanosUn proveedor de servicios sanitarios utiliza Smart Sort para reducir el coste/riesgo del almacenamiento de registros
Descubre cómo un gran proveedor privado de servicios sanitarios utilizó la solución Smart Sort de Iron Mountain para clasificar y reorganizar todo su inventario de registros, estableciendo un proceso para la destrucción defendible de todos los registros actuales y futuros. El resultado fue un mejor cumplimiento, una mayor precisión del inventario, una reducción del riesgo y una disminución de los costes de almacenamiento del 40-50%.
ContáctanosSmart Sort de Iron Mountain despeja el camino para una desinversión corporativa
Descubre cómo una gran aseguradora involucrada en una importante desinversión confió en Smart Sort de Iron Mountain para determinar rápidamente qué registros comerciales conservar y cuáles entregar a los compradores. Gracias a Smart Sort, el proyecto se completó en menos tiempo y con un coste menor del que habría sido posible utilizando recursos internos.
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Preguntas frecuentes
¿Es Smart Sort sólo para los registros almacenados en Iron Mountain?
¿Qué pasa si tengo registros almacenados en varios lugares o con varios proveedores?
Consolidaremos el inventario en unas instalaciones de Iron Mountain y, a continuación, realizaremos el proyecto Smart Sort. Al finalizar el proyecto, almacenamos sólo los archivos que deben conservarse. El proceso de Smart Sort identifica los archivos que han cumplido con los requisitos de retención y que pueden destruirse de forma justificada. Con un inventario depurado, podrás reducir tus costes pagando por almacenar sólo aquellos archivos que necesitan ser retenidos para cumplir con los requisitos.
¿Qué hay que hacer para iniciar el proceso Smart Sort?
¿Admite Smart Sort múltiples políticas de conservación de registros y tipos de registros?
¿Qué tipos de registros se recomiendan, y cuáles no, para un proyecto Smart Sort?
- Las mayores ventajas de un proyecto Smart Sort se obtienen con los registros empresariales principales que llevan reglas de retención de fechas de eventos (por ejemplo, préstamos, pólizas, reclamaciones, registros de pacientes, expedientes de casos, registros de RRHH, etc.).
- No es recomendable para los registros corporativos/de la empresa (registros de nóminas, facturas, etc.).
¿Estoy obligado a utilizar Smart Sort en todo mi inventario o puedo proceder con un enfoque gradual?
Necesito un proceso defendible para la destrucción de registros. ¿Cómo puede ayudar Smart Sort?
- El proceso Smart Sort utiliza tu programa de retención y tus reglas para crear una metodología estandarizada para la revisión y el procesamiento de archivos. Este enfoque basado en reglas nos permite ofrecer un resultado coherente y defendible.
- Al final del proceso Smart Sort, te proporcionaremos un informe que te da visibilidad a nivel de archivo y la disposición correspondiente a cada archivo. Este informe te permite defender las acciones realizadas en cada archivo.
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