Smart sort de iron mountain despeja el camino para una desinversión empresarial

En una desinversión empresarial, la identificación ygestión cuidadosas de los registros asociados (es decir,determinar qué archivos deben entregarse al compradory cuáles deben permanecer con el vendedor) puede seruna tarea compleja. Puede requerir una revisión de milesde registros (si no más) en un plazo ajustado y en estrictocumplimiento de todos los requisitos reglamentarios, deprivacidad y legales.

Tradicionalmente, esta tarea la realizaban manualmentelos revisores y analistas revisando cajas individuales dearchivos. Sin embargo, más recientemente, los registros sehan sometido a escaneo y extracción de texto digital.

Independientemente del método, se trata de un procesolargo y costoso. El reto es aún mayor cuando (comosuele ser el caso) los archivos están repartidos por variassalas de archivos y centros de registros (tanto en lasinstalaciones como fuera de ellas) con varios tipos deregistros mezclados en la misma caja de almacenamiento.

Para hacer frente a este reto, Iron Mountain ofrece SmartSort, una solución de flujo de trabajo que permite localizar,clasificar, organizar y gestionar un gran número deregistros dentro de unas exigentes limitaciones de tiempo.

Cómo funciona Smart Sort

Utilizando la información básica (por ejemplo, losnúmeros de póliza) de las principales aplicacionesempresariales de una organización, Smart Sort hacecoincidir esa información con una entrada escaneada otecleada del identificador del archivo. El resultado es unlistado actualizado de todos los archivos que establece laubicación de cada uno de ellos en cada caja individual, demodo que se puedan tomar decisiones automáticamentesobre cómo debe gestionarse cada archivo parasatisfacer los requisitos empresariales inmediatos.

Veamos cómo se utilizó Smart Sort para facilitar unadesinversión compleja.

Cómo una importante aseguradora se benefició de Smart Sort

Situación

Una importante aseguradora estadounidense iba a ceder partede su negocio a dos nuevos propietarios y necesitaba localizary entregar 1,9 millones de pólizas de seguros específicas ados nuevos propietarios en un plazo de 12 meses.

Reto

La empresa cedente se dio cuenta rápidamente de quesus procesos de gestión de registros dificultarían lafinalización de la identificación y cesión de registros enel plazo de 12 meses. Ya que, por ejemplo, las pólizas deseguros suelen estar guardadas de diversas manerasy mezcladas con otros tipos de registros. Además, lafalta de recursos internos y de procesos eficientes paraclasificar y transferir los expedientes hacía imposiblecumplir con el plazo requerido.

Smart Sort en acción

Un equipo de profesionales de la gestión deregistros de Iron Mountain se puso manos a la obra.Aprovechando las ventajas de Smart Sort, junto conla información relevante extraída de las principalesaplicaciones empresariales de la organización,pudieron rápidamente:

• Proporcionar información para tomar las decisiones de ceder o conservar cada archivo
• Identificar los archivos reglamentarios específicos afectados por la desinversión
• Ordenar y asignar todos los registros a su nuevo propietario
• Marcar todos los registros con el estado de activo o inactivo
• Crear un listado actualizado a nivel de archivo, asignando la ubicación de todos los archivos a cada caja individual

Ventajas de utilizar Smart Sort

Beneficios inmediatos

• La empresa dispone ahora de un sistema automatizado manejable para decidir qué registros se entregan a los compradores.
• Los expedientes cedidos se transfirieron dentro del plazo de 12 meses, cumpliendo el plazo exigido.
• El proyecto se completó en menos tiempo y con un coste inferior al que habría sido posible con recursos internos.

Beneficios a largo plazo

Más allá de la desinversión, el listado actualizado a nivelde archivo creado por Smart Sort permite a la empresaracionalizar aún más su gestión de archivos, reducircostes y tomar decisiones de retención y destrucciónmás fáciles y conformes.

Smart Sort permite a la empresa cedente:

• Acelerar el proceso de localización de registros
• Aumentar las tasas de registros encontrados
• Tomar decisiones defendibles sobre qué registros pueden destruirse y cuáles deben conservarse
• Eliminar el problema de los registros mezclados, lo que permite tomar futuras decisiones de destrucción a nivel de caja
• Reducir el espacio dedicado al almacenamiento de archivos, disminuyendo los costes y facilitando la reconfiguración de las oficinas
• Cumplir más fácilmente los requisitos legales, de retención y de cumplimiento

Más información sobre Smart Sort

Cualquier proceso empresarial que implique la clasificación y organización de registros puede beneficiarse de Smart Sort.

Para obtener más información o solicitarla, ponte encontacto directamente con tu gestor de cuentas de IronMountain. Ve a nuestra página web de Smart Sort, orellena este formulario e incluye las palabras “SmartSort” en los comentarios.

Por qué elegir Smart Sort

Smart Sort es una gran elección para cualquierproceso en el que se necesite clasificar y organizarde forma rápida y precisa un gran número deregistros, como por ejemplo:

• Iniciativas de transformación digital
• Office relocations and reconfigurations
• Records storage reduction

• Adquisiciones
• Desinversiones
• Fusiones
• LAcciones legales
• Archivos reglamentarios