Iron Mountain document scanning and digital storage services

Soluciones digitales

Servicio de Digitalización de Documentos para Empresas

Transforma digitalmente tu empresa y centraliza tu información

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Digitalización
Cómo funciona
Beneficios

Acceso seguro y sensillo a la información

Vivimos en un mundo en el que la información en papel y la electrónica coexisten sin una visión unificada de la misma, de manera que es necesario dedicar un valioso tiempo a buscar lo que necesitas. Cuando por fin encuentras la información que buscas, es posible que no puedas acceder fácilmente a ella ni compartirla con otras personas si está en papel.

Mediante la combinación del escaneo de documentos, la infraestructura y el moderno depósito de almacenamiento seguro en la nube de Iron Mountain, nuestros servicios de escaneo y almacenamiento digital facilitan la transición. Si estás pensando en dar el salto en tu empresa e integrar un servicio digitalizador de documentos, te damos las claves y te contamos cuáles son las ventajas de la digitalización de documentos.

Digitalización de documentos para empresas

En Iron Mountain podemos ayudarte a priorizar y alcanzar tus objetivos a través de una serie de programas de conversión de documentos antiguos y servicios digitalizadores de documentos. Incluso puedes redirigir tu correo físico a nuestras instalaciones seguras, y nuestro equipo lo recibirá, lo abrirá y lo escaneará.

El escaneo de tus documentos en papel lo llevará a cabo tu proveedor de confianza y puede resultarte útil para gestionar el ciclo de vida completo de la información, tanto en soporte físico como digital. Podrás disponer de un acceso centralizado a tu información, liberar el valioso espacio de trabajo y agilizar la manipulación y el uso de tu información.

El 84% de las organizaciones logran la recuperación de la inversión en digitalización de documentos en menos de 18 meses. Para calcular el rendimiento de la inversión digital de tu organización, deberás hacerte una serie de preguntas, como cuánto has ahorrado en papel, impresión, almacenamiento, equipo y recursos derivados. También deberás analizar de qué forma ha mejorado la rapidez para encontrar la información y agilizar los flujos de trabajo, con el ahorro de tiempo de trabajo que eso supone para tu plantilla -el 40% de los empleados puede pasar casi la mitad de su día buscando archivos en papel-. Otra de las cuestiones en las que debes detenerte es en detectar cómo ha afectado la digitalización de documentos a la satisfacción y retención de clientes.

Scan and Store value

Si quieres que los directivos inviertan en digitalización, debes aportar pruebas cuantificables del valor de tus esfuerzos.

Desplázate por cada casilla y descubre qué preguntar para calcular el rendimiento de la inversión (digital) de tu organización.

¿Cuánto se tardó en ver el impacto de la digitalización sobre el balance de resultados?

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¿Cuánto se tardó en ver el impacto de la digitalización sobre el balance de resultados?

¿Cuánto se ha ahorrado en papel e impresión?

¿Y en espacio de almacenamiento y equipo?

¿Ha generado algún ahorro en recursos relacionados, como personal, seguros de empresa o servicios públicos?

¿Cuántas horas de trabajo se están ahorrando gracias a la mejora de los flujos de trabajo?

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¿Cuántas horas de trabajo se están ahorrando gracias a la mejora de los flujos de trabajo?

¿En qué manera ha mejorado la rapidez en la que se encuentra la información?

¿Ha mejorado la colaboración entre las oficinas?

¿En qué manera se han vuelto los procesos más productivos y eficientes?

¿Cuánto tiempo y trabajo se está ahorrando al facilitar los procesos de cumplimiento normativo?

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¿Cuánto tiempo y trabajo se está ahorrando al facilitar los procesos de cumplimiento normativo?

¿Con cuánta más precisión se puede proporcionar información para las auditorías?

¿En qué manera ha mejorado la rapidez en encontrar información para satisfacer o evitar las auditorías?

¿Ha habido una reducción de las sanciones?

¿Cómo afecta la digitalización a la satisfacción y retención de los clientes?

Most content systems (74%) are not connected to other lines of business.⁵

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¿Cómo afecta la digitalización a la satisfacción y retención de los clientes?

¿En qué manera se está respondiendo a las solicitudes de los clientes más rápidamente?

¿Se está viendo una reducción de errores o pérdida de tiempo en el servicio al cliente?

¿Es más fácil cumplir e incluso superar las expectativas de los clientes?

2.4 billion
De las organizaciones logran la recuperación de la inversión en menos de 18 meses.
135
Los empleados pueden pasar casi la mitad de su día buscando archivos en papel
46
Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar millones de dólares.
20+
De las organizaciones siguen recurriendo a contratos y pedidos en papel

Cómo funciona Iron Mountain Insight Essential Edition

Ahora puedes contar con los profesionales en digitalización certificada de documentos de Iron Mountain que tienen la experiencia, los procesos y la infraestructura para digitalizar, indexar y garantizar el control de calidad para satisfacer tus requisitos. Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo puedes alcanzar una mejor visibilidad de toda tu información gracias a la digitalización de documentos.

How document scanning and digital storage works

contactCuáles son las ventajas de la digitalización de documentos

Son muchos los beneficios de la digitalización de documentos y almacenamiento digital y te permitirán:

Liberar espacio. Una de los grandes beneficios de digitalizar documentos es que puedes convertir documentos físicos que ocupan un valioso espacio a formato digital a través de los expertos, los procesos y la infraestructura de escaneo de Iron Mountain.
Proteger tu información de forma segura. Tu información electrónica estará cifrada en reposo, así como durante la transmisión, a través de una red segura con acceso restringido mediante claves de cifrado propias que puedes gestionar tú mismo. Los permisos basados en roles permiten a los usuarios autorizados acceder solo a la información que necesitan.
Centralizar el acceso. Otra de las ventajas de la digitalización de documentos es que puedes introducir documentos de otras ubicaciones, como otros repositorios en la nube, sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) y archivos compartidos, con el objetivo de almacenar de manera centralizada archivos escaneados y digitales para mejorar su visibilidad, conexión y acceso.
Buscar rápidamente. Gracias al uso de la tecnología de reconocimiento de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), podrás hacer búsquedas de todo el contenido de tus documentos, tanto por texto como por índice. Esta característica está disponible para muchos tipos de archivo y en más de 50 idiomas.

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