Digitaliza tu negocio y centraliza la información
Al trabajar en un entorno híbrido donde coexisten los documentos en papel y los datos electrónicos sin una vista unificada, se pierde un tiempo valioso tratando de encontrar lo que se necesita. Y cuando se encuentra, es difícil acceder a ella o compartirla, especialmente con quienes trabajan de forma remota. El escaneo de documentos es una solución a estos problemas.
Gracias a la combinación de nuestra experiencia en digitalización de documentos y nuestras infraestructuras y plataformas de almacenamiento digital seguras y escalables, podrás encontrar fácilmente lo que necesites cuando lo necesites.
Te ayudamos a priorizar y alcanzar tus objetivos mediante programas de escaneo automático de documentos nuevos y expedientes históricos. Incluso la correspondencia en papel puede redigirirse a nuestras instalaciones seguras, donde un equipo de expertos se encargará de abrirla y escanearla.
El escaneo lo realizará el proveedor en quien ya confías tus documentos en papel, quién también puede ayudarte a gestionar todo el ciclo de vida de la información, tanto física como digital. Podrás acceder de forma centralizada a tu información, ahorrarás un valioso espacio físico y facilitarás la gestión y el uso de la información en general.
Hoy en día, las organizaciones deben prepararse para un futuro digital escalable, pero gran parte de sus datos sigue estando en documentos en papel, lo que dificulta su acceso y uso para los empleados. El escaneo combinado con el almacenamiento digital seguro proporciona a nuestros clientes las siguientes ventajas:
A pesar de que el 61,9% de las empresas planean aumentar el teletrabajo actualmente y en los próximos años, los empleados híbridos y remotos tienen dificultades para acceder a los documentos de forma rápida y segura1. 1
Según nuestros clientes, el aumento de la colaboración se ha traducido en un ahorro anual de 26 000 horas de trabajo. 2
Los clientes reconocen una reducción de 211.000 dólares en costes de almacenamiento en un periodo de 3 años.2
El 94% de los costes anuales de cumplimiento derivan de la gran cantidad de trabajo que requiere la gestión de los documentos y los datos4.
Los clientes afirman que la mejora de la seguridad y los procesos de cumplimiento les ha ayudado a reducir el tiempo dedicado a tareas de auditoría en un 25 %2.
La mayoría de los sistemas de contenido (74%) no están conectados a otras líneas de negocio.5
Según los clientes, se ha producido un aumento de la eficiencia del 55 % relacionado con la catalogación y la comprensión de documentos e información en papel.2
Los trabajadores de oficina dedican entre 7,6 y 12,5 horas a la semana a la búsqueda de información.6
Los clientes reconocen que el acceso a documentos e información es un 40 % más rápido y una mejora de la eficiencia con un ahorro de 3,1 millones de USD en 3 años.2
El consumo mundial de papel se ha multiplicado por cuatro en los últimos cuatro años.7
Sources:
1 Squaretalk
2 Iron Mountain
3 CNN
4 National Bureau of Economic Research
5 Iron Mountain
6 Forbes
7 United States Environmental Protection Agency
Los expertos en escaneo de documentos de Iron Mountain cuentan con la experiencia, los procesos y la infraestructura necesarios para escanear, indexar y garantizar el control de calidad con el fin de satisfacer tus necesidades. Averigua cómo puedes mejorar la visibilidad de tu información y obtén más información sobre las ventajas del almacenamiento digital de documentos.
En Iron Mountain ayudamos a las organizaciones mediante programas de digitalización segura de documentos, garantizando un acceso centralizado, liberar espacio de trabajo y agilizar el acceso y el uso de la información entre los diferentes equipos, trabajen de forma presencial, remota o híbrida.
El 84% de las organizaciones logra la recuperación de la inversión en menos de 18 meses. Para calcular correctamente las ventajas de la digitalización de documentos, deberás preguntarte cuánto has ahorrado en papel, impresión, almacenamiento, equipo y recursos derivados. También tener en cuenta el ahorro en horas de trabajo para todos tus equipos (hasta el 40% de los empleados puede invertir casi la mitad de su día laboral buscando archivos en papel).
Y por supuesto, el incremento en la valoración percibida por los clientes de tu trabajo.
Unifica la información en formato físico y digital en la plataforma Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP). InSight DXP crece a la par que tu empresa y ofrece una plataforma completa que permite ampliar las capacidades a medida que cambian los requisitos. Esto incluye la capacidad de aumentar el escaneo de documentos y el almacenamiento digital, el número de usuarios y la funcionalidad, así como la automatización de los flujos de trabajo.
Iron Mountain ofrece soluciones para diversos sectores, entre los que se incluyen los siguientes:
Fuente: Pruebas internas del 24 de enero de 2024 para imágenes escaneadas en 2023
