The Total Economic Impact™ de Iron Mountain InSight

Después de la inversión en InSight, el conjunto de los contenidos de las organizaciones era más accesible y seguro, los procesos eran más eficientes y automatizados, y los datos eran más procesables.

Conclusiones principales

Beneficios cuantificados.

Entre los beneficios cuantificados para la organización modelo, en valor actual (VA) a tres años y ajustados al riesgo, destacan los siguientes:

• Mejora de la eficiencia de la búsqueda de documentos e información de un 40 %.

  InSight es una plataforma SaaS central que extrae, organiza y clasifica datos en toda la organización modelo. Estas funcionalidades, junto con las capacidades de metadatos de InSight, permiten a los empleados ahorrar tiempo al localizar y acceder fácilmente a documentos e información. Esto (y cada uno de los demás beneficios cuantificados) es aplicable a datos de diversos tipos, independientemente de que el formato original sea electrónico o físico. A lo largo de tres años, este beneficio tiene un valor de más de 3,1 mill. USD para la organización modelo.

• Mejora de la catalogación y comprensión de documentos e información en un 55 %.

  Con la mejora y a menudo automatización de la clasificación de documentos e información gracias a InSight, los empleados de la organización modelo pueden catalogar mejor y más fácilmente los recursos y comprender su contenido real. Este conocimiento de los datos agiliza la búsqueda de hechos, permite una comprensión rápida de toda la información asociada con cuentas particulares y ayuda a los empleados a utilizar más fácilmente los datos relevantes. Para la organización modelo, se valora en casi 846 400 USD en tres años.

• Mayor colaboración que genera un ahorro de 26 000 horas al año.

  InSight mejora la colaboración en la organización modelo porque los empleados pueden compartir y recibir fácilmente documentos e información y, al mismo tiempo, con frecuencia pueden acceder de forma autónoma a los datos que necesitan en una plataforma unificada y accesible. Además, las capacidades de digitalización y colaboración de InSight hacen que los flujos de trabajo sean más sencillos y eficientes. Esto supone un ahorro para la organización modelo de más de 905 200 USD en tres años.

• Mejora de los procesos de seguridad y cumplimiento, lo que reduce el tiempo dedicado al trabajo de auditoría en un 25 %.

  Como plataforma de gestión de la información centralizada y segura, InSight permite el cumplimiento de las normas y reglamentaciones por las que se rige la organización modelo, incluidas aquellas que son específicas del sector y la región. InSight también añade automatización a la gestión de los permisos de acceso y al calendario de retención de datos. Además, InSight ofrece un repositorio de datos completo y de fácil acceso, que permite a los empleados completar la labor de auditoría interna y externa de manera más eficiente. Esto supone un ahorro para la organización modelo de más de 247 300 USD en tres años.

• Reducción de los costes de almacenamiento.

  Al digitalizar sus recursos físicos con el cambio a InSight, la organización modelo ya no los mantiene físicamente y ahorra en gastos de almacenamiento. Esto supone un ahorro para la organización modelo de casi 211 400 USD en tres años.

Beneficios no cuantificados.

Entre los beneficios que aportan valor a la organización tipo, pero que no se cuantifican en este estudio, destacan los siguientes:

• Aumento de los ingresos.

  InSight contribuye a la generación de ingresos al permitir que la organización modelo utilice datos para respaldar nuevas oportunidades comerciales y retener mejor a los clientes existentes.

• Mejora de la experiencia del cliente.

  Con InSight, los empleados de la organización modelo tienen fácil acceso a los datos relacionados con las solicitudes de los clientes y, por lo tanto, pueden proporcionar un servicio más rápido y preciso.

• Los datos son más procesables.

  La documentación que la organización modelo mantenía para fines de cumplimiento y en gran medida no se utilizaba antes de usar InSight ahora vuelve a ser accesible y más fácil de entender. Los empleados aprenden nuevos conocimientos y aprovechan más datos, lo que añade amplitud y profundidad a los proyectos centrados en datos.

• Iron Mountain como solución de servicio completo.

  La organización modelo consigue ahorrar tiempo y costes al tener a Iron Mountain disponible como proveedor único y fiable para las soluciones de gestión de documentos e información, incluidos InSight, digitalización, almacenamiento, transporte y destrucción.

Costes.

Entre los costes a tres años en valor actual (VA) y ajustados al riesgo para la organización modelo, destacan los siguientes: 

• Costes por licencias de Iron Mountain.

  La organización modelo abona costes anuales a Iron Mountain por el uso de InSight. El coste depende de factores como el número de usuarios y el volumen de documentación y datos adjuntos a InSight. Esto le cuesta a la organización modelo 1,5 mill. USD en tres años.

• Mano de obra interna para la implementación y gestión.

  Un pequeño grupo de empleados de la organización modelo dedica parte de su tiempo a la implementación de InSight y un empleado dedica parte de su tiempo a la gestión continua de la plataforma. Estos gastos suman un total de 280 000 USD en tres años.

Las entrevistas con los representantes y el análisis financiero revelaron que una organización modelo obtendría beneficios por valor de 5,29 mill. USD en un plazo de 3 años e incurriría en unos gastos de 1,78 mill. USD, lo que supone un valor actual neto (VAN) de 3,50 mill. USD y un ROI del 196 %.

¹ Total Economic Impact es una metodología desarrollada por Forrester Research que mejora los procesos de toma de decisiones tecnológicas de las empresas y ayuda a los proveedores a comunicar a sus clientes la propuesta de valor de sus productos y servicios. La metodología TEI ayuda a las empresas a demostrar, justificar y materializar el valor tangible de las iniciativas informáticas tanto para la alta dirección como para las partes interesadas de la organización.