Cinco empresas farmacéuticas adoptan el policy center para la gestión global de la información

Transformación de las prácticas degestión de registros en silos para mejorarlas operaciones globales y ahorrar costes

El reto

Cinco empresas farmacéuticas bien establecidas necesitaban crear marcos globales degobernanza de la información para mejorar las operaciones y reducir los costes. La legislaciónsobre el cumplimiento de la normativa varía según el país y los gobiernos locales. Con másde 80 países que promulgan leyes de privacidad y más de 14.000 reglamentos que rigen lasprácticas de la investigación biológica en vigor, la gobernanza de la información a escalamundial no es una tarea pequeña.

Los problemas, tanto políticos como de procedimiento, surgían cuando se pedía que sedemostrara el cumplimiento de una normativa desconocida. Los directores responsablesde la gestión de registros y de gobernanza de la información sabían que el trabajorequería el apoyo y la colaboración continuos del equipo, a pesar de los frecuentescambios en la estructura corporativa.

La solución

Iron Mountain trabajó con el personal de gobernanza de la información y de gestiónde registros para desarrollar un enfoque viable basado en el Policy Center, unaplataforma de gestión de políticas de retención y privacidad basada en la nube queproporciona una manera fácil de usar para que los usuarios se mantengan al díacon las obligaciones de cumplimiento. Los consultores de Iron Mountain ayudaron apriorizar los programas piloto basándose en múltiples criterios de riesgo.

Al centrarse en las instalaciones de mayor riesgo, los equipos de gobernanza de lainformación pudieron definir marcos de gobernanza y crear políticas de gestión quepudieran aplicarse globalmente y actualizarse para reflejar los cambios en la normativa.

A medida que los despliegues del Policy Center se extendieron a otras instalacionesregionales, el personal local trabajó con su equipo de gestión de registros paraadaptar las plantillas y garantizar que se atendieran las necesidades especiales.

Los resultados

Las cinco empresas globales no sólo se dieron cuenta de las ventajas de teneruna visibilidad total de su gestión de registros, sino que también mejoraronsignificativamente su capacidad de demostrar y defender el cumplimiento dela normativa:

• Seguimiento de las estadísticas y el ahorro en la gestión de documentos a través de un panel de control
• Herramientas integradas que facilitan la recuperación de datos y la eliminación defendible
• Actualizaciones periódicas de las citas en todos los lugares
• Apoyo a la administración regional y local para aplicar las actualizaciones de las políticas

Al final, la plataforma Policy Center de Iron Mountain se ha convertidoen el centro del programa de gobernanza global de cada empresa y hatransformado sus prácticas de gestión de registros internacionales.

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