Transforma los procesos consulares y olvídate del papel

La solución Iron Mountain Paperless Consulate es un completo conjunto de servicios que permiten optimizar los procesos consulares para transformar la experiencia del cliente y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de la normativa.

En cuestiones relacionadas con el registro civil, los consulados cubren toda una serie de servicios para aquellos ciudadanos residentes en el extranjero. Al igual que sucede con otros organismos públicos, las embajadas tienen que gestionar documentación antigua, normalmente escrita a mano y almacenada en repositorios físicos, lo que, con el tiempo, provoca que los archivos impresos crezcan exponencialmente, dificultando así la tarea de encontrar información con facilidad.

La reciente pandemia de la COVID-19 presionó para que sedes públicas, embajadas y consulados expidieran, renovaran y cotejaran los documentos de los ciudadanos de forma remota.

Retos

Los archivos físicos de gran tamaño plantean problemas de privacidad y seguridad, debido a la imposibilidad de aplicar, de manera sencilla, políticas de preservación de datos en tiempo real a grandes volúmenes de documentos críticos, lo que expondría a embajadas y consulados a sufrir filtraciones de datos y posibles sanciones por ello. Además, el elevado volumen que reciben de solicitudes de copias de archivos, casos y despachos, junto con la dependencia de procesos manuales y que requieren presencialidad han generado largos tiempos de espera y, en algunos casos, incluso la interrupción de los servicios.

Solución

• Olvídate del papel

  Con las soluciones de Iron Mountain puedes aprovechar la iniciativa pública del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR) para llevar a cabo tu estrategia de transformación digital. Podemos digitalizar el enorme volumen de registros físicos que contienen tus archivos y almacenarlos en el repositorio de contenido que prefieras.

• Consolida el espacio físico

  Las políticas de conservación de datos son difíciles de gestionar aplicadas a ficheros físicos. Podemos ayudarte a entender qué documentos se deben guardar y cuáles se pueden destruir con seguridad. Esto te permitirá cumplir la normativa en todo momento y liberar un espacio valioso.

• Mejora los servicios a la ciudadanía

  Nuestros rigurosos procesos de gestión documental garantizan, en todo momento, transparencia acerca de la ubicación de tus activos físicos y digitales, así como garantizar el derecho a acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. De este modo podrás mejorar la productividad del personal y, al mismo tiempo, ofrecer mejores servicios a la ciudadanía.

Qué obtienes

• Saca partido a la iniciativa del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia de la Unión Europea (UE) para acelerar tu transformación digital.
• Cumple las directrices de digitalización de la UE.
• Optimiza tu espacio físico.
• Mejora la experiencia y la satisfacción de los ciudadanos.
• Implementa una cadena de custodia completa a lo largo del proceso de gestión de la información para que toda la actividad se pueda auditar y rastrear.
• Protege y gestiona el contenido, conservando la capacidad de adaptarte a las necesidades futuras.
• Mejora la precisión de los certificados de los ciudadanos, incluidos aquellos documentos escritos a mano, además de acelerar los servicios de las embajadas (por ejemplo, la solicitud de pasaportes, la gestión de la documentación para viajes de emergencia, etc.).

Opciones de servicio integrales:

Tu trabajo es único: personaliza tu solución

Olvídate del papel con Iron Mountain

• Gestión integral de la información, incluida la recogida de documentos físicos, la digitalización y el almacenamiento de activos en un repositorio en la nube y la eliminación del papel.
• Escala: 94 centros en 44 países, especializados en la obtención de imágenes, la indexación, el control de calidad y el procesamiento de archivos, que gestionan más de 1,5 millones de documentos al año.
• Seguridad: con una experiencia de más de 70 años protegiendo los datos confidenciales de nuestros clientes y presencia en más de 60 países, hemos ayudado a los consulados a transformar sus operaciones
• Amplia experiencia en la personalización de procedimientos para clientes de la lista Fortune 1000.

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Para más información, ponte en contacto directamente con tu gestor de cuentas de Iron Mountain.

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