Transforma los procesos de inscripción en el registro civil

Digitaliza e indexa diferentes tipos de documentos, desde partidas de nacimiento hasta certificados de defunción, ya sea en libros encuadernados, carpetas o en microformas, incluida la documentación física y los archivos operativos de administración, con controles de calidad, protocolos de acceso de seguridad y flujos de trabajo inteligentes. Gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), todos los documentos se pueden buscar completamente por texto o índice y están disponibles en formatos PDF, TIFF y Office en más de 50 idiomas.

Almacena archivos encriptados en un repositorio seguro: los registros electrónicos estarán encriptados en reposo y durante la transmisión a través de una red segura con acceso restringido por claves de encriptación. Los permisos basados en funciones permiten a los usuarios autorizados acceder sólo a la información que necesitan, donde y cuando la necesiten. Las oficinas públicas, como las de registro, tienen la posibilidad de compartir archivos con usuarios internos y externos en forma de enlaces y archivos adjuntos de correo electrónico para su visualización o descarga, en función del acceso que se concede fácilmente al destinatario de los datos electrónicos.

Mejora las actividades de las oficinas de registro y la experiencia de los ciudadanos con un proceso más eficiente y transparente. La automatización de documentos proporciona una ubicación centralizada para almacenar y clasificar los registros digitales y así lograr la eficiencia operativa. También tiene la capacidad de aplicar automáticamente reglas de conservación de documentos para facilitar el cumplimiento de la normativa de privacidad de datos.

Los documentos e imágenes escaneados se introducen en una plataforma centralizada a través de un flujo de trabajo y se comparan con el conjunto de datos del registro existente para cotejar la imagen con el registro digital correspondiente. La utilización del procesamiento ML (aprendizaje automático) permite extraer toda la información relevante de la imagen y cotejar los registros asignados a la misma persona para crear una identidad digital.

Si es necesario, se puede realizar una comprobación de control de calidad (CC) para garantizar que la imagen escaneada coincida con el registro, y/o para extraer la información que falta. Los registros que se rechazan en el proceso de control de calidad o que generan una excepción (por ejemplo, duplicados) pasan a la cola de gestión de excepciones. Los equipos de Iron Mountain los tratarán de acuerdo con las normas acordadas previamente o, si la excepción no se ajusta a las normas establecidas, se colocan en la cola de excepciones del cliente.

La base de datos de registros actualizada, que contiene un puntero único a la imagen del registro (y la ubicación de las imágenes complejas), puede introducirse en la plataforma de servicios de contenidos InSight de Iron Mountain para la gestión integral de la información. También se pueden ingerir los metadatos extraídos en un sistema de repositorio de contenido existente.

Al implantar esta solución, las solicitudes de los ciudadanos pueden gestionarse automáticamente. El resultado es un proceso más eficiente y rentable para las entidades gubernamentales y una mejor experiencia del ciudadano.

Obtén visibilidad, da sentido a grandes volúmenes de datos y actúa rápidamente ante las solicitudes de los ciudadanos para acceder a sus registros. Al implementar la Plataforma de Servicios de Contenido InSight de Iron Mountain, los tableros de control proporcionan una presentación visual de los datos y las métricas para obtener información valiosa que ayuda a obtener un mejor control sobre los registros más solicitados.

Los campos de datos primarios, que en combinación crean una referencia única para cada registro, se cotejan con los datos de las oficinas públicas existentes para vincular cada registro con su conjunto de datos correspondiente. El mantenimiento de una base de datos digital en una plataforma de servicios de contenido permitirá un importante ahorro intergubernamental al cotejar las solicitudes de pasaporte con los datos de registro existentes, en lugar de exigir a los solicitantes que presenten cada vez una copia impresa de los documentos.