Evaluación:
Un experto en Clean Start de Iron Mountain realiza una evaluación in situ o virtual gratuita de tu(s) espacio(s) de oficina para comprender mejor tus prioridades inmobiliarias, retos, información in situ y uso del espacio.
Gestión de documentación e información
Servicio Clean Start de Iron Mountain España
Optimiza el espacio, reduce los riesgos y mejora la sostenibilidad
El mundo cambia continuamente, también nuestra forma de trabajar. Tanto si los empleados trabajan de forma remota, presencial o híbrida, muchas organizaciones están repensando sus espacios, replanteándose un traslado de oficinas y un cambio en sus procesos de trabajo para crear entornos laborales que fomenten la colaboración, mejoren la implicación, aumenten la satisfacción laboral y reduzcan la rotación de personal.
Sin embargo, planificar y ejecutar estos cambios para optimizar el espacio de trabajo no siempre es fácil. Obstáculos como archivadores, documentos, activos informáticos obsoletos, mobiliario y escritorios llenos de objetos pueden ocupar un espacio valioso, crear riesgos, disminuir la productividad y dificultar la ejecución del proyecto.
Ahora puedes superar estos desafíos y liberar todo el potencial de tu espacio de trabajo con Clean Start®.
Clean Start
- 90%Un estudio reciente de IDG señaló que el 90% de las organizaciones tienen previsto realizar cambios en su centro de trabajo en los próximos 6-12 meses.
- 87%Según unreciente estudio de CBRE, el 87% de los gestores inmobiliarios corporativos se centran en la optimización de la cartera de inmuebles como máxima prioridad.
¿Qué es el servicio Clean Start?
Clean Start® es una solución completa para optimizar los espacios de trabajo de las oficinas, eliminar tanto mobiliario como material informático y, por supuesto, ayudar a los clientes con sus archivos reduciendo riesgos y mejorando, al mismo tiempo, la sostenibilidad.
Características del servicio Clean Start
Te contamos cómo funciona Clean Start® para ayudarte a entender todo lo que Clean Start® puede hacer por tu compañía.
- Evaluación. Un experto en Clean Start® de Iron Mountain realiza una evaluación in situ o virtual gratuita de tu espacio de oficina para comprender mejor tus prioridades inmobiliarias, retos e información in situ y valorar cómo optimizar los espacios de trabajo.
- Recomendaciones. Recibirás un informe con áreas de riesgo y recomendaciones alineadas con tus objetivos a corto y largo plazo. Este informe puede utilizarse para apoyar la planificación del proyecto y facilitar la colaboración entre las principales partes interesadas internas y externas.
- Ejecución. Juntos, creamos un plan para gestionar y ejecutar las prioridades del proyecto o de la cartera de proyectos para ayudarte a reducir riesgos, mejorar la productividad y aumentar la sostenibilidad a medida que transformas tu centro de trabajo.
¿Cómo será el futuro de tu centro de trabajo?
Selecciona tu objetivo para ver cómo Clean Start puede ayudarte 
Años de funcionamiento normal y rotación de empleados hacen que se acumulen en el centro de trabajo documentos, archivadores, activos informáticos y objetos que ya no se necesitan. Además de afectar negativamente a la productividad, la colaboración y el uso del espacio, puede que los empleados no se sientan motivados para volver y trabajar en una oficina desordenada.
Las empresas han ido tomando conciencia de estas necesidades. Un estudio reciente de The Economist señaló que el 93% de las organizaciones están preparadas para limpiar los activos de información antiguos u obsoletos, pero ejecutar un proyecto de limpieza de la oficina de manera interna podría consumir recursos valiosos e incluso provocar el riesgo de violación de datos.
Nuestros expertos de Clean Start® pueden ayudarte a maximizar tu espacio y poner orden mediante la consolidación o el reciclaje seguro y sostenible de:
- Documentos en papel
- Archivadores
- Activos informáticos obsoletos
- Mesas de empleados
- Activos de información
- Material de oficina
Reubicar una oficina puede llegar a ser estresante, y lo último que necesitas es el riesgo de exponer a tu organización a una filtración de datos durante la ejecución del proyecto en un traslado de oficinas. Por desgracia, la documentación confidencial ubicada en archivadores, armarios y en los escritorios de los empleados, no sólo supone un riesgo, sino que también puede desperdiciar un espacio valioso.
Aunque algunas organizaciones recurren a empresas tradicionales de mudanzas para el traslado de oficinas, la mayoría no tiene la experiencia, ni los empleados formados e investigados, ni la cadena de custodia segura para gestionar documentos en papel, activos informáticos y otros materiales con información sensible.
Clean Start® de Iron Mountain puede ayudarte con un abanico completo de servicios que necesitas para que el traslado de oficinas se realice con éxito, todo bajo un único proveedor y siguiendo nuestro enfoque ejemplar de planificación y ejecución de proyectos:
- Empaquetar, trasladar y almacenar documentos fuera de las instalaciones
- Destruir documentos obsoletos de forma segura
- Ordenar, empaquetar y trasladar los escritorios de los empleados
- Eliminar o reacondicionar activos informáticos obsoletos
- Trasladar muebles y equipos de un lugar a otro
- Almacenar los palets y el equipo fuera de las instalaciones
- Desmantelar mobiliario, instalaciones y equipos
- Transformar un centro en un espacio de trabajo digital
Clean Start® puede ayudarte a ejecutar con éxito y con toda seguridad un proyecto de reubicación, así como a optimizar el uso del espacio en tu nuevo o renovado centro de trabajo.
A medida que evolucionan los hábitos de trabajo de los empleados, también lo hace la necesidad de espacio físico de oficina. Una encuesta reciente de CBRE reveló que el 87% de los gestores inmobiliarios corporativos se centran en la optimización de la cartera como prioridad principal, pero cerrar una oficina nunca es tan sencillo como apagar las luces y cerrar las puertas.
Los activos de información y documentación sensible ubicados en las instalaciones, a menudo mezclados con objetos personales de los empleados y equipos de oficina, pueden exponer a tu organización a una violación de datos si no se manejan y gestionan adecuadamente.
Aunque las empresas de mudanzas tradicionales y las empresas de servicios inmobiliarios pueden ayudar con proyectos de cierre de oficinas, la mayoría no tienen ni la experiencia, ni los empleados formados e investigados ni la cadena de custodia segura para manipular y gestionar correctamente los activos más valiosos de tu organización. Con Clean Start® te ayudamos a:
- Empaquetar, trasladar y almacenar documentos fuera de tus instalaciones
- Destruir documentos obsoletos de forma segura
- Desmantelar el mobiliario, las instalaciones y el equipo
- Eliminar o Reacondicionar activos informáticos obsoletos
- Trasladar muebles y equipos de un lugar a otro
- Ordenar, empaquetar y trasladar los escritorios de los empleados
- Almacenar los palets y el equipo fuera de las instalaciones
- Trasladar y/o almacenar obras de arte
Lo mejor de todo es que Iron Mountain puede prestar todos estos servicios y más con un mismo proveedor, gracias a nuestro enfoque único para planificar y ejecutar el cierre de tu oficina.
La optimización de la cartera inmobiliaria y la actividad de fusiones y adquisiciones (M&A) están experimentando niveles de actividad sin precedentes, ya que las empresas buscan identificar sinergias y ahorros de costes, e impulsar cambios transformadores.
Sin embargo, las iniciativas inmobiliarias en toda la cartera y la integración de fusiones y adquisiciones pueden verse dificultadas por obstáculos como ubicaciones muy dispersas, grandes volúmenes de archivos u otros activos, además de procesos y herramientas contradictorios para compartir y proteger la información.
Recurre a Clean Start® de Iron Mountain para llevar a cabo con éxito las iniciativas inmobiliarias de toda la cartera y la actividad de fusiones y adquisiciones. Con expertos y recursos repartidos por todo el mundo, nuestro equipo puede ayudarte a:
- Eliminar o reciclar activos obsoletos o redundantes
- Unificar políticas de cumplimiento normativo y retención de datos
- Estandarizar procesos y políticas
- Cerrar de forma segura las oficinas sobrantes
- Identificar y abordar los riesgos de seguridad de datos
- Adaptar toda la organización a un futuro digital
Ahora que sabes cómo Clean Start® puede ayudarte, contacta con nosotros y habla con un experto para realizar hoy mismo una evaluación gratuita y el informe de recomendaciones.
Cómo funciona Clean Start
Recomendaciones:
Recibirás un informe con áreas de riesgo y recomendaciones alineadas con tus objetivos a corto y largo plazo. Este informe puede utilizarse para apoyar la planificación del proyecto y facilitar la colaboración entre las principales partes interesadas internas y externas.
Ejecución:
Juntos, creamos un plan para gestionar y ejecutar las prioridades del proyecto o de la cartera de proyectos para ayudarte a reducir riesgos, mejorar la productividad y aumentar la sostenibilidad a medida que transformas tu centro de trabajo.
Más información sobre cómo Clean Start ha ayudado a otras organizaciones a optimizar el espacio, reducir el riesgo y mejorar la sostenibilidad
¿Preparado para Clean Start?
Empezar es fácil
Ahora que sabes cómo Clean Start puede ayudarte, contacta con nosotros y habla con un experto para realizar hoy mismo una evaluación gratuita y el informe de recomendaciones.
Preguntas frecuentes
Si estás replanteándote o cerrando un espacio de oficina, gestionando fusiones y adquisiciones (M&A), necesitas organizarte mejor o quieres implantar procesos estándar para gestionar la información y los datos durante los cambios inmobiliarios, estamos aquí para ayudarte.
¿Qué es la transformación del centro de trabajo?
La transformación del centro de trabajo es el proceso para crear o mejorar los espacios de oficina con el fin de satisfacer las necesidades dinámicas de las organizaciones y de una plantilla cambiante. Es una actividad planificada, a menudo dirigida por profesionales inmobiliarios y de gestión de instalaciones en colaboración con responsables de toda la organización, así como por proveedores de servicios como Iron Mountain.
¿Por qué surge la necesidad de transformar el centro de trabajo?
La transformación del centro de trabajo puede estar impulsada por cambios en tu huella inmobiliaria debidos a la expansión o consolidación de la organización, fusiones o adquisiciones, traslados, cierre de oficinas o rediseño de un espacio de oficinas existente.
Las iniciativas de la empresa, como el cambio al trabajo híbrido o a distancia, o la mejora de la optimización de los recursos, también pueden exigir que las organizaciones reevalúen su espacio. Si hay demasiado polvo, en sentido figurado o literal, puede que haya llegado el momento de transformar el centro de trabajo.
¿Cuáles son los riesgos de una transformación del centro de trabajo?
Años de funcionamiento normal y rotación de empleados pueden desorganizar el centro de trabajo y llenarlo de objetos obsoletos. La documentación confidencial y los activos ubicados en archivadores, armarios y en los escritorios de los empleados no sólo suponen un riesgo, sino que también pueden desperdiciar un espacio valioso.
Aunque las empresas de mudanzas tradicionales y las de servicios inmobiliarios pueden llevar a cabo proyectos de cierre de oficinas, la mayoría no tienen ni la experiencia, ni los empleados formados , ni la cadena de custodia segura para manipular y gestionar correctamente los activos más valiosos de tu organización mientras realizas cambios en tus centros de trabajo.
¿Cómo puede una transformación del centro de trabajo favorecer la transición al trabajo híbrido?
A medida que más organizaciones permiten a sus trabajadores la flexibilidad de combinar el trabajo a distancia con el trabajo en la oficina, es importante garantizar una transición fluida a esta nueva forma de trabajar.
Al trabajar de forma remota, los empleados esperarán un acceso fácil y rápido a la información tanto digital como física, además de herramientas que faciliten una colaboración fluida.
Dondequiera o comoquiera que trabajen, es importante que las organizaciones se mantengan en sintonía con las preferencias de los empleados y las mejores prácticas del sector a medida que transforman su centro de trabajo.
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