Toute la vérité sur 5 mythes touchant l’automatisation des comptes fournisseurs

Remettre en question de vieilles hypothèses représente la meilleure voie à suivre pour atteindreun rendement optimal.

Le Défi des Comptes Fournisseurs

Le ralentissement économique, les difficultés de crédit et les marges en baissese sont pointé le nez ensemble comme une tempête parfaite, forçant les entreprisesà analyser en détail leurs processus d’affaires internes pour chercher desmanières de couper les couts et de soutenir leurs résultats.

Les comptes fournisseurs n’y font pas exception.

Pour les entreprises qui ont analysé en profondeur la situation, couper les coutshabituellement associé aux comptes fournisseurs était une évidence : automatiserle processus et des économies importantes suivront. Étonnamment, l’adoption del’automatisation a pris du retard, et plus souvent ce retard survient dans des entreprisesqui profiteraient le plus de l’automatisation du processus d’approbationet de rapprochement des factures, lequel est exigeant en main-d’oeuvre et entemps.

Il s’agit d’un faux pas courant qui amène à se poser la question suivante : pourquoiune organisation établie, expérimentée et, autrement, novatrice se priverait-elled’un avantage concurrentiel évident pouvant être mis en oeuvre facilement?

La réponse est liée à une série de mythes et d’idées fausses touchantl’automatisation qui dictent souvent le comportement adopté. En réalité, lesdirecteurs financiers, les contrôleurs, les directeurs de l’approvisionnement et lesgestionnaires peuvent améliorer leurs processus internes plutôt facilement touten contribuant à la mission globale de rationaliser les couts de l’organisation.

Si votre entreprise s’est montrée hésitante à adopter un service qui pourrait, enréalité, permettre des économies de couts importantes, voire spectaculaires, ilest peut-être temps de passer en revue les cinq mythes qui font en sorte que lesentreprises se retiennent plutôt que d’aller de l’avant.

Dans les prochaines pages, vous découvrirez non seulement que ces mythes sontfaux, mais également certains faits qui vous aideront à améliorer votre processusrelatif aux comptes fournisseurs.

5 Mythes À Déboulonner

Mythe 1: L’Automatisation N’est Pas Vraiment Plus Efficace

Prenez en considération les inefficacités qui prennentracine et qui sont enchainées à un processus non automatisésur papier.

• À la base du spectre des comptes fournisseurs, une étude du groupe Aberdeen menée en 2010 a révélé que le traitement d’une seule facture pouvait prendre de 2,3 à 3,5 jours. (La moyenne de l’industrie pour 50 % des entreprises est de 14,2 jours pour traiter une seule facture.)1
• Le cout de traitement peut varier de 5 à 25 $ pour une seule facture.
• Cela comprend les couts associés au traitement manuel, à l’acheminement des factures entre les personnes et les départements, le traitement des exceptions, les retards qui s’accumulent, les vérifications échouées, les factures en double et les paiements en retard.

En contrepartie, l’efficacité obtenue en automatisant leprocessus des comptes fournisseurs produit des résultats quisont, somme toute, importants: Par exemple:

• Une réduction de la documentation de 90 à 95 %.
• Une amélioration de 25 % en ce qui concerne la productivité de la main-d’oeuvre.

Même en pouvant compter sur un personnel de traitement descourriels et de saisie de données exceptionnellement dédié, enmoyenne, vous ne serez en mesure de traiter que 1 000 facturespar mois par employé à temps plein ou équivalent (ETP).En contrepartie, le rapprochement basé sur des règles etautomatisé fait passer ce nombre de factures entre 6 000 et8 000 par mois par ETP.2

Conclusion: l’automatisation, en plus de rendre votreprocessus de comptes fournisseurs plus efficace, vous donnede l’espace pour soutenir la croissance des activités tout enconservant les niveaux de dotation actuels. En d’autres mots,vous pouvez faire plus avec moins.

Mythe 2: Nous Perdrions le Contrôle deNotre Processus

L’automatisation vous donne en réalité un meilleur contrôlesur le processus, ainsi qu’une meilleure visibilité sur lui. Desrègles d’entreprise automatisent l’acheminement, le rapprochementet la circulation des factures. Elles sont configuréesselon les besoins propres à votre organisation. Nepas avoir à regarder chaque opération individuellement setraduit par plus de temps pour se concentrer sur un ensembled’exceptions, plus petit mais combien plus important,qui mérite votre attention. Par exemple, certaines solutionsproposent des fonctionnalités d’approbation automatiséesbasées sur des règles afin d’accélérer le traitement defactures simples. Ce type d’automatisation permet aux ETPd’économiser du temps, car ils n’auront qu’à réviser et traiterles factures qui ne passent pas les règles du système préétablies.

L’automatisation du processus permet également de saisirle document et les métadonnées à la réception de la facture;vous donnant ainsi une visibilité intégrale du processus.Terminé les factures qui trainent sur le bureau d’un employésans que le service des comptes fournisseurs ne soit aucourant qu’elle existe. Le service des comptes fournisseurs etdes finances ont maintenant un aperçu en temps réel de leursdettes actives à n’importe quel moment.

Conclusion: l’automatisation se traduit par un plus grandcontrôle, et non moindre, sur votre processus interne descomptes fournisseurs.

Mythe 3: L’Automatisation Coute Trop Cher

Si vous choisissez des solutions qui offrent l’automatisationd’un bout à l’autre des comptes fournisseurs utilisant unmodèle SaaS (Software-as-a-Service) et le « nuage », vousn’aurez pas besoin de faire l’acquisition de logiciels oud’infrastructures à l’avance, ni de contrats d’entretien delicence renouvelables. Choisir une solution de comptesfournisseurs qui est offerte en tant que service permet àtous les utilisateurs qui font partie du processus d’entreprisede participer sans avoir à payer des frais de licence parutilisateur élevés. En outre, grâce à une vraie solution Saasmultiutilisateur, vous êtes en droit de vous attendre à obtenirpériodiquement des mises à jour gratuites touchant les fonctionnalitésqui sont basées sur les meilleures pratiques et lescommentaires de pairs utilisant des plateformes d’applicationcentrale identiques. Tout cela fait en sorte que vous atteindrezun RCI beaucoup plus rapidement.

Conclusion: l’automatisation du processus des comptesfournisseurs est accessible à un plus grand éventail de budgets.

Mythe 4: Notre Entreprise Est Trop Petite Pour L’Automatisation

Des solutions basées sur l’infonuagique alliées à uneméthode multiutilisateur se traduisent par un cout marginalrelié à son utilisation très faible. Avec les économiesd’échelle et les meilleures pratiques, tout le monde profitede l’automatisation. En outre, comme il est mentionnéprécédemment, l’automatisation permet au personnel descomptes fournisseurs de mettre l’accent sur des activitésplus stratégiques, comme les initiatives de sourçage, la gestiondes dépenses et la gestion des fournisseurs.

Conclusion: vous n’êtes jamais trop petit pour économiserde l’argent.

Mythe 5: Notre Entreprise Est Trop Grosse Pour L’Automatisation

Les solutions de comptes fournisseurs basées surl’infonuagique qui sont offertes comme un service peuventévoluer facilement et elles peuvent traiter de gros volumesd’opérations. Les réseaux de fournisseurs de factures électroniquespermettent d’intégrer directement les donnéeset d’« éliminer le papier » du même souffle. Les portails defournisseurs offrent à ceux ayant de plus petits volumes defactures une manière pratique de créer et de soumettre desfactures électroniques. Ces canaux regroupent les facturesentrantes, ils permettent le rapprochement de 2 ou 3 façonsen comparant les règles d’entreprise et les bons de commande(BC) et les reçus et ils favorisent un « traitementdirect » sans aucune intervention humaine.

Conclusion: plus la taille de votre entreprise est importante,plus il est logique de choisir l’automatisationet d’obtenir un meilleur contrôle sur vos gros volumesd’opérations.

Problème 1: Manque de Visibilité et de Contrôlesur le Processus

Les factures papier demeurent sur les bureaux d’employésjusqu’à ce qu’elles soient acheminées aux comptes fournisseurs.Les dettes ne sont visibles qu’une fois les donnéesentrées dans un système de planification des ressourcesd’entreprise (PRE). Les demandes de gestion sur le terrainse traduisent par des paiements faits à la hâte, carle service des comptes fournisseurs n’est pas en mesurede fournir des contrôles adéquats. Les factures manquantesou en doubles représentent toutes des risquesimportants à l’intérieur d’un processus utilisant le papier.L’automatisation avec la numérisation et la saisie des donnéesdès le départ, d’un autre côté, permet une visibilitéimmédiate en temps réel de tout le processus.

Elle fournit également de preuves pour les vérificationset de meilleurs contrôles. Toutes les activités touchant lesdocuments sont automatiquement enregistrées et suivies,et elles permettent de produire des rapports sur lesopérations afin de respecter les exigences en matière deconformité.

Problème 2: Délais de Traitement – Temps de Cycles Longs et Retards Dans la Fermeture de la Période

Le traitement manuel exige la saisie de données et lesretards qui s’y rattachent. Les temps de cycle plus longspeuvent mener à d’éventuels frais de retard. Les processuspapier avec une mauvaise visibilité mènent à des chargesdéterminées par abonnement plus longues et imprécises,lesquelles peuvent, en retour, mener à des délais dans lafermeture de la période prenant fin des livres. Les rapprochementsavant la fermeture peuvent se transformer encauchemar. L’automatisation permet une visibilité précise entemps réel de toutes les opérations quand les factures sontnumérisées et saisies dès le départ.

Problème 3: Faible Productivité; AucuneRessource Pour S’Occuper des Autres PrioritésClés

Remplir, récupérer et saisir les données dans des systèmesde PRE ne s’avère pas la meilleure manière d’utiliser le pleinpotentiel de vos talents en finance et en comptabilité. Lesprocessus manuels sont inefficaces et prennent du temps.Les demandes de dossiers, de copies additionnelles et derapports obscurs entre les départements peuvent rendre leschoses encore plus compliquées. La gestion des fournisseurset le soutien pour répondre aux demandes du genre « où estrendu mon paiement ? » peuvent faire perdre encore plusde temps. Le cas échéant, comment traitez-vous les prioritésclés comme la gestion du risque avec les fournisseurs, laprévention des fraudes et la surveillance dynamique, la gestiondes dépenses et le soutien des initiatives de sourçage?

La réponse : en automatisant le processus des comptesfournisseurs. L’automatisation vous permet d’éliminer lestâches « sans valeur ajoutée » dans lesquelles votre personnelest embarqué. En utilisant une gestion basée sur lesexceptions du processus des comptes fournisseurs, vouspouvez libérer du personnel et l’affecter à des prioritésstratégiques plus importantes. Saisir les renseignementsdes factures dans un format électronique dès le départ vouspermet de produire des rapports et de visionner les donnéesafin de répondre à des questions stratégiques clés touchantla gestion des dépenses.

Problème 4: Qualité et Erreurs

Les processus manuels ont tendance à produire des scénariosoù les exceptions sont la norme. Quand les utilisateurssont forcés de toucher et de traiter chaque opération, il estdifficile de filtrer et de prioriser lesquelles ont besoin d’uneplus grande attention. Sans aucune priorisation ni accentclairement établis, les erreurs d’utilisateur s’accumulent (erreursde saisie, erreurs de rapprochement, documents malclassés et autres), L’automatisation renverse cette tendance,elle permet de mettre l’accent sur les exceptions plutôt quesur les scénarios normaux. Des règles d’entreprises détailléespermettent au système de rationaliser le processus. Lesdéroulement de tâches basés sur les meilleures pratiquespermettent des contrôles de processus plus étroits et deminimiser les erreurs. Étant donné que la plupart des opérationsdirectes sont traitées automatiquement, un utilisateurpeut axer son temps et ses efforts à la gestion des vraiesexceptions, ce qui améliore le rendement du processus ainsique les mesures de la qualité.

Problème 5: Aucun Soutien Pour les Initiativesde Sourçage/D’Approvisionnement

Résumé

Une fois l’élimination des mythes et des idées faussesqui vous empêchent d’automatiser votre processus decomptes fournisseurs, vous êtes en mesure de mettreen oeuvre une solution complète qui abordera les pointsproblématiques principaux.

Le choix d’une solution, dont l’architecture est infornuagiqueet qu’elle est fournie en suivant un modèle SaaS,vous permettra de vous rapprocher de votre objectifqui consiste à éliminer le papier. Et si vous utilisez unevoie sans papier entre l’approvisionnement, les comptesfournisseurs, les comptes clients et les fournisseurs, vousserez en mesure de gérer pratiquement la totalité de vosfactures de manière électronique.

L’automatisation et la rationalisation de votre processusde facturation vous fourniront également un systèmed’archivage sûr et accessible pour les données de facturation.En outre, comme vous paierez pour ce service partransaction en fait une solution très abordable. Il s’agitd’une solution qui peut également être mise en oeuvrerapidement.

Finalement, les résultats peuvent se mesurer en jours,plutôt qu’en mois, ce qui se traduit par un RCI rapide.Vous aurez entre les mains une solution complète pourles comptes fournisseurs qui augmentera la conformité,réduira les couts, ainsi que les temps de cycle.

3 Bruno Koch, e-invoicing / e-Billing in europe and abroad (Billentis Market Report 2011): 7.