Fermeture d’une salle d’archives?

Ne déplacez pas simplement le risque, réduisez-le

Autrefois ruches débordant d’activité, les sallesd’archives sont devenues bien plus calmes avec lepassage au traitement électronique. Pendant desannées, cet espace est probablement resté inchangé,mais maintenant, vous devez le vider alors que vousenvisagez de fermer un bureau, de regrouper dessites ou de libérer de l’espace pour vous adapter àune main-d’oeuvre agile ou à de nouvelles stratégies.

Il peut être tentant d’emballer le contenu de votresalle d’archives dans des boîtes et d’envoyer tous lesdocuments à l’archivage. Mais lorsque l’on démantèleune salle d’archives, l’entreposage et la conservationne sont pas les seuls facteurs à prendre en compte.Il s’agit non seulement d’une excellente occasion detrier votre inventaire de documents, mais aussi, enprenant les bonnes mesures, d’économiser de l’argentsur l’entreposage, tout en réduisant les risquesinhérents à la conservation abusive de documents.

Liste de vérification :

Éléments à prendre en compte lors d’une fermeture de salle :

• Un calendrier de conservation des documents à jour et autorisé
• Une base de données qui contient des informations sur les dossiers ou boîtes de dossiers
• Un moyen d’identifier les dossiers qui ont répondu aux exigences de conservation ET de garantir que les décisions de destruction sont justifiable
• Un processus permettant d’identifier les dossiers en fonction des dates d’admissibilité à la destruction à venir
• Des méthodes qui permettent à vos employés de trouver rapidement ce dont ils ont besoin afin qu’ils puissent facilement continuer à faire leur travail et à suivre les meilleures pratiques de gestion des documents
• Un plan prévoyant ce qu’il faut faire avec les étagères et supports d’entreposage physiques, ainsi qu’un moyen de les recommercialiser, de les recycler ou de les éliminer durablement

Tout au long des opérations, vous devrez :

• Comprendre l’activité de récupération et de reclassement des dossiers
• Définir comment évoluera le processus de demande de fichiers et d’informations
• Capacité à numériser et à fournir des images de qualité à une main-d’oeuvre distribuée, en toute sécurité et en temps opportun
• Prendre en compte les dossiers se trouvant sur les bureaux des employés (dont certains n’ont peut-être pas été au bureau pendant des mois)
• Prendre en compte les intercalaires et les encarts de documents
• Possibilité de conserver une partie des fichiers (ceux qui sont actifs) sur des rayonnages ouverts
• Politique de conservation pour les fichiers qui ont été numérisés
• Système permettant la conservation des documents et des dossiers numérisés
• Processus de découverte juridique et de préservation de la preuve

Et il vous faudra toujours :

• Transporter et entreposer ce dont vous avez besoin sur site distant de manière hautement sécurisée
• Veiller à ce que le processus soit économique et que sa maintenance soit réalisable par votre organisation dans le cadre de votre budget défini

Sur le chemin de la fermeture

L’un des éléments les plus difficiles d’une fermeture desalle d’archives est l’organisation des fichiers mixtes pardate de destruction similaire (pour vous assurer que vousn’archivez pas les fichiers répondant déjà aux exigencesde conservation) avant de les placer dans des boîtes pourentreposage. Smart Sort d’Iron Mountain utilise votrebase de données et votre calendrier de conservationet fournit un processus technologique permettantd’identifier les exigences de conservation de vos dossiers.Nous détruirons tous les documents qui répondentaux exigences de conservation, puis nous prépareronset placerons dans des boîtes, par date d’admissibilitésimilaire, tous les dossiers qui n’ont pas satisfait auxexigences de conservation.

Cette solution permet non seulement de réduirevotre inventaire, mais aussi de fournir un processusstandardisé pour continuer à procéder à une destructionjustifiable à l’avenir. Pendant le processus, les fichierssusceptibles d’être rappelés par les utilisateurs finaux ouceux qui sont importants à avoir sous forme numériquepeuvent être marqués pour numérisation pendant le tri.

Après avoir tout remis à plat, et avec un inventaireorganisé, vous disposez d’une base solide pournumériser tout ce dont vous aurez besoin à l’avenir.Nos services numériques et de numérisation dedocuments permettent d’accompagner le passage devotre organisation à un environnement privilégiant uneutilisation restreinte du papier.

Nous fournironségalement un plan denettoyage de l’espace physique,y compris ce qu’il faut faire desétagères, des classeurs à tiroirs, et de toutéquipement laissé dans la salle d’archives aprèssa fermeture. AvecIron Mountain Clean Start, nouseffectuons une évaluation exhaustive de l’espace etfaisons des recommandations pour une fermeturecomplète. Les actifs qui ne sont plus nécessaires sontretirés et recommercialisés ou recyclés, ou ils peuventêtre entreposés en toute sécurité dans l’une de nosinstallations au cas où vous en auriez besoin à l’avenir.Cela comprend le mobilier, l’équipement, les fournitureset bien plus encore.

Et, dans le cas où vous auriez besoin d’unaccompagnement continu, l’équipe d’Iron Mountaindédiée aux Services professionnels assure le respect detous les processus et procédures définis tout au long ducontrat et au-delà. Agissant en tant que tissu conjonctifà tous les niveaux de votre organisation (de l’assistanceà l’utilisateur final à la destruction en fin de vie), nosprofessionnels qualifiés s’assurent que tous les IRCsont atteints afin de faire avancer votre programme demanière constante.

Ne déplacez pas simplement le risque : réduisez ledès maintenant et protégez l’avenir de votreorganisation.