Évoluer numériquement grâce à l’automatisation des RH

Secteur

Commerce de détail

Défi

Un détaillant national de produits de consommation avait besoin d'abandonner un système qui ne répondait plus à ses besoins et d'automatiser les processus RH afin d'accroître l'efficacité et de simplifier les flux de travail.

Solution

La solution de Ressources humaines Iron Mountain

Valeur

• À permis de convertir des flux de travail manuels obsolètes et disparates en processus automatisés unifiés.
• Le traitement des documents est devenu plus efficace, plus précis et plus rapide.
• À incité l'organisation à réfléchir à la façon dont l'automatisation et la numérisation pourraient bénéficier à d'autres secteurs d'activité.
• À permis à l'entreprise de moderniser son référentiel RH

Évoluer pour plus d'efficacité

Quelle que soit l'organisation, les ressources humaines sont un département lourd en documents. L'intégration, les demandes de congé, l'administration des avantages sociaux, les évaluations des employés et les demandes d'indemnisation des accidents du travail sont toutes traitées par les ressources humaines (RH) - et cette liste n'est pas exhaustive. Une organisation plus grande et répartie possède des groupes dédiés qui supervisent les différents aspects de l'administration des RH. Cette organisation a remarqué qu'au fil du temps, ces groupes avaient chacun développé leurs propres flux de travail. Le personnel RH avait une vision claire de ce qu'il recherchait dans une nouvelle plateforme. L'entreprise désirait une solution qui pourrait :

• accroître l'efficacité
• fournir un point d'accès centralisé pour tous les documents RH
• unifier et automatiser les flux de travail
• offrir un haut niveau d'assistance continue
• permettre une transition en douceur pour sa main-d'œuvre

Les documents RH contiennent une multitude d'informations personnellement identifiables (PII/IPI). Le suivi et la protection des données sensibles des employés étaient difficiles car ces informations étaient réparties sur plusieurs disques partagés. La recherche de documents prenait trop de temps. La gestion de la visibilité et de la conservation de ces documents était onéreuse. Trouver une solution permettant de créer un référentiel central était indispensable car le processus manuel était à la fois fastidieux et sujet aux erreurs humaines.

Le bon outil pour de nombreuses tâches

S'adapter à une toute nouvelle façon de travailler n'est jamais facile et pour que le changement en vaille la peine, l'entreprise souhaitait une plateforme offrant un haut niveau de soutien. Son propre personnel informatique fonctionnait déjà à pleine capacité, soutenant une grande variété de projets internes. En outre, l'entreprise a également cherché à capitaliser sur les technologies automatisées disponibles.

Pour que l'investissement dans la refonte de l'ensemble du département en vaille la peine, l'organisation devait s'assurer qu'elle pouvait personnaliser la nouvelle plateforme pour l'adapter aux complexités uniques du fonctionnement des différentes équipes RH. La plateforme logicielle en tant que service (SaaS) qui cochait toutes leurs cases était la solution de Ressources humaines Iron Mountain.

Une toute nouvelle façon de travailler

Le choix d'une nouvelle solution n'est qu'un problème à moitié résolu… voire même peut-être moins. La mise en œuvre de cette solution est la partie la plus difficile. Les difficultés de mise en œuvre découlent souvent du peu de temps disponible pour restructurer un service entier et le faire passer à un système totalement étranger. Bon nombre de ces nouvelles inquiétudes courantes concernant le système ont été évitées grâce à la personnalisation de cette plateforme en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation.

Mais, afin de bénéficier de cette adaptabilité, chaque organisation doit désigner une ressource interne qui travaillera avec un architecte de solutions d'Iron Mountain pour élaborer une solution sur mesure. Afin de tirer le meilleur parti de la plateforme, l'expert interne doit être intimement familiarisé avec l'ancien système, connaître la base d'utilisateurs, reconnaître le potentiel du logiciel et comprendre comment le nouveau système doit fonctionner.

Le partenariat entre l'expert interne et l'équipe des services d'Iron Mountain a conduit à la création d'une plateforme sur mesure pour l'organisation. Le personnel des RH a eu beaucoup de temps pour se familiariser avec la nouvelle plateforme personnalisée avant de mettre en service le changement de flux de travail. Les personnalisations et la longue période de formation pratique ont facilité la transition vers la nouvelle solution mise à jour.

Le commerce numérique bien réalisé

Cette organisation a laissé derrière elle un système manuel obsolète et s'est mise à jour avec une plateforme plus efficace et moderne qui lui a permis de travailler de manière plus numérique.

Le tableau de bord de la solution a créé un tout nouveau niveau de visibilité sur leur service, permettant des mesures et des analyses plus détaillées et approfondies. Les processus ont été simplifiés et unifiés dans tout le service. Les documents RH sont centralisés dans un référentiel numérique — ils sont donc à la fois plus faciles à localiser et à gérer. La marge d'erreur humaine a été considérablement réduite et lorsque des erreurs se produisent, des mesures de protection sont en place afin que les problèmes soient signalés et corrigés en temps réel. La nouvelle plateforme a permis au personnel de se concentrer davantage sur les personnes et moins sur les tâches administratives. Le service de Ressources humaines Iron Mountain est une solution capable de répondre à des besoins complexes dans un monde numérique.