Le changement pousse à la transformation numérique

Un fabricant de dispositifs médicaux fait évoluer ses processus de protection des documents dans un délai serré

Défi

L’identification des bonnes pratiques mondiales de gestion des documents physiques essentiels réalisée en 2018 par la maison mère s’inscrivait dans l’optique plus large de dématérialiser les informations, d’appliquer une analyse fondée sur l’intelligence artificielle/ le Machine Learning (IA/ML) et d’améliorer l’état global de la sécurité. 24 mois environ ont été accordés à chaque filiale pour se mettre en conformité.

D’emblée, l’équipe chargée de traiter les exigences du siège a ressenti la pression. La classification des documents essentiels a été élargie pour inclure de nombreux types de documents qui n’avaient jusqu’alors fait l’objet d’aucun traitement spécifique. On estime que 60% des supports papier existants pourraient être affectés par cette redéfinition, ce qui rend le défi physique considérable.

De plus, il aurait fallu mobiliser plus de personnel pour traiter les documents hétérogènes des différents services et gérer les systèmes de suivi des informations essentiellement au format papier.

La situation

• Chaque département opérationnel avait son propre système, en grande partie manuelle pour suivre les dossiers
• Plus de 50 coordinateurs à temps partiel ont été impliqués
• Le changement de classification des documents a affecté 60 % des documents papier
• Les délais serrés et les contraintes budgétaires ont mis le groupe de travail sous pression

Solution

L’équipe chargée de la gouvernance de l’information (IG) de l’entreprise a rencontré l’équipe du fabricant de dispositifs médicaux et Iron Mountain pour préparer une stratégie fondée sur les solutions numériques. Un programme complet de Records Management et de stockage des documents a été élaboré pour :

1. Numériser en toute sécurité chaque document et garantir une reproduction hautement fidèle
2. Conserver les documents physiques originaux dans des locaux hors site homologués
3. Confier les copies électroniques à des sites sécurisés de stockage numérique et de traitement des microfilms
4. Mettre à jour automatiquement la base de données des documents essentiels de l’entreprise

Résultats

La Direction de l’entreprise s’est réjouie du déploiement de la solution. En plus de résoudre les incohérences, l’automatisation des tâches a permis de réduire la charge de travail des coordinateurs des documents des différents services. La mise à niveau réussie du processus concernant les documents essentiels a permis d’envisager de redéployer les coordinateurs de documents à temps partiel vers des fonctions de production à temps plein, d’étendre l’automatisation de la gestion à d’autres domaines de l’activité et de faire progresser les projets d’analyse des données par l’IA/le ML.

Principaux avantages

• Les risques potentiels d’audit et d’exposition aux litiges sont réduits
• Normalisation des processus de gestion des documents essentiels de l’entreprise
• Accompagnement et soutien des futures initiatives IA/ ML de l’entreprise