Otkrijte što se nalazi u vašim kutijama za pohranu dokumentacije

Identificirajte svoju dokumentaciju i donosite opravdane odluke o njima uz Smart Reveal tvrtke Iron Mountain

Poslovni izazov

Kad su spisi pohranjeni bez metapodataka ili opisnih informacija, nemoguće je razumjeti što imate i donositi opravdane odluke o tome što zadržati, opravdano uništiti ili digitalizirati. Prikupljanje informacija koje nedostaju naporan je proces i zahtijeva ručno pregledavanje i dokumentiranje sadržaja svake kutije. Što se događa ako nemate proračun, osoblje, stručnost, vrijeme i prostor potrebne za dovršetak tako zahtjevnog projekta?

Kako to utječe na vas

Bez temeljitog poznavanja vaše arhive – a time i sposobnosti donošenja opravdanih odluka – vaš je jedini izbor trajno čuvati sve na neodređeno vrijeme. To znači nepotrebne troškove i rizike, ali i ograničava vašu sposobnost brzog pronalaženja informacija ili brzog odgovaranja na obaveze koje propisuju usklađenost, spajanja, preuzimanja i oduzimanja imovine.

Pronalazite li se u nečemu od sljedećeg...

• Čuvate spise sa šturim opisima na kutijama ili uopće bez njih?
• Imate kutije nepoznatog sadržaja?
• Trebate saznati što je u tim kutijama?
• Čuvate te kutije duže nego što je potrebno?
• Nedostaju vam resursi, vrijeme i prostor da biste to sami saznali? > Odlažete početak projekta čišćenja?

Ako ste odgovorili potvrdno na neko od ovih pitanja, zatražite od nas više informacija o rješenju Smart Reveal tvrtke Iron Mountain.

Oko 20 % papirnatih spisa čuva se u kutijama s malo metapodataka ili bez njih.* To znatno otežava raščišćavanje starih dokumenata.

Izvođač treće strane proveo je anketu o identifikaciji i čišćenju spisa u travnju 2022.

Upoznajte svoju dokumentaciju izvana i iznutra

Prikupite metapodatke na razini kutije potrebne za donošenje opravdanih odluka

Smart Reveal je cjenovno prihvatljivo rješenje koje obuhvaća fotografije i informacije o pohranjenim kutijama sa spisima nepoznatog sadržaja uz koje možete donositi informirane odluke što učiniti: zadržati ih, opravdano uništiti, ažurirati metapodatke, odrediti vlasništvo, digitalizirati spise ili što god drugo trebate.

Rješenje Smart Reveal fotografira vanjštinu svake kutije te nudi prikaz odozgo radi utvrđivanja što je unutra. To rješenje obuhvaća postojeće povijesne metapodatke tako da imate sve što trebate za procjenu sadržaja svake kutije i donošenje informirane odluke o odgovarajućem djelovanju.

To djelovanje obuhvaća sljedeće:

• Trenutačno ažuriranje metapodataka i opisa na razini kutija
• Uništavanje odabranih kutija
• Određivanje legitimnog vlasništva
• Slanje kutija na unos podataka
• Slanje kutija na daljnji pregled
• Digitalizacija dokumenata
• Prilagodba količine fotografija i kutova gledanja vašim potrebama