Iron Mountain Smart Sort

Vaš izazov

Trebate sortirati i ponovno organizirati svoju arhivu kako biste mogli donositi opravdane odluke o postupanju. Nažalost, to nije tako jednostavno kao što zvuči.

Zašto je dispozicija tako komplicirana?

• Nedostatak integriteta/vidljivosti arhive: Kada ključni metapodaci nisu zapisani i navedeni tijekom životnog ciklusa dokumentacije, teško ih je pretraživati, upravljati njima te donositi odluke o tome koju dokumentaciju treba sačuvati, digitalizirati ili uništiti.
• Pomiješane vrste dokumentacije i rokovi čuvanja: Različite vrste dokumentacije imaju različite zahtjeve. Ako dokumentacija nije organizirana prema klasifikaciji dokumenata ili rokovima čuvana ne možete sa sigurnošću i na opravdan način donijeti pravu odluku.
• Ponovna organizacija dokumentacije težak je i skup proces: Nedostaju vam resursi za sortiranje svakog dokumenta prema roku za uništavanje, vrsti dokumenta, jedinstvenom identifikatoru i drugim zahtjevima.

Što to znači

• Nepotreban trošak: Velike količine dokumentacije bez metapodataka na razini dokumenta koji su pohranjeni bez obzira na rokove za uništavanje ili klasifikaciju dokumentacije utjecat će na vašu mogućnost učinkovitog upravljanja arhivom.
• Povećani rizik: Čuvanje dokumentacije duže nego što je to potrebno povećava rizik od gubitka informacija i kršenja propisa. Također pridonosi složenosti procesa otkrivanja pravnih podataka, odgovora na reviziju i upravljanja sukladnosti.
• Gubitak produktivnosti: Pronalaženje onoga što vam je potrebno i donošenje brzih odluka o postupanju s dokumentacijom zahtijeva dobro organiziranu arhivu. Bez učinkovitog procesa sortiranja i ponovnog organiziranja dokumentacije mogli biste izgubiti vrijeme i odgoditi svoje bitne ciljeve.

Pojednostavljeno i ubrzano donošenje odluka

Uz rješenje Smart Sort tvrtke Iron Mountainmožete brzo i sa sigurnošću donositi odluke o staroj dokumentaciji kako biste omogućili usklađeniji i učinkovitiji sustav za upravljanje poslovnom dokumentacijom.

Naš obučeni tim za upravljanje dokumentacijom upotrijebit će podatke iz vaše baze podataka i rokove čuvanja dokumentacije kako bi automatizirao donošenje točnih odluka na razini dokumenta. Razvrstat ćemo i ponovno organizirati vašu dokumentaciju kako biste mogli sa sigurnošću donositi odluke o postupanju i brzo ispunjavati poslovne ciljeve, npr. odgovoriti na zahtjeve za otuđenjem, u vezi s pravnim pitanjem ili uništenjem.

Naš vam tim može pružiti podršku iz arhiva za dokumentaciju tvrtke Iron Mountain ili na vašoj lokaciji.

Povoljno rješenje

Tim tvrtke Iron Mountain može jednim potezom donijeti odluku u stvarnom vremenu, na temelju vaše politike čuvanja, o tome što učiniti s vašom dokumentacijom. To dovodi do značajne učinkovitosti, što nam omogućuje pružanje doista isplativog rješenja.