Így segít az elektronikus aláírás és az elektronikus szerződéskezelés üzleti problémáid megoldásában

A munkafolyamat-automatizálás, a digitális ügyfélélmény javítása, a munkatársak mindennapi feladatainak leegyszerűsítése, és a hatékonyságnövelés csak néhány ok a digital-first szemlélet mellett, melyek ma már azokat a cégvezetőket is elindítják ebbe az irányba, akik évekkel ezelőtt még vonakodva gondolkodtak már kialakult folyamataik optimalizálásáról.

Az elmúlt 1,5 év történései, mint például a Covid-19, és az otthoni munkavégzés elterjedése csak még inkább megerősítettek minket abban, hogy itt bizony nem lesz megállás a digitális fejlődés terén, sőt, valójában csak annak felgyorsulására számíthatunk.

A digitális átállás valamint a távoli munkavégzés támogatásához pedig olyan eszközökre van szükségünk, melyek nem csak lehetővé teszik az eddig elért standard fenntartását home office működés esetén is, hanem előreviszik a vállalatunkat, és még inkább felgyorsítják a munkafolyamatokat. Ilyen nélkülözhetetlen megoldás az elektronikus aláírás, és az elektronikus szerződéskezelés is, melyek bár apró változtatásnak tűnnek első látásra, összességében mégis jelentős hatékonyságnövelést tudnak eredményezni.

Milyen üzleti kihívásokra nyújt választ az elektronikus aláírás és az elektronikus szerződéskezelés?

1. Egységesítetlen, silókban történő iratkezelés

Akár a B2C, akár a B2B üzletágban komoly problémát és fennakadást tud okozni a lakossági, és az üzleti szerződések egységesítetlen kezelése. Az évek során felhalmozódó analóg, nyomtatott szerződések rengeteg hasznos irodai helyet tudnak elfoglalni. Ez arra készteti a céget, hogy bővülés esetén új irodai tér megvásárlásához vagy bérléséhez forduljon a már meglévő hasznosítása helyett. Ezen kívül a nyomtatott dokumentumok közötti keresés egy pár perces folyamatból könnyen akár több órás procedúrává alakulhat, amennyiben nem tartjuk karban rendszeresen a felhalmozódott iratkötegeket.

A helyzetet ráadásul tovább bonyolíthatja, ha cégünk nyomtatott szerződések mellett elektronikus szerződésekkel is dolgozik, hiszen így már két külön területen kell figyelemmel követni azok menedzsmentjét. Az ilyen szituációk jelentősen megnövelhetik az ezzel foglalkozó munkavállalók adminisztrációval töltött munkaidejét, ami az ő elégedetlenségükhöz, és a vállalat hatékonyságának csökkenéséhez vezethet.

Szerencsére egy olyan szoftver használatával, ami lehetővé teszi a digitalizált szerződések aláírását, tárolását, az indexálását, és a hozzájuk tartozó jogosultság-kezelést, egyszerűen felszámolhatjuk az irodában tornyosuló irathalmokat, és egységesíthetjük a szerződéseket.

2. Home office munkavégzés, és a távoli elérés hiánya

Az otthoni munkavégzés elterjedésével a cégeknek biztosítaniuk kell munkavállalóik számára azokat a körülményeket, melyek lehetővé teszik munkájuk maradéktalan elvégzését. A vállalatok egyre inkább lazítani kezdenek az irodában eltöltött időről szóló elvárásaikon. Viszont azért, hogy ezt biztosítani tudják, olyan eszközöket kell alkalmazniuk, amikkel a munkatársak otthonukból is hozzáférhetnek azokhoz az anyagokhoz, amikre szükségük van a hétköznapok során. Márpedig ez meglehetősen bonyolulttá válik, ha a szerződéseket, és más hivatalos dokumentumokat nyomtatott formában tárolunk.

A megfelelő eszközök, és szolgáltatások igénybevételével digitalizálhatjuk már meglévő analóg iratainkat, amik azonnal elérhetővé válnak azon munkatársaink számára, akiknek szüksége van rá. Az ezután beérkező elektronikus szerződéseket már egyszerűen, e-aláírás használatával érvényesíthetjük, majd a megfelelő elektronikus silókban tárolhatjuk.

3. Manuális, lassú munkafolyamatok

Amennyiben a XXI. században cégünkkel még mindig manuális munkafolyamatokkal terheljük a kollégáinkat, ne lepődjünk meg rajta, hogy jelentős elégedetlenséggel, lassú folyamatokkal, és elakadt projektekkel kell szembenéznünk. A digitális transzformáció egyik fő eleme az automatizáció, ami segít abban, hogy levegyük az adminisztráció, és a manuális munkavégzés terhét a munkavállalókról, akik ezáltal kreatívabb, izgalmasabb, és hasznosabb feladatokkal tölthetik az idejüket.

A digitális folyamatok előnyei közé tartozik az emberi figyelmetlenségből eredő hibák mennyiségének csökkenése, a projektek gyorsabb, és a hatékonyabb elvégzése, valamint a javuló ügyfél, és munkavállalói elégedettség is, melyekre minden modern vállalatnak nagy hangsúlyt kellene fektetnie.

Az ilyen folyamat-automatizációs megoldások közé tartoznak azok a szoftverek is, amik lehetővé teszik az elektronikus dokumentumok felülvizsgálatát, jóváhagyását, és aláírását akár már pár kattintással. Gyakori, hogy fontos iratok elvesznek a rengeteg beérkező irat/email között, viszont ezeknek köszönhetően az iratok nem fognak elkallódni az asztalokon vagy az email fiókok mélyén, és a munkavállalók sem fognak megfeledkezni róluk.

4. Jogi megfelelőség hiánya

A nyomtatott dokumentumok tárolásának egyik legnagyobb veszélye az, hogy nem tudunk sosem teljesen megbizonyosodni arról, hogy azok kizárólag a jogosultak kezei közé fognak kerülni. Ez jogi kockázatot is rejt magában, hiszen a titkos céges adatok, vagy a munkavállalókkal, külső partnerekkel kapcsolatos személyes információk kiszivárgása komoly következményeket vonhat maga után.

Viszont egy professzionális elektronikus szerződéskezelő rendszer megadja nekünk a lehetőséget arra, hogy jogosultsági köröket, és jogosultsági csoportokat határozzunk meg, így valóban csak azok tudnak hozzáférni ezekhez az iratokhoz, akiknek a munkája során szüksége van rájuk. Ráadásul az elektronikus aláírások használatával biztonságosan, és hivatalosan érvényesíthetjük a dokumentumokat, amit a felelős szervek is elfogadnak az ellenőrzések során. Ilyen eszközök használatával megbizonyosodhatunk a GDPR, Ptk., a Pp., vagy az eIDAS által előírt szabályok betartásáról.

Konklúzió

A cikkből láthattuk, hogy az elektronikus szerződéskezelés, és az elektronikus aláírás ideális eszközök arra, hogy még tovább fejlesszük, és még hatékonyabbá tegyük szervezetünket, miközben a távoli munkavállalás által diktált elvárásoknak is eleget teszünk. Fontos azonban megjegyezni, hogy sok esetben még mindig elvárás a hibrid dokumentumtárolás. Ehhez nyújt megfelelő irattárolási megoldást például az Iron Mountain szolgáltatása.

Mára már teljesen biztossá vált, hogy azok a vállalatok, akik nem tartják a tempót ezen a téren a digitális transzformációval, hátrányba kerülnek a konkurensekkel folytatott harcban. Ennek elkerülése érdekében kritikus, hogy a cégünk szükségletének, és jelenlegi állapotának megfelelő eszközöket válasszuk, amik hosszú távon képesek üzleti igényeink szolgálatában állni.