Miért tennéd a pincébe a legfontosabb üzleti irataidat, ha van erre jobb alternatíva?

Egy vállalat életében tengernyi nyomtatott dokumentum születik, amelyeket évekig vagy akár évtizedekig is meg kell őrizni. Ezek az iratok legtöbbször kritikusak a cég működése és gördülékeny üzletmenete szempontjából, így a tárolás mellett azok állapotának és olvashatóságának megőrzésére is törekedni kell.

A dokumentumokra szükség lehet egy-egy ellenőrzés vagy vizsgálat során, de akár évek múltán is felmerülhetnek olyan kérdések, amik miatt vissza kell keresni néhány régi, már archivált darabot. Ráadásul még a vonatkozó jogszabályok betartása és az adatbiztonság is terheli a cégvezetőket ebben a kérdéskörben. Ezért egy cég sem engedheti meg magának, hogy elhanyagolja a dokumentumtárolás kérdéskörét.

Viszont a legtöbb cégnek nagy kihívást jelent a többezres vagy tízezres mennyiségű iratok tárolása, hiszen erre limitált lehetőségük és költségvetésük van. Gyakran ezek az iroda egy termében vagy sarkában kerülnek rendszerezésre, a lehetőségekhez mérten, vagy az irodaház pincéjébe, esetleg padlására kerülnek évek múltán, amiről határozottan állíthatjuk, hogy nem a legideálisabb megoldás az iratok minőségének konzerválása érdekében.

De mégis mi lehet jobb alternatíva a fontos üzleti iratok tárolására?

A válasz egyszerű; a dokumentumok digitalizálása és a hibrid dokumentumkezelés.

Dokumentum digitalizálás - út a digitális transzformáció felé

Amikor digitális transzformációról esik szó, a legtöbbünknek elsőként a papírmentes ügymenet jut az eszébe. Bár a digitális transzformáció önmagában sokkal többet rejt, mind a dokumentum digitalizálás, mégis ez az egyik legfontosabb lépés a teljesen online ügymenet felé.

Ám sokakban felvetődhet a kérdés, hogy a temérdek nyomtatott dokumentum szkennelése és online rendszerezése után, mi történik a fizikai iratokkal?

Nos, itt jön képbe a hibrid dokumentumkezelés.

Mi az a hibrid dokumentumkezelés?

A hibrid dokumentumkezelés egyet jelent a felhalmozott irattömeg szkennelés általi digitalizációjával - ami igény szerint folyamat-automatizációval is kiegészíthető -, valamint az analóg dokumentumok biztonságos és rendszerezett tárolásával, ami egyszerű visszakeresést biztosít.

Hogyan néz ki ez a gyakorlatban?

Az Iron Mountain teljeskörű dokumentum digitalizációs és hibrid dokumentumkezelést végez ügyfelei számára, ami lefedi az iratok teljes életciklusát azok keletkezésétől kezdve a megsemmisítésig. Ez a folyamat 7 lépésből áll, ami 100%-ban igazodik a dokumentumok életciklusához.

1. Elemzés, adatstruktúra kezelés
2. Tanácsadás
3. Digitalizálás: a nyomtatott dokumentumok szkennelése, automatikus adatkinyerés
4. Igény esetén folyamat-automatizálás
5. Biztonságos tárolás és hozzáférhetőség biztosítás
6. Az új, digitális adatbázis integrálása a szükséges rendszerekkel
7. Megsemmisítés: a már nem szükséges iratok vagy adathordozók biztonságos megsemmisítése vagy újrahasznosítása

A digitalizálást szakértő kollégáink végzik, akik akár az automatikus adatkinyerést is képesek a partnereink segítségére hívni, amivel még inkább felgyorsítható a cég működése. Ezen felül szükség esetén a teljes üzletmenetet, vagy annak csak egy szegmensét is automatizálni tudjuk egyedi megoldásunk által, ami megfelel a modern, digitális és papírmentes elvárásoknak.

Viszont a már meglévő dokumentumok tárolásának feladata csak ezután kezdődik, ami sokak számára a legérdekesebb kérdés lehet ebben a témában.

Biztonságos adattárolás az Iron Mountain-nál

Vállalatunk két féle megoldást biztosít ügyfeleink számára, akik a digitalizálás után megbízható körülmények között, hosszú távon szeretnék tárolni a már korábban keletkezett iratokat:

1. analóg dokumentumok tárolása az ügyfél irodája területén az Iron Mountain módszerével,
2. az iratok biztonságos tárolása cégünk dedikált telephelyén.

Bármely megoldást választja a partnerünk, módszereink megegyeznek. Ötvözzük a passzív és az aktív dokumentumtárolás metódusát. A passzív dokumentumtárolást a régebbi, napi szinten nem használatos iratoknál alkalmazzuk. Ezeket egy egyedi vonalkóddal ellátott dobozba helyezzük, és egy, a telephelyen jól elkülönült helyen tároljuk, hogy biztosíthassuk ügyfeleinknek az anonimitást. Az aktív dokumentumtárolást olyan iratoknál használjuk, amelyekre akár napi rendszerességgel is szüksége van ügyfelünknek, például olyan esetben, amikor nyomon szeretné követni a vásárlók életútját. Ilyenkor a példányokat nyitott polcos rendszerben őrizzük meg, amelyek könnyen hozzáférhetőek.

Természetesen az analóg, nyomtatott dokumentumok mellett az adathordozók biztonságos tárolásáról is gondoskodunk. Ezeket igény szerint temperált páncélteremben helyezzük el, amelyek NO2 tűzvédelemmel és CCTV kamerarendszerrel vannak ellátva a maximális biztonság érdekében.

Dokumentumok visszakereshetősége

Bár ez mind jól hangozhat, mégis többekben felvetődhet a kérdés, hogy mi van akkor, ha nekik előre nem látott okok miatt szükségük van egy régi, nyomtatott dokumentumra. Aggodalomra semmi ok, ugyanis ez akkor is könnyedén megoldható, ha az üzleti dokumentumok off-site, azaz az Iron Mountain dedikált telephelyén kerülnek tárolásra.

Ilyenkor szakavatott irattárasaink előkeresik a szükséges dokumentumot a rendelkezésre álló vonalkódok alapján és a kért iratot elektronikusan vagy fizikai formában juttatják el a kérelmező ügyfélnek.

Értelemszerűen nemcsak a kezelés és a tárolás, de a szállítás során is kiemelt figyelmet fordítunk a példányok épségének megőrzésére.

Megsemmisítés

Minden dokumentumnak van egy érvényességi ideje és egy jogszabályokban előírt időintervallum, amíg azokat meg kell őrizni. Ám ezen időszak lejárta után ezek az iratok csak értékes helyet pazarolnak a vállalat irodáján belül, legyen az egy terem sarkában, vagy a pincében.

Szolgáltatásunkhoz az is hozzátartozik, hogy a már nem szükséges iratokat és adathordozókat oly módon semmisítjük meg, hogy azok senki számára nem lesznek felismerhetőek. Ezáltal nem kell a vállalatnak amiatt aggódnia, hogy ezek a fontos üzleti papírok jogosulatlan kezekbe jutnak és valaki visszaél a rajtuk szereplő adatokkal.

Cégünk a megsemmisítést minden esetben a vonatkozó DIN 66399 szabvány szerint végzi.

Hibrid dokumentumkezelés az iparág szakértőjétől

Az Iron Mountain 70 év tapasztalattal rendelkezik ezen a területen és 6 kontinensen, valamint 50+ országban biztosítja szolgáltatásait ügyfeleinek. Magyarországi telephelyünkön célzottan a hazai közönség igényeit elégítjük ki, nemzetközileg egységesített és elismert praktikákkal, amelyek már több, mint 225.000 partnerünk esetében bizonyítottak globálisan.

Biztosak vagyunk abban, hogy az általunk használt módszerek megbízható és hosszú távon is fenntartható alternatívát kínálnak KKV-k számára is, akik költséghatékonyan a nagyvállalatok digitalizációs eszköztárával gazdagodhatnak cégünk segítségével.