Irat és információmenedzsment digitalizálás 101

Whitepaper
Prémium tartalom

Miért érdemes digitalizálni? A rosszul kezelt információk lelassíthatják a folyamatokat, frusztrálhatják ügyfeleit és csökkenthetik a hatékonyságot. Az iratmegőrzési ütemterv és a biztonságos külső tárolásba való befektetés az intelligens digitalizálással kombinálva hozzáférést biztosít a szükséges információkhoz, amikor szüksége van rá.

Irat és információmenedzsment digitalizálás 101

Hogyan tud segíteni egy digitalizációs útmutató céged irat-, és információtárolásának tervezésében, kivitelezésében, és javításában?

A sikeres irat- és információmenedzsment (Records and Information Management, RIM) helyes tervezést, szervezést és átfogó stratégiát igényel. Egy jól kigondolt terv kulcsfontosságú ahhoz, hogy megfelelően irányíthasd a változó digitális és analóg iratokat, azok létrehozását és aktív használatát, a biztonságos tárolást és ezek tervezett megsemmisítését. Amennyiben jól végzed az adat- és információmenedzsmentet, az képes limitálni az információs veszélyeket, szabályozni a költségeket, és lefekteti a big data alapú analizálás alapjait.

Bevezetés

Hogyan tud segíteni egy digitalizációs útmutató céged irat-, és információtárolásának tervezésében, kivitelezésében, és javításában?

A sikeres irat- és információmenedzsment (Records and Information Management, RIM) helyes tervezést, szervezést és átfogó stratégiát igényel. Egy jól kigondolt terv kulcsfontosságú ahhoz, hogy megfelelően irányíthasd a változó digitális és analóg iratokat, azok létrehozását és aktív használatát, a biztonságos tárolást és ezek tervezett megsemmisítését. Amennyiben jól végzed az adat- és információmenedzsmentet, az képes limitálni az információs veszélyeket, szabályozni a költségeket, és lefekteti a big data alapú analizálás alapjait. 

Miért digitalizálj most?

Lassabb folyamatok, frusztrált vásárlók, csökkenő hatékonyság. Ez az, ami céged várja, ha rosszul kezeled az információkat. 

Ha a pandémia csak egy dolgot tanított meg számunkra, akkor az az, hogy a papír alapú dokumentumok prémium-árú irodában való tárolása nem mindig éri meg az árát. Sok cég már elemzi az irodai négyzetméter szükségleteit, és azon dolgozik, hogy meghatározzák mekkora térre is van szükségük valójában. Az új, és a már meglévő iratok digitalizációjával az emberek rájönnek, hogy pénzt és helyet takaríthatnak meg a papíralapú dokumentumok fizikai tárolásának felszámolásával.

A megfelelő megoldás használatával, legyen az egy külső helyszínen található, vagy egy adatbázisalapú tárolási lehetőség, akkor férhetsz hozzá a szükséges információkhoz, amikor csak szükséged van rá, miközben csökkented az iratok eltűnésének előfordulását is.

Az építkezéstől kezdve, a K&F-en és a HR-en keresztül a marketingig, a dokumentumok megosztása és a csapat együttműködésének lehetővé tétele nélkülözhetetlen vállalatod sikeréhez. A digitalizáció lehetővé teszi számodra ennek a megvalósítását.

Hol kezdd a digitalizációt?

Még mielőtt belekezdenél az irat-, és információ-digitalizálós projektedbe, mindenképp gondold át a következő tényezőket, amikor eldöntöd, hogy mit szeretnél archiválni: 

  • Kereshetőség/Megoszthatóság:
    Általában az iratok változó rendszerekben, felhasználási területeken, formátumokban, helyszíneken és részlegeken ütik fel a fejüket cégeden belül. Az információ menedzsmentet valójában az teszi költségessé, és nehezen kezelhetővé, hogy az információ gyorsan terjed, és képes alakot is váltani. Viszont, egy kontrollált digitális irattárház egyszerűen hozzáférhetővé teszi a fájlokat az emberek számára bárhol, bármikor.
  • Folyamat hatékonyság:
    Az iratmenedzsment folyamatokat és megoldásokat nagyon nehéz kontroll alatt tartani, főleg akkor, ha az nem digitális formában történik. Épp ezért, hogy elkerüld az operációs hatékonyság csökkenését, keress olyan munkafolyamatokat, amiket le lehet egyszerűsíteni, vagy hatékonyabbá lehet tenni az iratok digitalizálásával.
  • Irodai tér kihasználtsága:
    A papírokkal teli fizikai irattárolók sok helyet foglalnak el a drága irodádban, ráadásul az idő előrehaladtával lassítják a fontos dokumentumok előkeresését. Az iratok digitalizálása értékes területeket szabadít fel és növeli az információk hozzáférhetőségét. 
Töltsd ki az űrlapot a prémium tartalom letöltéséhez.

Elevate the power of your work

Kérj INGYENES konzultációt még ma!

Kezdés

 

A szkennelés, és az adat digitalizáció legfőbb motiváló tényezői:

Iratbiztonság, és jogszabályi megfelelőség

Bár a “tartsunk meg mindent, ki tudja, mi fog történni” mentalitás jóindulatúnak tűnik, gyakran elég költségessé válhat, és gátolhatja az operációs hatékonyságot. Annak érdekében, hogy meghatározd, hogy mit tarts meg és mitől válj meg jogi, megfelelőségi és üzleti célból, szükséged lesz egy betartható iratkezelési szabályzatra, irattári tervre.

Miután már tudod, hogy mit tartasz meg és azt hol tárolod, már egyszerűbben hatékonyabbá teheted a szkennelési projektedet. Az Iron Mountain segít Neked abban, hogy megoldd az iratmenedzsment komplex problémáját anélkül, hogy be kellene szkennelned minden egyes archivált és újonnan érkező dokumentumot. Nem csak abban segítünk, hogy megmondjuk Neked, mely iratokat használod ritkán, ezért azok ideálisak a zárt dobozos tároláshoz, hanem nyitott tárolású lehetőségeket is kínálunk számodra, ami lehetővé teszi a gyakran használt információkhoz való folyamatos hozzáférést.

Az e-book olvasásának folytatásához kattints a "Letöltés" gombra.