Iron Mountain 송장 처리 솔루션

송장 처리 자동화

과제

매입채무 계정(AP) 전문가의 경우 효율성과 정확성이 가장 중요합니다. 비즈니스 운영에 장기적인 영향을 미칠 수 있는 오류를 방지하는 동시에 송장을 신속하게 처리하고, 즉시 송금하며, 현금 흐름을 최적화하기 위해 이 두 가지를 모두 관리해야 합니다. 하지만 종이 기반 및 디지털 송장은 여러 장소와 우편함으로 전송되기 때문에 효율성과 정확성이 떨어집니다.

영향

수많은 이메일 받은 편지함, 서류 캐비닛, 하드 드라이브, 데이터 공유 등에 송장이 있는 경우, 업무를 보다 효율적이고 정확하게 수행하는 데 도움이 되는 기술의 힘을 놓치게 됩니다. 70%의 기업이 여전히 종이 송장을 받지만¹ 송장과 일치하는 수백 장의 종이 문서를 찾아 수동으로 검토하는 경우, 지급이 지연되어 공급업체 관계와 조직의 신용 등급이 훼손될 수 있습니다.

종이 송장에서 데이터를 수동으로 입력할 경우 수동 오류 또는 송장 분실의 위험이 있습니다. 중복 지불만으로도 업체에서는 총 지불액의 0.8%에서 2%까지 비용이 발생할 수 있습니다.² 또한 간단한 키 입력 오류도 초과 결제, 중복 결제, 결제 누락, 결제 지연으로 이어질 수 있으며 사기에 노출될 수도 있습니다.

비효율성은 결제 처리 속도를 늦추고 불필요한 비용이 발생합니다. 송장을 수동으로 처리하는 데 평균 17일(영업일 기준)이 소요됩니다.³ SAP Concur에 따르면 아시아 태평양 지역에서 송장을 수동으로 처리하는 데 소요되는 평균 비용은 약 12.90달러입니다. 기업이 대량의 송장을 처리할 때 이러한 비용은 크게 증가합니다.⁴

할 수 있는 일

Iron Mountain 송장 처리 솔루션을 사용하여 매입채무 계정 프로세스를 자동화하면 다음과 같은 당면 과제를 극복할 수 있습니다.

1. 실물 및 이메일 송장 수집을 집중화합니다.
2. 인공 지능(AI)의 강력한 기능을 활용하여 지능형 데이터 캡처를 사용해 종이 및 디지털 기록에서 송장 데이터를 추출함으로써 수동 작업과 오류를 줄일 수 있습니다.
3. 프로세스 워크플로우를 자동화하고 공급업체 송장의 기록 및 조달 데이터를 통합하여 의사 결정권자에게 지원하도록 합니다.

Iron Mountain 송장 처리 솔루션

AP 운영자의 워크로드를 줄이고 처리 오류를 없애야 하는 재무 책임자들을 위해 Iron Mountain 송장 처리 솔루션은 송장 수집에서 게시에 이르는 AP 프로세스를 안전하고 자동화된 통합 플랫폼으로 간소화합니다.

Iron Mountain 송장 처리 솔루션은 사전 구축된 커넥터, 워크플로우, 문서 유형, 메타데이터, 보존 규칙, AI 프롬프트를 통해 기존 AP 에코시스템에서 수동 작업의 자동화를 촉진하고 정보 관리 역량을 강화하는 확장 가능한 로우 코드 SaaS(Software as a Service) 솔루션인 Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform(DXP)을 기반으로 구축되어 있습니다.

고객은 정보 및 자산의 저장, 보호 및 관리를 전담하는 글로벌 기업인 Iron Mountain 을 신뢰함으로써 통합 플랫폼에서 종합적인 물리적 및 디지털 콘텐츠 관리, AI, 워크플로우 자동화 및 정보 거버넌스 기능을 활용하는 솔루션을 제공하여 다음과 같은 혜택을 얻을 수 있습니다.

• 물리적 및 이메일 형식 전체의 송장 관리를 중앙 집중화: 송장을 직접 디지털화할 수 있고 Iron Mountain에서 직접 수령하여 디지털화할 수도 있습니다. 또한 공급업체가 전용 AP 이메일 받은 편지함으로 송장을 전송할 수 있습니다. 당사의 솔루션은 물리적 및 디지털 기록을 위한 단일 저장소를 제공합니다.
• 솔루션의 지능형 문서 처리(IDP) 기능을 사용하여 데이터 캡처 자동화: 당사의 솔루션은 송장 헤더 및 라인 항목 데이터를 자동으로 추출하고 인덱싱하여 AP 운영자에게 수동 데이터 입력이 필요 없는 완전한 디지털 기록을 제공합니다.
• 플랫폼 간 데이터 연결: 기존 조달 시스템과의 통합으로 정보를 연결하여 정보 물리적 저장소를 제거합니다. 조달 데이터를 사용하여 구매 주문(PO) 일치 및 예외 처리를 자동화합니다.
• 언제 어디서나 액세스 가능: 승인된 사용자는 단일 웹 기반 포털을 통해 당사의 보안 ECM 플랫폼에서 송장에 쉽게 액세스하고 검색할 수 있으며, 예외 처리 규칙에 대한 알림을 받고, 거부된 송장을 공급업체와 공유 및 재처리할 수 있습니다.
• 비즈니스 보호: 감사 가능한 관리 체인, 안전한 저장소, 데이터 암호화, 액세스 제한 및 역할 기반 권한이 데이터를 안전하게 보호합니다. 당사의 콘텐츠 플랫폼은 업계 표준과 데이터 보존 정책을 준수하며, 감사 및 검색 요청에 대응할 수 있는 기능을 제공합니다.
• 전체 수명 주기 관리: Iron Mountain은 물리적 기록을 안전하게 보관 또는 파쇄하거나 반송하는 방법으로 처리할 수 있습니다.

이 결과는 수익에 상당한 영향을 미치며 다음과 같은 혜택이 있습니다.

• 보다 투명하게 송장 처리 수행: 사용자에게 친숙한 단일 포털에서 송장을 수시로 확인, 관리 및 처리할 수 있습니다. 클릭 한 번으로 각 송장의 처리 방식과 결제 방법을 확인할 수 있습니다.
• 정확도 향상: 송장 정보를 자동으로 추출하여 워크플로우에 입력함으로써 수동 데이터 입력으로 인한 오류를 방지합니다. 송장을 잘못 배치하거나 잘못 처리할 위험을 줄이거나 제거합니다.
• 효율성 향상 및 비용 절감: 디지털화 및 워크플로우 자동화를 통해 몇 번의 키 입력만으로 송장을 정렬 및 구성하여 매우 빠르게 처리할 수 있습니다. 또한 월간 마감에 소요되는 시간과 과도한 노동력도 절약할 수 있습니다.

1 CPA Practice Advisor, 지능형 문서 처리가 회계에 도움이 되는 7가지 방법, 2022년 7월.
2 Office of the Washington State Auditor, 공급업자에게 중복 지불하는 것은 문제다. SAO, 중복 지급을 예방하기 위한 조언, 2022년 2월.
3 CXOtoday, 비용 관리 기능에서 자동으로 송장 발행 솔루션의 필요성, 2023년 4월.
4 SAP Concur, APAC 기업이 디지털 송장 관리로 비용을 크게 절감할 수 있는 방법, 2023년 5월 액세스.