Eksterne arkivløsninger – en strategisk ressurs for bedrifter

Mange bedrifter står ovenfor utfordringen med å administrere en økende mengde informasjon, ofte med begrensede ressurser. Selv om moderne dokumenter ofte lagres digitalt, er det mange selskaper som på grunn av ulike lover og regler også har fysiske kopier av eldre eller viktige dokumenter. Oppbevaring av hele eller deler av det fysiske arkivet i egne lokaler tar opp stor plass som ellers kunne ha blitt brukt til andre formål. Det stiller dessuten høye krav til sikkerhet. Ved i stedet å oppbevare arkivet eksternt hos et firma som har spesialisert seg på arkivering, kan man redusere kostnadene til internt lager. Samtidig sikres det at alle verdifulle dokumenter blir oppbevart i henhold til gjeldende lover og regler. Her er noen av fordelene med eksterne arkivløsninger.

Hvorfor bør bedrifter benytte eksterne arkivtjenester?

Sikkerhet på høyeste nivå

Sikkerheten er avgjørende for all arkivering, og det er spesielt viktig når det gjelder sensitiv bedriftsinformasjon. Pålitelige leverandører benytter den nyeste teknologien innen sikkerhetsløsninger for å beskytte dokumentene dine mot skade, tap og uautorisert tilgang. Dette kan være alt fra fysisk sikkerhet i arkivfasilitetene til avansert datakryptering for digitale arkiver. Ved å oppbevare dokumentene eksternt hos en leverandør som spesialiserer seg på forvaltning og oppbevaring av bedriftsarkiver, kan du være trygg på at dokumentene er sikre og godt beskyttet gjennom hele oppbevaringsperioden.

Kostnadseffektivitet gjennom ekstern arkivering

Det å håndtere store mengder dokumenter kan fort bli både dyrt og plasskrevende. Ved å bruke eksterne arkivløsninger kan dere redusere interne lagerkostnader betydelig. Dette både i form av å frigjøre plass som kan brukes til viktigere ting, og ved å gi ansatte mer tid på å fokusere på kjernevirksomheten heller enn administrative oppgaver.

Oppfylle juridiske krav

Regelverket rundt informasjonshåndtering blir stadig strengere. Eksterne leverandører er eksperter på arkivhåndtering i henhold til gjeldende lover. De kan hjelpe bedriften din med å navigere gjennom kompliserte regelverk og sørge for at alle dokumenter blir oppbevart på en lovlig og forskriftsmessig måte. Uansett om det er snakk om GDPR eller regnskapslover, kan leverandører som tilbyr eksterne arkivtjenester hjelpe dere med å unngå sanksjoner og bøter for feil innlevering, håndtering eller avhending av dokumenter i henhold til lov.

Tilgjengelighet og effektivitet

Med eksterne arkivtjenester får bedriften din rask og enkel tilgang til arkiverte dokumenter. Alle dokumentesker skannes og merkes med strekkode, slik at dere får full oversikt over alle dokumentene deres. Dette gjør det enkelt å søke i dem og ta ut spesifikke dokumenter ved behov.

Avansert dokumentbehandling

Tredjepartsleverandører tilbyr ofte avanserte tjenester for dokumenthåndtering og indeksering, noe som gjør det raskt og enkelt for bedriften din å søke etter og finne spesifikke dokumenter. Det reduserer tiden ansatte må bruke på å søke etter informasjon, noe som optimerer arbeidsflyten og frigjør tid til andre oppgaver.

Plasseffektivitet

For mange bedrifter er kontorlokaler en kostbar og begrenset ressurs. Ved å bruke eksterne arkivtjenester kan bedrifter frigjøre verdifull kontorplass som ellers ville ha blitt brukt til arkivskap og oppbevaringsesker. Dette skaper ikke bare et bedre arbeidsmiljø, men det kan også gi rom for utvidelse av kjernevirksomheten.

Konfidensialitet og personvern

Eksterne arkivleverandører har strenge protokoller for konfidensialitet og personvern. Dette garanterer at sensitive opplysninger blir behandlet på en profesjonell måte med topp sikkerhet.

La Iron Mountain ta seg av bedriftsarkivet

Vi hos Iron Mountain er eksperter på informasjonshåndtering og GDPR-arkivering. Vi tilbyr skreddersydde arkivløsninger tilpasset bedriftens behov. Beskytt dokumentene deres i våre moderne arkiver med topp sikkerhetsstandard. Vi tar oss av hele prosessen, og dere får full sporbarhet slik at dere raskt kan finne dokumenter ved behov. Hos oss får bedriften en pålitelig partner som ikke bare beskytter, men som også forbedrer måten dere behandler og bruker verdifulle dokumenter.

Les mer om våre arkivløsninger her eller ta kontakt ved spørsmål om hvordan vi kan hjelpe dere med arkivering!