Arkivering

Oppbevar og beskytt dokumentene dine i våre sikre og moderne arkiver. Få full sporbarhet og god oversikt over arkivmaterialet ditt i kundeportalen vår.

Kontakt oss

Arkivering av dokumentene deres

Fakturaer, kvitteringer, kontrakter, gjeldsbrev, forsikringer og journaler er bare noen eksempler på dokumenter som blir behandlet daglig av ulike virksomheter. Mange av disse papirdokumentene må arkiveres et visst antall år, i henhold til ulike lover og regler. Det er også bestemmelser og krav om hvordan informasjonen skal arkiveres. Dette kan være vanskelig å holde styr på selv, da kravene varierer avhengig av hvilken type informasjon det er snakk om. I tillegg er det tidkrevende og dyrt å gjøre dette selv.

Iron Mountain er eksperter på arkivering, og vet hva som kreves for å håndtere og beskytte verdifulle dokumenter. Vi tar oss av hele prosessen, og du får full sporbarhet på alle dokumentene, slik at du raskt og effektivt finner akkurat den informasjonen du ønsker når du trenger den.

Sikre arkiver for bedrifter

Oppbevaring av arkiv på kontoret er plasskrevende, og det stiller høye krav til sikkerhet. Man må sørge for at all sensitiv informasjon er lagret i henhold til GDPR og arkivloven.

Når du i stedet oppbevarer bedriftens arkivdokumenter hos oss, frigis verdifull plass som kan brukes til andre formål. Det er helt trygt å oppbevare dokumenter i våre sikre arkiver. Arkivanlegget vårt er utstyrt med den nyeste innen sikkerhetsteknologien:

Dører med alarm og porter som er kameraovervåket døgnet rundt
Innbrudds- og brannalarm koblet direkte til en alarmsentral
Omfattende kontroller av miljø og klima, slik at arkivdokumentene er beskyttet mot ytre påvirkning
Sertifiserte (i henhold til PCI og ISO) arbeidsmetoder med utdannet sikkerhetspersonell
Oppbevaring i henhold til de nyeste arkivforskriftene

Vi gjennomfører jevnlige bakgrunnssjekker av alle ansatte, og gir alltid grundig opplæring innen dokument- og informasjonsbehandling for å kunne opprettholde høyest mulig sikkerhetsstandard. Vi samarbeider tett med deg som kunde, og tar oss av alt du vil arkivere. Du får direkte tilgang til informasjonen gjennom den nettbaserte kundeportalen vår.

Relaterte ressurser

Dokumentskanning og digital arkivering

Med tjenesten dokumentskanning og digital arkivering kan all informasjonen deres bli tilgjengelig digitalt på ett og samme sted. Les mer her!

Lagring i arkiv med full sporbarhet

Iron Mountain har gjort det så enkelt som mulig for deg å arkivere dokumenter. Slik kan du fokusere på kjernevirksomheten, og slipper å bruke ekstra tid på arkivering. Vi tar oss av hele prosessen for dere, og du vil ha full sporbarhet til alle dokumenter. Dette muliggjør raske og effektive søk når dere trenger utlevering av dokumenter fra fjernarkiv.

Via den nettbaserte kundeportalen vår, ReQuest Web, får du full oversikt over dokumentene dine, og de kan behandles både raskt og enkelt på nettet. Ettersom hver mappe og eske har fått en strekkode og er skannet inn i systemet vårt, kan du enkelt søke etter spesifikke arkivdokumenter med få klikk. Velg å få hele esker levert direkte på kontoret, eller be om å få tilsendt spesifikke dokumenter via e-post.

Slik er arkiveringsprosessen vår:

1. Sammen med deg skreddersyr vi en arkivløsning som passer til bedriftens behov.

2. En av spesialistene våre går gjennom arkiveringsprosessen sammen med deg, og viser hvordan du bruker vår nettbaserte kundeportal til å gjennomføre en bestilling enten det er innlevering eller utlevering av dokumenter.

3. Når du har bestilt henting, pakker du dokumentene du vil arkivere i Iron Mountains standardesker, som er spesialdesignet for langtidsoppbevaring. For å gjøre det enda enklere, kan vi til og med pakke arkivdokumentene for deg.

4. Vi legger til en unik strekkode for hver mappe eller eske, noe som gjør det enkelt for deg å finne informasjonen du trenger, når du trenger den.

5. Sjåførene våre har lang erfaring, og kommer og henter eskene som deretter kan spores med RFID-teknologi.

6. Strekkoden på eskene skannes når de forlater kontoret ditt, når de lastes inn i bilen og når de flyttes og oppbevares i arkivene våre. Slik kan vi forsikre deg om at ingen esker forsvinner på veien.

7. Vi kan til og med skanne inn hele eller deler av bedriftens arkiv for å gjøre det tilgjengelig digitalt.

Arkivering av dokument for alle virksomheter

Vi har systemer for arkivering av alle dokumenttyper:

Arkivering av regnskapsmateriell

I henhold til den norske regnskapsloven, må all primærdokumentasjon oppbevares i fem år. Bilag som opprinnelig er på papir, men har blitt skannet og lagret som en elektronisk fil, skal oppbevares frem til det er tatt sikkerhetskopi. Vi har flere arkiveringsløsninger for regnskapsmateriell som sikrer at arkiveringen alltid skjer på riktig måte.
Arkivering av personaldokumenter

Personaldokumenter inneholder ofte personopplysninger, noe som betyr at du må ta hensyn til GDPR ved arkivering. Vi er eksperter på arkivering og personaldokumenter, og har full kontroll på GDPR og andre lover og regler, inkludert arkivloven.
Arkivering av skannede fakturaer

Skannede fakturaer tilhører kategorien primærdokumentasjon, noe som innebærer at den innskannede versjonen må oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Vi kan hjelpe deg med skanning av fakturaer og makulering av originalen – vi kan ha kontroll på når fakturaene kan destrueres.

Arkivering av e-post

Det er ingen spesielle regler for arkivering av e-post for bedrifter, og retningslinjene for dette avgjør dere derfor selv. Men, e-poster med innhold som er relevante for annen lovgivning, for eksempel regnskaps- eller personaldokumenter bør arkiveres. Vi kan hjelpe dere med å sette opp en plan for e-postarkivering og ta oss av arkivet deres.
Arkivering av journaler

Pasientjournaler skal ofte oppbevares i minst ti år fra siste endring. Disse journalene må oppbevares på et trygt og sikkert sted, der uvedkommende ikke har tilgang. Dette kan for eksempel være i våre fysiske arkiver der vi kan oppbevare pasientjournaler i henhold til pasientdata loven og andre gjeldende lover.
Arkivering av offentlige dokumenter

Arkivering av dokumenter fra det offentlige skal først og fremst skje hos myndighetene som har ansvaret for dem. Det er ikke noen lovfestet tidsramme for hvor lenge det offentlige dokumentet skal lagres, da dette avgjøres av myndighetens arkivregler. Arkiv konsulentene våre kan ta turen til dere og bidra til å sette opp arkivregler og iverksette prosesser for effektiv arkivering, både fysisk og digital.

Flere arkiveringsløsninger

Vi kan hjelpe til med mer enn bare å oppbevare arkivet deres.
Her er noen eksempler på ulike prosjekter vi kan bistå med:

Flytting av arkiv

Iron Mountains erfarne personale kan hjelpe til med å sortere, pakke og transportere esker og arkivdokumenter fra deres lokaler til Iron Mountains arkiv anlegg. Vi pakker arkivdokumentene deres i Iron Mountains standardesker, legger til RFID-koder, og registrerer og beskriver innholdet via vår innholdstjeneste, enten på eske- eller mappenivå.

Gjennomgang og makulering

Uten regelmessig gjennomgang og makulering av utdaterte arkivdokumenter, risikerer man at arkivet vokser seg til å bli uforholdsmessig stort og dyrt å oppbevare. Iron Mountains spesialister hjelper deg med å rydde opp, slik at arkiverte dokumenter forblir relevante. Vi tar oss av og makulerer dokumenter som ikke lenger trengs, og utsteder deretter attest på at de er destruerte.

Inventar over arkiver

Det er viktig å vite hva du har i arkivene i tilfelle du blir tvunget til å dele informasjon i forbindelse med revisjon, rettssaker eller annet. Vi kan hjelpe dere med alt fra inventar av esker til å legge frem innholdslister og administrere materialbehandlingen. Vi kan levere fil- eller mappe spesifikke beskrivelser som hjelper deg med å administrere arkivet på dette nivået. Dermed kan du enkelt se hva hver fil eller mappe inneholder.

Reproduksjon av dokumenter

Vi kan rense og gjenopprette dokumenter som har blitt ødelagt, for eksempel på grunn av mugg, vann, forurensning, støv eller skadedyr.

Behov for å arkivere sensitivt materiale?

Har dere sensitivt materiale, som kunst, laboratorieprøver eller film som må oppbevares i arkiver med spesielt klima? I våre sikre anlegg kan vi tilpasse arkiveringen etter deres behov. Vi har klimastyrte arkivrom som oppfyller ulike krav til miljø og relativ fuktighet, i tillegg til spesialtilpassede hvelv for arkivering av film, magnetiske medier og lignende.

Ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål og trenger hjelp til arkivering.

Kontakta oss

Bransjeledende innen informasjonshåndtering og arkivering

Iron Mountain er bransjeledende innen informasjonshåndtering og arkivering. Vi har lang erfaring innen arkivering av dokumenter. I tillegg til våre fysiske arkivtjenester, har vi flere digitale tjenester som legger til rette for all dokumenthåndtering, og som effektiviserer arbeidet i bedriften din. Vi tilbyr blant annet digital arkivering, og AI- og maskinlærings systemet vårt Intelligent Content Service Platform hjelper deg med å få mest mulig ut av informasjonsressursene deres.

Vi gjør det enkelt å komme i gang.

BVed å sende inn dette skjema godkjenner jeg at Iron Mountain behandler mine persondata som beskrevet i Iron Mountains Personvernærklæring. Jeg bekrefter også at jeg har lest og forstått Personvernærklæringen. Du kan når som helst avmelde ditt tidligere samtykke til å motta informasjons eposter opt out her

Hvorfor Iron Mountain?

Vi har erfaringen og ekspertisen som kreves for å effektivisere organisasjonen samtidig som bedriftens og kundenes data er trygge og sikre. Together, we elevate the power of your work.

Hvem vi er