Intern Arkivering

Dokumenthåndtering?

Alle bedrifter produserer dokumenter, og for de fleste er dette viktig for at bedriften skal fungere.

Krav og regler om etterlevelse medfører at dokumenter må håndteres grundig og sporbart. Dette er alfa og omega, spesielt for store bedrifter som håndterer store mengder informasjon.

Ved kvalitetsinspeksjoner, også kalt revisjoner, er det viktig at bedriften kan vise at den håndterer dokumenter og arkiver systematisk og i samsvar med gjeldende regelverk.

Vi tar hånd om dine arkiver hos deg. Hva vil det si?

For bedrifter som håndterer store mengder dokumenter, er det nødvendig med god dokumenthåndtering. God dokumenthåndtering krever for eksempel et register over arkivet og et system som viser alle aktiviteter og forflytninger, og alle inn- og utplukk. Enten de fleste dokumenter sendes til arkivering eksternt utenfor bedriften, eller om de arkiveres fysisk i bedriften, er kravene de samme.

Dokumentene må sorteres nøye og struktureres i permer eller esker og merkes. Deretter registreres informasjonen på stedet i systemet og sendes til ekstern lagring eller oppbevaring på stedet. Dette må gjøres av ansatte som forstår og følger bedriftens arkivplan i detalj.

Alle viktige dokumenter må kunne vise hvem som har plukket dem frem og/eller bearbeidet dem. For å gjøre det mulig å overvåke og administrere tilgang til dokumenter trengs det et system som kan registrere disse aktivitetene. Dette medfører også at det blir enklere å hente ut nødvendig informasjon i fremtiden.

Siden bedrifter alltid prøver å bli mer effektive, blir det stadig vanskeligere å ha egne spesialister som kan ta seg av dokumenthåndteringen på stedet. Vår løsning er i stedet at dere får hjelp av oss i Iron Mountain. Våre eksperter innen informasjonshåndtering kan gi deg den støtten du trenger og samtidig optimere håndteringen. Vi bruker ikke mer tid enn absolutt nødvendig, og gjennom samarbeidet vårt kan dere fokusere på kjernevirksomheten.