Vanlige begreper innen arkivering – en ordliste

Arkivering er prosessen med å lagre og oppbevare dokumenter og informasjon på en strukturert måte for fremtidig tilgang. Dette kan inkludere både fysiske og digitale dokumenter, og gjøres for å oppfylle juridiske krav, forenkle bedriftens prosesser og oppbevare verdifull informasjon. For effektiv arkivering kreves tydelige rutiner og riktige verktøy slik at informasjonen er sikker, tilgjengelig og organisert på riktig måte.

En stor fordel med ekstern arkivering er at det er mulig å tilpasse tjenestene etter bedriftens behov. Dette kan være lagring av dokumenter fysisk, digitalt eller en kombinasjon av disse. Ekstern arkivering innebærer også høyere sikkerhet for sensitive opplysninger, siden profesjonelle aktører ofte tilbyr tjenester som sikker transport, bevoktede anlegg og avanserte digitale systemer.

Det er ingen generelle regler for hvor lenge private aktører må arkivere e-post. I stedet er det bedriftens informasjonshåndteringsplan som avgjør hvilke typer e-poster som skal oppbevares og hvor lenge de skal oppbevares. Samtidig er det viktig å huske at visse e-poster kan være underlagt andre lovkrav. For eksempel bør e-postmeldinger som angår regnskap eller ansettelser, lagres for å overholde bokføringsloven og arbeidsrettslige regler.

For offentlig sektor gjelder særlige regler i henhold til offentlighetsprinsippet, som sier at offentlige dokumenter skal være tilgjengelig for innbyggerne, med mindre de er underlagt taushetsplikt. En e-post kan anses som et offentlig dokument dersom den er mottatt av eller opprettet av en myndighet og brukes i virksomheten. Arkivloven stiller dessuten krav til at myndighetene verner og bevarer arkivene sine, som også omfatter digital kommunikasjon som e-post.

Arkivering av nettsteder innebærer å bevare innholdet på et nettsted for fremtidig referanse. I forsknings- eller juridiske sammenhenger kan det på et eller annet tidspunkt være viktig å dokumentere et nettsted. For offentlig sektor regnes nettsteder som offentlige dokumenter, noe som betyr at de skal oppbevares i original stand og gjøres tilgjengelig også etter endringer eller oppdateringer.

Destruering av arkiv er det siste steget i arkivets livssyklus, og innebærer sikker destruering av materialet. Dette må ikke forveksles med uttynning, som handler om å avgjøre hvilke dokumenter som skal bevares og hvilke som kan slettes. Uttynning er en forberedende prosess, mens destruering er den faktiske handlingen med å ødelegge materialet permanent.

Destruering kan utføres på ulike sikkerhetsnivåer. For materiale uten sensitiv informasjon kan dokumenter makuleres og sendes til gjenvinning. For konfidensiell destruering benyttes spesialsikret transport for å transportere materialet til bevoktede destrueringsanlegg. Der blir dokumentene makulert i svært små biter før de sendes til gjenvinning, noe som sikrer at ingen informasjon kan bli gjenskapt.

Uttynning av arkiv innebærer å rydde ut dokumenter og materiale som ikke lenger må oppbevares. Hvor lenge ulike typer materiale skal arkiveres styres av både lover og virksomhetens behov. For offentlige arkiver reguleres dette i arkivforordningen, mens private aktører må forholde seg til lover som bokføringsloven og foreldelsesloven. I henhold til den norske bokføringsloven skal for eksempel det meste av bokføringsmateriale oppbevares i fem år, mens andre dokumenter kan måtte oppbevares lenger.

Uttynning er en viktig del av arkivforvaltningen, og hjelper organisasjoner med å holde arkivene oppdaterte og håndterbare. I forbindelse med uttynningen bør det også legges planer for sikker destruering av materialet, spesielt hvis det er snakk om sensitiv informasjon.

Gjennomtenkte retningslinjer for uttynning bidrar til mer effektiv informasjonshåndtering, og dessuten til at lover og regler blir fulgt.

Arkivloven regulerer hvordan offentlige myndigheter skal håndtere og bevare arkivene sine. Formålet med loven er å sikre at allmennheten har tilgang til viktig informasjon, ta vare på kulturarven og støtte forskning. Den gjelder både fysiske og digitale dokumenter, og inkluderer alt fra regnskap til e-post og nettsteder.

I henhold til arkivloven skal myndighetene vedlikeholde arkivene sine slik at dokumenter og arkiver er tilgjengelige og i god stand under hele oppbevaringsperioden. For offentlige dokumenter innebærer dette også at informasjon som er av historisk verdi skal arkiveres permanent. Loven stiller også krav til at arkiver skal organiseres slik at de enkelt kan gjennomgås og brukes.

Arkivloven påvirker også hvordan myndigheter skal håndtere uttynning og destruering av dokumenter, for å unngå at verdifull informasjon går tapt. I praksis betyr dette at alle myndigheter skal ha tydelige retningslinjer for arkiver og dokumenterte rutiner for hvordan arkiver skal vernes, uttynnes og ivaretas.

Arkivering i henhold til lovkrav handler om å bevare dokumenter og informasjon på en måte som oppfyller reglene og retningslinjene som gjelder for virksomheten. Kravene varierer avhengig av bransje og dokumenttype. For eksempel må bedrifter overholde bokføringsloven, som krever at bokføringsmateriale blir arkivert i minst fem år, og GDPR, som styrer hvordan personopplysninger skal håndteres og oppbevares for å beskytte personvernet til enkeltpersoner.

For offentlige virksomheter er arkivforordningen og arkivloven sentrale, da de sikrer at dokumenter av historisk og juridisk verdi blir oppbevart på riktig måte. Innenfor offentlig sektor skal det også tas hensyn til offentlighetsprinsippet, som innebærer at dokumenter skal være tilgjengelige for allmennheten.

I henhold til den norske bokføringsloven må virksomheter oppbevare bokføringsmateriale i minst fem år etter utløpet av kalenderåret der bokføringsåret ble avsluttet. Regnskapsmateriale inkluderer fakturaer, kvitteringer, bokføringsbøker og andre dokumenter som viser selskapets økonomiske transaksjoner. Formålet er å sikre at informasjonen er tilgjengelig ved for eksempel revisjon eller rettssaker.

For å overholde bokføringsloven kan virksomheter velge å arkivere materialet sitt enten i papirform eller digitalt, forutsatt at det digitale materialet blir oppbevart på en måte som garanterer at det er uendret og tilgjengelig gjennom hele arkiveringsperioden. Med moderne teknologi og tydelige rutiner kan bedrifter effektivisere håndteringen av bokføringsmaterialet og samtidig sikre at alle lover blir fulgt.

Regnskapsmateriale som fakturaer, kvitteringer og annen bokføringsdata danner grunnlaget for bedriftens økonomiske dokumentasjon. Riktig arkivering av bokføringsmateriell gjør bedriftens økonomi oversiktlig og sporbar, både for interne behov og for å oppfylle krav fra for eksempel Skatteetaten.

I tillegg til å følge lovpålagte arkiveringsfrister, er det viktig å sørge for at bokføringsmateriell er tilgjengelig og godt organisert. Uansett om dokumentene lagres fysisk eller digitalt, bør virksomheten ha tydelige prosedyrer for sikker oppbevaring og beskyttelse mot tap eller utilsiktede endringer. Effektiv arkivering reduserer risikoen for feil, og det letter jobben ved fremtidige revisjoner eller kontroller.

GDPR (personvernforordningen) stiller krav til hvordan personopplysninger blir håndtert, lagret og arkivert for å beskytte personvernet til enkeltpersoner. Når virksomheter arkiverer informasjon som inneholder personopplysninger, må de sørge for at kun relevant informasjon blir oppbevart. Informasjonen må dessuten håndteres på en måte som oppfyller de grunnleggende prinsippene i GDPR, som formålsbegrensning, dataminimering og lagringsbegrensning.

For å overholde GDPR må bedrifter ha tydelige prosedyrer for når og hvordan personopplysninger skal slettes eller anonymiseres. Arkiver som inneholder personopplysninger bør også beskyttes med tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å forhindre uautorisert tilgang.

Arkivanalyse er prosessen med å undersøke og kartlegge et arkiv for å forstå dets innhold, struktur og verdi. Målet med en slik analyse er å identifisere hvilke dokumenter som bør bevares, hvilke som kan lukes ut og hvordan informasjonen bør organiseres for å være tilgjengelig og anvendbar. Dette er spesielt viktig i virksomheter som håndterer store mengder informasjon, da en godt gjennomført arkivanalyse kan føre til store kostnadsbesparelser og økt effektivitet.

En arkivanalyse tar hensyn til både juridiske krav og virksomhetens behov. Resultatet av analysen kan danne grunnlag for å utvikle en mer tydelig arkiveringsstrategi, implementere digitale løsninger eller forbedre eksisterende rutiner.

Digital arkivering innebærer lagring og håndtering av elektroniske dokumenter og filer på en strukturert og sikker måte. I motsetning til tradisjonell arkivering, krever digital arkivering spesifikke tekniske løsninger for å sikre at informasjonen forblir tilgjengelig og uendret over tid. Slike tekniske løsninger kan være alt fra skybaserte lagringssystemer til dedikerte e-arkiver som følger spesifikke standarder og regelverk.

Det er mange fordeler med digital arkivering. Den digitale formen gjør det enklere å søke etter og organisere informasjon, samtidig som det reduserer behovet for fysisk lagringsplass og legger til rette for etterlevelse av lover og regler som GDPR og bokføringsloven. Samtidig stiller det høye krav til beskyttelse av sensitive opplysninger, med sikkerhetstiltak som kryptering og sikkerhetskopiering for å unngå uautorisert tilgang eller tap av data.

Digital arkivering er en viktig del av moderne informasjonshåndtering.

Et e-arkiv er en digital løsning for lagring og håndtering av elektroniske dokumenter på en sikker og strukturert måte. Det fungerer som et tradisjonelt arkiv, men med den fordelen at dokumentene er enklere å søke i, sortere og dele. E-arkiver brukes ofte til å samle inn og lagre digital informasjon, men også for å gjøre fysiske dokumenter tilgjengelig for flere brukere gjennom skanning og digitalisering.

I et e-arkiv er dokumentene låst, noe som betyr at de ikke kan endres. Hvis noen gjør endringer, lagres disse som en ny versjon med en unik ID, noe som innebærer bedre sporbarhet og kontroll over alle oppdateringer.

E-arkiver brukes ofte også for å forbedre tilgangen til informasjon i en organisasjon. Ved å skanne dokumenter og lagre dem digitalt, kan brukere raskt og enkelt få tilgang til viktig informasjon. Med riktig e-arkivløsning kan bedrifter og organisasjoner håndtere både digitale og fysiske arkiver på en effektiv og bærekraftig måte.

En arkivar eller arkivkonsulent er en ekspert på administrering og organisering av arkiver, både fysiske og digitale. Deres arbeid omfatter alt fra å sikre at alle lovkrav er oppfylt til å utvikle strategier for effektiv informasjonshåndtering. Arkivarer jobber ofte i det offentlige, der de har ansvar for å etterleve arkivloven og offentlighetsprinsippet, mens arkivkonsulenter ofte bistår virksomheter og organisasjoner med å strukturere, tynne ut og digitalisere arkivene sine.

I henhold til nye regler er arkivering av kvitteringer blitt forenklet. Virksomheter som skanner og lagrer kvitteringer digitalt kan nå kaste de fysiske originalene umiddelbart etter digitalisering, så lenge overføringen gjøres på en måte som sikrer at informasjonen ikke kan bli endret eller gå tapt. Dette gjør det enklere for bedrifter å gå over til heldigital håndtering av bokføringsmateriale, noe som reduserer behovet for fysisk lagringsplass og gir en mer effektiv arbeidsflyt.

Til tross for de nye reglene, må digitalt lagrede kvitteringer fremdeles oppfylle kravene i den norske bokføringsloven og være tilgjengelig under hele arkiveringstiden, altså vanligvis fem år. Bedrifter må også sikre at deres digitale løsninger er tilstrekkelig for å beskytte informasjonen mot uautorisert tilgang og tekniske feil.

Det norske Arkivverket består av Riksarkivet, åtte statsarkiver, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv. Deres viktigste oppgave er å ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter og gjøre materialet tilgjengelig for bruk. De fører tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene. Riksarkivet forvalter i dag flere millioner dokumenter, både fysiske og digitale.

En viktig del av Arkivverkets arbeid er å støtte myndighetene i deres håndtering av dokumenter og arkiv. De utarbeider retningslinjer og forskrifter for hvordan dokumenter skal bevares og digitaliseres, og de tilbyr opplæring og verktøy for en mer effektiv arkivhåndtering.