1. Omdirigering av post
Dere omdirigerer posten til oss hos Iron Mountain, og vi digitaliserer den. Posten forlater aldri Iron Mountains lokaler.
Digital posthåndtering
Digital post for bedrifter gir bedre arbeidsprosesser
Det er både tids- og ressurskrevende å håndtere den fysiske posten som kommer til kontoret. Dette kan være fakturaer som skal betales, kontrakter som skal signeres eller viktig informasjon som er nødvendig for å ta de riktige avgjørelsene. All post skal åpnes, sorteres og til slutt ende opp hos riktig person.
Med Iron Mountains digitale posthåndtering kan dere samle all firmapost i én elektronisk postkasse. Vårt postmottak tar imot fysisk post som åpnes av et ekspertteam ved våre sikre anlegg. Posten blir deretter skannet og gjort tilgjengelig digitalt, og vi deler dokumentene direkte med riktig avdeling og bruker. En posttjeneste slik den skal være – enkel og sikker.
Digitaliser og automatiser arbeidsflytene dine for postrommet med Iron Mountain Digital Mailroom-tjeneste
Slik fungerer vår digitale posttjeneste
Vår digitale posttjeneste er sikker og enkel å administrere, slik at alt som har med post å gjøre går så problemfritt og enkelt som mulig. Slik fungerer det:
2. Mottakelse av post
Ekspertteamet vårt tar imot og åpner den fysiske posten for det videre arbeidet.
3. Skanning og indeksering
Vi skanner og indekserer posten med OCR-teknologi (optisk tegngjenkjenning), og gjør den tilgjengelig digitalt i en smart postkasse. Nøkkelord fanges automatisk, slik at de digitale kopiene kan bli sendt til riktig mottaker. Dere bestemmer selv nøkkelordene, og de kan enkelt endres. All elektronisk informasjon blir kryptert gjennom hele prosessen i et sikkert nettverk.
4. Rollebasert tilgang
Dere kontrollerer hvem sluttmottakeren skal være ved hjelp av rollebaserte tillatelser, noe som sikrer at kun riktig bruker har tilgang til den digitale posten.
5. Fleksibel tilgang til din digitale post
Den digitale posten er tilgjengelig døgnet rundt, uansett om dere jobber fra kontoret eller andre steder.
6. Posthåndtering etter digitalisering
Etter digitaliseringen kan dere velge hva som skal gjøres med papirposten: vi kan returnere den, lagre den eller makulere den på en sikker måte.
E-postkasse er et steg mot en papirløs arbeidsplass
Mange organisasjoner streber etter å bli papirløse, både for miljøets skyld og for å effektivisere arbeidsprosessene. Men når den fysiske bedriftsposten fortsetter å strømme inn til kontoret, kan det være vanskelig å se for seg en papirløs hverdag. Velg Iron Mountains digitale posthåndtering, og ta første steg mot å eliminere fysiske papirer på arbeidsplassen.
Ved å automatisere posthåndteringen kan dere får full kontroll over posten. Vi legger den fysiske posten deres i det automatiske posthåndteringssystemet vårt. Deretter kan dere håndtere både den fysiske og den digitale posten i deres egen e-postkasse som dere får tilgang til i vår programvare. Dere får full oversikt over og kan enkelt søke etter, behandle og dele posten på en sikker måte, uten å måtte håndtere et eneste fysisk papir.
Fordeler med digital postkasse for bedrifter
Du kan tjene mye på å gjøre all firmapost digital. Her er noen av fordelene med å ha en virtuell postkasse der dere kan samle både innskannet, fysisk post og digital post:
Bli papirløs
Ved å konvertere all fysisk firmapost til et digitalt format, slipper dere kjedelig papirarbeid. Dette er også tidsbesparende, og dere kan enkelt dele posten med aktuelle parter i bedriften.
Alt på samme sted
Med digital posthåndtering samles all post på ett og samme sted, og dere unngår risikoen for å gå glipp av viktig informasjon.
Raske søk
Takket være bruk av optisk tegngjenkjenning (OCR), blir alt innhold i posten deres søkbart, både med tekst og indeks. Dere kan raskt søke etter spesifikk informasjon eller spesifikke dokumenter.
Beskyttet informasjon
Hos oss beskyttes alltid informasjonen med topp sikkerhet. Når posten digitaliseres, blir den kryptert og overført til et sikkert nettverk med begrenset tilgang.
Automatiser arbeidsflyten
Ved å automatisere arbeidsflyten og redusere manuelt arbeid i forbindelse med posthåndteringen, frigis verdifull tid som i stedet kan brukes på kjernevirksomheten.
Bedre sikkerhet og kontroll
Med en digital postkasse bedrift er det enklere å spore posten, noe som bidrar til bedre kontroll og styring av dokumentflyten.
Kundereferanser
Relaterte ressurser
Se flere ressurserSe flere ressurser
Digitalt postrom spiller en fremtredende rolle i disse bransjene:
Løsninger for offentlig sektor
Presset for å implementere kostnadseffektive strategier som reduserer risikoene som er involvert i å beskytte, styre og bruke informasjon blir stadig større. Offentlig sektor-løsninger tilbyr:
Digitizing the mortgage mailroom
Unemployment claims, a pandemic, and the digital mailroom
Iron Mountains digitale posthåndteringstjeneste
Kontakt oss
Kontakt oss
Fyll ut skjema, så kontakter en Iron Mountain ansatt deg innen én dag.
Logg inn
Logg inn på din konto eller les hvordan du oppretter en
Kundeservice
Ta kontakt med kundeservice, så svarer vi deg på spørsmålene dine så raskt som mulig
Kontakt vår salgsavdeling
Kontakt med en av våre kunnskapsrike representanter for å få hjelp til å løse deres utfordringer og behov.