Iron Mountains digitale posthåndteringstjeneste

FORRETNINGSUTFORDRING

Du kjenner sannsynligvis til utfordringene forbundet med å håndtere papirbasert informasjon, og hvordan dette påvirker de ansattes effektivitet i tillegg til organisasjonens informasjonssikkerhet, konfidensialitet og overholdelse av retningslinjer. Mange ledere har lenge forsøkt å helt fjerne, eller minimere, mengden papirbasert informasjon fra eksisterende arbeidsprosesser. Det er foreløpig ikke mulig å fjerne alt papir fra arbeidsplassen, ettersom papirbasert post fortsatt blir levert til kontorer. Det er også de ansattes ansvar å håndtere det store volumet av innkommende post hver måned.

75 % AV ORGANISASJONER OPPLEVER PROBLEMER MED Å LEVERE DEN RIKTIGE INFORMASJONEN TIL DEN RIKTIGE PERSONEN.

KILDE: IRON MOUNTAIN AIIM Tiden er inne for digitale posthåndteringsløsninger

TENK OM DU KUNNE:

• Slippe å håndtere all post som leveres til organisasjonen. Forenkle samarbeid med automatiserte arbeidsprosesser.
• Gi dine ansatte tilgang til post selv om de jobber hjemmefra, og redusere driftskostnadene ved hjelp av ekspertkunnskap innen teknologi og prosesser.
• Forbedre informasjonssikkerhet og personvern.

SLIK FUNGERER DET

Iron Mountains digitale posthåndteringstjeneste er en abonnementsbasert løsning som lar deg eliminere papirarbeid i bedriften din. Først hjelper vi deg med å sende posten din videre til våre sikre fasiliteter.

Deretter vil ekspertteamet vårt motta, åpne og skanne den innkommende fysiske posten og gjøre den tilgjengelig digitalt rett i systemet ditt. IronMountain skanner, indekserer og sikrer kvalitetskontroll som møter dine krav til konvertering av dokumenter. Ved hjelp av skanning med optisk tegngjenkjenning (OCR-teknologi) kan innholdet i dokumentene dine bli fullstendig søkbart via tekst eller indeksering, og gjøres tilgjengelig i PDF, TIFF, Office-dokumenter og logoer på mer enn 50 språk.

Når dokumentene dine er digitalisert, kan du oppbevare, søke etter og få tilgang til dem via vår intelligente plattform for innholdstjenester, Iron Mountain InSight®, eller direkte tilgang i ditt eget system. Ved hjelp av metadata blir det enkelt og effektivt å søke etter og finne viktig informasjon. Brukerens rolle, kombinert med tilgangsregler for metadata, sørger for at den rette personen kan se dokumentet. Teamet ditt får tilgang til det digitaliserte dokumentet via internett og mobil, noe som sikrer oppdatert tilgang for fjernarbeidere. Samarbeid blir enklere ved at man kan spore endringer og legge til kommentarer i det digitaliserte dokumentet.

Du kan legge til ekstra funksjoner som integrasjoner for SSO, Outlook og/eller Gmail. Din elektroniske informasjon blir kryptert og overført til et sikkert nettverk, med begrenset tilgang til krypterte nøkler som du eier og administrerer. Du har flere mulige valg for det fysiske dokumentet: Det kan returneres til deg, eller du kan oppbevare det i en av Iron Mountains sikre fasiliteter. Vi kan også destruere og resirkulere posten du ikke lenger trenger å oppbevare.

LØSNINGEN KAN GI DEG DISSE FORDELENE

Iron Mountains digitale posthåndteringstjeneste lar deg søke raskt og enkelt etter viktige dokumenter fra et sentralt og sikkert sted, redusere tiden og kreftene du bruker på å lete etter informasjon og håndtere forutsigbare kostnader gjennom vår abonnementstjeneste.

FLERE LØSNINGER

Vår plattform for innholdstjenester (CSP), Iron Mountain lnSight, trekker ut verdi og innsikt fra data som støtter prosesser for forretningstransaksjoner og Back Office-funksjoner. Løsningen gir tilgang via mobiltelefon og skyen, og håndterer samtidig store volumer med ustrukturert innhold som dokumenter, videoer og bilder på en rask og effektiv måte. Iron Mountain InSight er en fleksibel og skybasert plattform med egenskaper som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) som også integrerer utviklingsplattformer basert på lavkode.

Iron Mountains rådgivningstjenester kombinerer teknologi med ekspertise og kompetanse for å tilby tjenester for informasjonshåndtering for bedrifter. Våre profesjonelle eksperter på informasjonshåndtering bruker tid på å bli kjent med dine spesielle behov og sette opp en detaljert prosjektplan med leveringstidspunkt.

Last ned ressursen på engelsk for å finne ut mer.