Fem steg for å håndtere arkivene ved kontorflytting

Kontorflytting er et stort prosjekt som krever nøye planlegging, ikke minst når det gjelder håndtering av virksomhetens arkiver. Dokumenter og arkiver inneholder viktig informasjon som må beskyttes, organiseres og håndteres i henhold til lover som GDPR og arkivloven. For mange bedrifter kan dette føles overveldende – hva skal tas vare på, hva kan digitaliseres og hva må destrueres? Her går vi gjennom fem viktige steg for håndtering av arkivene dine på en effektiv og sikker måte under kontorflytting.

Mange utfordringer med arkivhåndtering ved flytting av kontor

Når bedrifter planlegger kontorflytting, dukker det ofte opp en rekke spørsmål angående arkivhåndtering. Hvordan kan vi unngå tap av informasjon? Hvordan sikrer vi at vi følger regelverket? Plassmangel er en annen utfordring. Etter pandemien er det mange bedrifter som flytter til mindre lokaler, og de trenger løsninger for effektivisering av arkivhåndteringen sin. Ved overgang til hybridarbeid må man dessuten sikre at all dokumentasjon er tilgjengelig digitalt. Det å prøve å håndtere alle disse utfordringene uten en klar plan er ineffektivt, og det kan dessuten føre til høye kostnader og risiko for regelbrudd.

Fem steg for å håndtere arkivet før kontorflytting

1. Kartlegg og planlegg

Start med å gå gjennom både fysiske og digitale arkiver. Identifiser hvilken type informasjon som er lagret, hvor den er lagret og hvor lenge den må lagres. En slik gjennomgang hjelper deg med å se hva som er relevant, hva som er utdatert og hva som kan lukes ut. Med en tydelig plan reduseres risikoen for at viktig informasjon går tapt under flyttingen.

2. Digitaliser der det er mulig

Digitalisering er en effektiv måte å redusere mengden fysisk lagret materiale og gjøre arkivet mer tilgjengelig. Ved å skanne og konvertere dokumenter til digitale formater frigjøres plass, og det blir dessuten enklere å dele og administrere informasjon i det daglige arbeidet. Digitalisering av arkiv er spesielt viktig når bedrifter går over til hybrid- eller fjernarbeid, slik at informasjonen blir tilgjengelig for alle som trenger den uavhengig av hvor de jobber.

3. Rydd og organiser

Flytting av kontor er en perfekt mulighet til å rydde i arkivet. Fjern duplikater, utdatert informasjon og annet som ikke lenger er nødvendig. Sørg for å luke ut dokumenter på en sikker måte i henhold til gjeldende lover og forskrifter for å sikre at ingen sensitive opplysninger havner i feil hender. Deretter kan arkivet organiseres for å skape en mer strukturert og effektiv håndtering.

4. Sørg for samsvar

Ved håndtering av arkiv før flytting er det viktig å følge lover og regler som GDPR og arkivloven. Dette innebærer blant annet at dokumenter som inneholder personopplysninger kun kan oppbevares i en begrenset periode, og at sensitive opplysninger må håndteres og destrueres på en sikker måte. Godt planlagt arkivhåndtering hjelper deg med å unngå bøter og andre juridiske konsekvenser.

5. Implementer en langsiktig strategi

Kontorflytting gir muligheten ikke bare til å administrere eksisterende arkiv, men også til å lage rutiner for fremtidig arkivhåndtering. Implementer en langsiktig strategi som inkluderer digitalisering, regelmessig rydding og overholdelse av gjeldende lover. Dette gjør det enklere å administrere virksomhetens dokumentasjon i fremtiden, og det reduserer risikoen for informasjonskaos.

Iron Mountain hjelper deg med alt innen arkivhåndtering og -flytting

Ved å følge en strukturert prosess kan bedrifter unngå tap av informasjon og ineffektivitet ved kontorflytting. Dessuten frigjøres ressurser gjennom redusert håndtering av overflødige data, samtidig som lagrings- og administrasjonskostnadene blir redusert. Ved å sikre at arkivet blir håndtert i henhold til lover og regler, kan bedrifter også beskytte omdømmet sitt og unngå juridiske problemer.

Vi hos Iron Mountain er eksperter på arkivering og informasjonshåndtering. Hos oss kan du få hjelp med:

• Kartlegging av arkiv: Våre erfarne arkivkonsulenter gjennomfører en grundig arkivanalyse i deres lokaler for å identifisere hva som må oppbevares, digitaliseres eller destrueres.
• Digitalisering: Vi skanner og digitaliserer dokumentene deres, noe som gjør de lett tilgjengelig for alle ansatte og reduserer behovet for fysisk lagringsplass.
• Sikker lagring: For dokumenter som må lagres fysisk, tilbyr vi sikker arkivering i våre anlegg.
• Rådgivning og overholdelse: Vi hjelper dere med å sikre at arkivhåndteringen deres følger alle gjeldende lover og forskrifter.

Kontakt oss for hjelp med arkivflytting

Trenger dere hjelp med håndtering av arkivene før kontorflytting? Kontakt oss for en gratis konsultasjon, og vi forteller mer om hvordan vi kan gjøre arkivflyttingen smidig, sikker og effektiv!