På tide med kontorflytting? Vi tar oss av arkivet deres!

Skal bedriften flytte, eller skal dere legge ned kontoret? Uansett venter en omfattende prosess, der det må vurderes hvordan dere skal håndtere alt fra det eksisterende arkivet og lageret, til gammelt IT-utstyr som dere ikke lenger bruker.

Vi hos Iron Mountain er eksperter på å håndtere alle typer informasjonsbærende enheter, som arkiver og IT-utstyr. Vi vet hva som kreves for at bedriftsflytting skal foregå så problemfritt og sikkert som mulig. Med vår hjelp kan dere unngå vanlige fallgruver og sikre at både fysisk og digital informasjon er beskyttet og tilgjengelig under hele prosessen.

Eksperthjelp når dere skal flytte eller legge ned kontoret

Når det er tid for kontorflytting, er det mange selskaper som benytter tradisjonelle flytte- eller eiendomsfirmaer. Problemet er bare at disse selskapene ikke alltid har den ekspertisen som trengs for å håndtere konfidensielle papirdokumenter, skjøre IT-ressurser og annet sensitivt materiale som ikke må havne i feil hender.

Når du velger Iron Mountain, kan du stole på vår spesialkunnskap og erfaring, som garanterer sikker og nøyaktig håndtering av deres verdifulle informasjonsressurser. Vi skreddersyr tjenestene våre slik at de passer til deres behov, samtidig som vi sikrer at alt gjøres i henhold til sertifiserte arbeidsmetoder og i samsvar med lover og regler.

Våre tjenester for bedriftsflytting og nedlegging av kontorer

Arkivering av bedriftsarkiv

En av de største utfordringene ved kontorflytting er sikker arkivering av firmadokumenter. Vi hos Iron Mountain kan hjelpe dere med å ta vare på arkiver og oppbevare dem i våre sikre arkivfasiliteter. Ved å la andre ta seg av arkivhåndteringen i forbindelse med kontorflytting eller nedlegging, frigir dere verdifulle, interne ressurser. Samtidig minimeres risikoen for tap av data og brudd på databeskyttelseslover. Ved å la oss håndtere arkivflyttingen, sikrer dere at alle dokumenter blir behandlet i henhold til gjeldende lover og regler. Dette gir en trygg overgang uten at viktig informasjon går tapt. I tillegg kan det redusere kostnadene, ikke minst fordi personalet kan bruke tiden sin på bedriftskritiske oppgaver i stedet for å måtte ta seg av administrative oppgaver knyttet til arkivering.

Skanning av dokumenter

Etter hvert som stadig flere bedrifter går over til heldigitale prosesser for administrering av dokumenter, øker behovet for å konvertere både gamle og nye fysiske dokumenter til digitale formater. Våre skannetjenester gjør det mulig for dere å digitalisere hele eller deler av det fysiske arkivet på en rask og effektiv måte. Ved behov kan vi til og med skanne og digitalisere spesifikke dokumenter på forespørsel, noe som sikrer at dere alltid har tilgang til viktige arkivdokumenter under og etter flyttingen. Når alle dokumenter er samlet digitalt og i ett sentralt system, får dere lettere tilgang til ressursene, bedre søkbarhet i arkivet og forenklet informasjonshåndtering. Dette er spesielt verdifullt under kontorflytting eller nedlegging av kontor. Før skanning kan vi også bidra til å utarbeide en inventarliste over arkivet, og gjennomgå dokumenter som ikke lenger trenger å bli oppbevart. Vi kan makulere dokumenter som ikke lenger må oppbevares på en sikker måte.

Avhending av IT-utstyr

Har dere gammelt IT-utstyr liggende i kontorlokalene? Vi kan også hjelpe dere med å avhende gamle IT-enheter i henhold til gjeldende lover og miljøkrav. Prosessen vår sikrer at alt utstyr blir håndtert på riktig måte, enten det skal destrueres eller resirkuleres. Alternativt kan vi sørge for å gjenbruke dem slik at mest mulig av investeringsverdien blir bevart. Ved behov kan vi også hjelpe dere med oppbevaring av verdifull kunst og møbler, samt annet inventar. Vi sørger for at alt er godt ivaretatt til dere trenger det.

Enklere bedriftsflytting med Iron Mountain

For å forenkle flytting eller stenging av kontor, kan ekspertene våre først bistå med en kostnadsfri utredning, enten på stedet eller virtuelt. Denne utredningen gjør det mulig for oss å vurdere deres behov og foreslå de mest egnede tjenestene for deres situasjon. Det å velge Iron Mountain betyr ikke bare en effektivisering av selve flytteprosessen; det betyr også økt sikkerhet og redusert stress. Ved å overlate arkivforvaltning, digitalisering, destruering og oppbevaring til oss, kan dere fokusere på andre områder innen bedriftens utvikling og vekst.

Vil du vite mer om hvordan vi jobber? Les om hvordan vi ved flere anledninger har hjulpet svenske Praktikertjänst med å administrere kontorflytting og nedleggelse av klinikker.