Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Kompleksowe narzędzia i rozwiązania EOD w Iron Mountain
Iron Mountain przygotuje Twoją firmę do KSeF poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Oferujemy kompleksowe narzędzia i rozwiązania, które przeprowadzą Twoją organizację przez pełną transformację cyfrową posiadanych zasobów.
Digital Mailroom
Czas oczekiwania na wprowadzenie obowiązku przystąpienia do KSeF wykorzystaj na to, aby ujednolicić i ustandaryzować obieg wszelkiej dokumentacji firmowej, w tym faktur i dokumentów płatniczych.
Korzystając z usługi Digital Mailroom, najróżniejsze formaty faktur zostaną ujednolicone i przekształcone do jednej, wspólnej elektronicznej formy.
Skanowanie dokumentacji księgowej
Zapewnimy również digitalizację papierowych faktur i innych dokumentów księgowych, które nie są w zakresie KSEF. Każdy dokument zostanie odpowiednio zakwalifikowany, przekształcony w formę cyfrową i zaimportowany do bezpiecznego centralnego repozytorium.
Centralizacja dostępu
Sam wybierasz lokalizację dla swoich dokumentów w formie cyfrowej. Zeskanowane zasoby mogą znajdować się:
- w repozytorium w chmurze,
- w plikach współdzielonych,
- w systemach zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
Co ważne, bazę tę z łatwością będziesz mógł zintegrować z posiadanymi przez Ciebie systemami (np. ERP, poczta Outlook, SAP, LDAP czy Actie Directory).
Elektroniczne dokumenty w logicznych systemach
W systemie eVault każda faktura zostanie zindeksowana oraz otrzyma kod kreskowy. Dzięki temu nawigacja po zasobach oraz odnajdywanie potrzebnych informacji będzie przebiegać w sposób spójny i logiczny.
Pamiętaj, iż Krajowy System e- Faktur będzie respektował tylko elektroniczne dokumenty przesyłane w formacie XML. Każda faktura powinna zawierać szereg wymaganych elementów określonych w wymogach ministerstwa.
W momencie, kiedy będziesz posiadał ustrukturyzowaną i logiczną bazę dokumentów finansowo-księgowych, jej integracja z systemem KSeF przebiegnie szybko, sprawnie i skutecznie.
Dodatkowo w Iron Mountain możliwe jest stosowanie pieczęci kwalifikowanej w formacie PAdES, które są dopuszczone przez rozporządzenie eIDAS. Przechowywane dokumenty w formie cyfrowej będą respektowane w świetle prawa, gdyż otrzymają potwierdzenie, np.: kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Workflow AutomationTM
Rozwiązanie Workflow AutomationTM pomoże skompletować wszystkie Twoje cyfrowe faktury i wesprze workflow działu księgowego. System ten, wsparty algorytmami sztucznej inteligencji, usprawni prace księgowo-finansowe w całym procesie fakturowania, a Twoim pracownicy z łatwością odnajdą i powiążą ze sobą dokumenty potrzebne do określonych transakcji rozliczeniowych.
Wiedz, że faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie podlegają grupowaniu, a Workflow Automation przygotuje Twój personel do środowiska pracy w KSeF.
Dzięki zautomatyzowaniu schematów pracy:
- określisz ścieżki obiegu faktur i strategię zarządzania dokumentacją księgową,
- Twoi pracownicy zostaną wprowadzeni w środowisko odpowiedniej weryfikacji, akceptacji i przetwarzania danych, dokumenty sprzedażowe będą trafiały do właściwych działów i zostaną umieszczone w odpowiednich strukturach,
- otrzymasz wizualizacje faktury elektronicznej pobranej z KSEF,
- dane automatycznie zasilą Twoje procesy biznesowe.
Ministerstwo Finansów podało zakres danych, które obligatoryjnie muszą znaleźć się na fakturze strukturalnej. Mając tę wiedzę, już teraz możesz tak zoptymalizować workflow działu księgowego swojej organizacji, aby był spójny z nową rzeczywistością.
Automatyzując dział księgowości, przygotujesz swój biznes na integrację z KSeF, a ponadto:
- zabezpieczysz dokumenty przed zniszczeniem, zgubieniem czy nieupoważnionym dostępem,
- zintegrujesz dane z różnych systemów w czasie rzeczywistym,
- zoptymalizujesz realizacje sprawozdań finansowych i pełnej ewidencji podatkowej,
- usprawnisz bieżący monitoring obiegu dokumentów,
- zapewnisz szybki i sprawny dostęp do wymaganej dokumentacji z dowolnego miejsca,
- poprawisz wyniki ściągalności należności,
- zaoszczędzisz czas potrzebny na realizacje określonych działań księgowych i wyeliminujesz żmudną, ręczną pracę swojej kadry,
- uzyskasz dostęp do pełnej, zsynchronizowanej bazy danych czy historii Klientów, co ułatwi generowanie wiarygodnych raportów,
- zredukujesz liczbę błędów, które pojawiają się podczas tradycyjnej obsługi, generowania i przetwarzania faktur.
Bezpieczeństwo danych
KSeF wymaga, aby przesyłane i przechowywane faktury były odpowiednio chronione przed wyciekiem czy nieupoważnionym dostępem.
Iron Mountain zabezpieczy Twoje dokumenty na całej drodze transformacji cyfrowej. Zdigitalizowane pliki będziemy przechowywać w bezpiecznej formie.
Kopie zapasowe i magazyny do przechowywania papierowej wersji zasobów
Stworzymy kopie zapasowe wszelkiej zeskanowanej i zautomatyzowanej dokumentacji. Dzięki temu obejmiesz ochroną cenne informacje oraz z łatwością odzyskasz utracone dane. Zajmiemy się bezpiecznym magazynowaniem dokumentacji papierowej w specjalnie stworzonym do tego archiwum.
KSeF – wyzwanie i szansa dla każdego przedsiębiorstwa
Obowiązkowe przystąpienie do KSeF będzie jednym z największych wyzwań dla działu księgowo-finansowego i widocznie wpłynie na funkcjonowanie polskich przedsiębiorców. W obliczu tak radykalnej zmiany skorzystaj z usług Iron Mountain. Wesprzemy Twoje postępowania, aby dział księgowy płynnie przeszedł całą drogę cyfryzacji przedsiębiorstwa. Wyposażymy Twoją firmę w odpowiednie narzędzia i programy, które ułatwią i usprawnią pracę z Krajowym Systemem e-Faktur.
