Simplificando a complexidade dos dados para alcançar conformidade em auditoria e prontidão para IA

Setor

Tecnologia da Informação

Desafio

Um cenário de dados complexo exigia um processo personalizado de arquivamento e retenção.

Solução

Serviços de Consultoria em Governança da Informação da Iron Mountain e Iron Mountain InSight®, com integração ao Policy Center

Valor

• Atingiu uma eficiência 70 vezes maior no geral.
• Melhorou a eficiência em 60% na avaliação das regras de retenção de dados.
• Obteve conformidade para auditoria e prontidão para IA.

O propósito da Kyndryl é “ajudar as principais empresas do mundo a terem operações ininterruptas e a apoiar seus clientes”. No entanto, após a separação da IBM, a Kyndryl enfrentou o desafio de operar dentro de um cenário complexo de dados. Ao mesmo tempo, Paul Morton, Diretor Associado de Governança de Dados da Kyndryl, foi encarregado de estabelecer um processo de arquivamento e retenção dentro de nove meses.

Além do processo de desinvestimento e das novas operações, outras complexidades surgiram. A Kyndryl opera em mais de 70 países, o que exige que ela gerencie centenas de requisitos regulatórios específicospara retenção de dados.

Para implementar um processo eficaz de arquivamento e retenção e garantir conformidade com auditorias e prontidão para IA, a Kyndryl precisou resolver três desafios principais:

• Gerenciar um ambiente híbrido de sistemas legados e novos em várias funções empresariais: mais de 1.800 aplicações em mais de 50 data centers globalmente precisaram ser reduzidas, simplificadas e organizadas.
• Resolver problemas de posse de registros inconsistentes entre a Kyndryl e a IBM: mais de 1 milhão de registros de contato e 300.000 registros de clientes antigos precisavam de atenção.
• Navegar na complexidade e em uma estratégia de dados ambígua: sistemas, plataformas e aplicações heterogêneas, além de centenas de regras de retenção de dados
  específicas por país, impuseram desafios a uma governança eficiente da informação.

“A Kyndryl enfrentou desafios simultaneamente para implementar um processo eficaz de arquivamento e retenção, garantindo conformidade com auditorias e prontidão para IA. O benefício adicional dessa abordagem também preparou a Kyndryl para IA. Após a fase inicial de preparação e colaboração com a Iron Mountain, o processo de arquivamento e retenção estava operacional em seis meses”, compartilhou Morton.

Enfrentando os desafios

Em busca da conformidade para auditorias, a equipe de TI da Kyndryl decidiu adotar uma abordagem baseada em processos. Primeiro, a equipe identificou os processos de negócios específicos que a TI precisava apoiar. Depois, concentrou-se nas plataformas que poderiam dar suporte a esses processos empresariais. Essas plataformas prioritárias foram usadas como critério para simplificar o desenvolvimento de aplicações; por exemplo, um novo aplicativo não era necessário se a mesma funcionalidade já estivesse disponível em outra plataforma existente.

A equipe também determinou que o novo processo de arquivamento e retenção deveria proporcionar transparência na governança de dados e estabelecer uma única fonte confiável de informações. Conjuntos de dados e formatos discrepantes precisavam ser combinados em uma única plataforma para simplificar o acesso aos dados, aumentar a sustentabilidade e preparar os negócios para o futuro.

Os critérios da Kyndryl para selecionar um parceiro e uma plataforma incluíram três características principais:

1. Uma solução completa de um único fornecedor que também fosse configurável para atender às necessidades da Kyndryl.
2. Um líder reconhecido no setor.
3. Um parceiro confiável para os negócios da Kyndryl.

A Kyndryl escolheu fazer parceria com a Iron Mountain. Além de atender aos requisitos técnicos da empresa, a Iron Mountain possuía a experiência necessária tanto em governança da informação quanto no gerenciamento dos tipos de documentos com os quais a Kyndryl já armazenava fisicamente.

Preparando os dados

Liderada por Morton, a equipe de TI da Kyndryl trabalhou com seus parceiros internos de negócios e com a Iron Mountain para desenvolver um conjunto de regras de governança para armazenamento de dados. Foram definidos critérios específicos para dados ativos ou dados quentes utilizados diariamente, dados passivos ou frios para acesso rápido offline e dados arquivados que precisavam ser mantidos por razões legais, mas não como um backup.

“Nossas regras de arquivamento são essenciais para a recuperação e legalidade dos próprios dados. Manter dados por muito tempo pode ser tão problemático quanto não armazená-los”, afirma Morton. “Inicialmente, as regras gerais de retenção de dados incluíam 400 regras diferentes redigidas em linguagem jurídica, dificultando que as pessoas soubessem quais regras se aplicavam. Trabalhamos com a equipe de Governança da Informação da Iron Mountain para reduzir esse conjunto global para 93 regras simplificadas, que agora governam os arquivos da Kyndryl. Atualmente, estimamos que seja 60% mais eficiente avaliar políticas de retenção de dados do que no passado. E, o mais importante, aumentamos a confiança nos dados de referência.”

Além disso, a Kyndryl classificou as regras de retenção com base nos elementos mais importantes, tornando-as mais compreensíveis para os usuários. Cada regra foi definida conforme o tipo de dado, o objeto de armazenamento, o requisito mínimo e máximo de retenção, o ano, o país e o setor.

Garantindo prontidão para IA

Um dos resultados mais transformadores do processo de arquivamento e retenção foi o benefício duplo de obter dados preparados para IA. Isso porque a jornada para alcançar a prontidão para IA exige sistemas eficazes de gestão da informação e práticas rigorosas de conformidade.

Além da governança de dados clara, a Kyndryl também adotou uma abordagem sólida de catalogação de dados para fortalecer a gestão da informação. Usando InSight, os dados são classificados, marcados com metadados e organizados para gestão, acessibilidade e usabilidade em toda a organização. Como encontrar dados sempre foi um desafio, os usuários da Kyndryl agora podem acessar dados de forma colaborativa a partir docatálogo e de todas as informações da empresa.

“A Kyndryl também alcançou a prontidão para IA. Como sabemos quais dados temos e onde estão armazenados, podemos maximizar seu valor e usá-los de formaeficiente”, compartilhou Morton.

Gerando Resultados

O foco da equipe de TI da Kyndryl é apoiar as unidades de negócios e impulsionar os resultados empresariais. A implementação do processo de arquivamento e retenção, ao mesmo tempo em que preparava a empresa para a Inteligência Artificial, foi um sucesso em ambos os aspectos. Os arquivos de negócios melhoraram o acesso a dados utilizáveis, acelerando a tomada de decisões inteligentes para melhores resultados empresariais.

No geral, este projeto tornou a Kyndryl 70 vezes mais eficiente, simplificou a compreensão das regras, aprimorou a gestão de dados, reduziu os custos de gerenciamento de regras de conformidade enquanto melhorava a regulamentação e estabeleceu a prontidão para IA. “Resultados como esses são transformadores para a Kyndryl. Criamos a base para um futuro mais forte, mais inteligente e escalável”, afirmou Morton.

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