Transformați procesul dvs. consular - Renunțați La Documentele Pe Hârtie!

Identificați | Digitalizați | Stocați | Automatizați

Soluția Iron Mountain Paperless Consulate este o suită cuprinzătoare de servicii care simplifică procesele dvs. consulare, transformând experiența clienților și respectând în același timp conformitatea.

Hârtia și procesele manuale vă încetinesc

Consulatele acoperă, de obicei, o serie de servicii de înregistrare civilă menite să sprijine cetățenii care trăiesc în străinătate. La fel ca și alte birouri ale instituțiilor publice, consulatele trebuie să se ocupe de documentația moștenită, de obicei scrisă de mână și stocată în dosare fizice, ceea ce, în timp, a făcut ca arhivele fizice să crească exponențial, făcând dificilă găsirea cu ușurință a informațiilor. Recenta pandemie de Covid-19 a adăugat o presiune enormă asupra birourilor instituțiilor publice și a consulatelor pentru a emite, a reînnoi și a verifica de la distanță documentele cetățenilor.

Arhivele fizice de mari dimensiuni prezintă probleme legate de confidențialitate și securitate, din cauza imposibilității de a aplica cu ușurință politici de păstrare a datelor în timp real asupra unor volume mari de documente esențiale. Acest lucru expune consulatele la potențiale încălcări ale securității datelor și la amenzi. În plus, volumul mare de solicitări de copii ale dosarelor, de cazuri și de expedieri, împreună cu dependența de procesele manuale, în persoană, au dus la timpi de așteptare lungi și, în unele cazuri, la întreruperea serviciilor, având drept consecință nemulțumirea cetățenilor.

Digitalizarea securizată și gestionarea eficientă a dosarelor cetățenilor

Iron Mountain, un partener de încredere cu o moștenire și o experiență de peste 70 de ani în gestionarea informațiilor păstrate sub formă de documente, vă poate ajuta să rezolvați aceste provocări și să profitați de inițiativa privind Mecanismul de redresare și reziliență creat de Uniunea Europeană pentru a vă pune în aplicare strategia de transformare digitală.

Soluțiile noastre scalabile vă ajută să gestionați întregul ciclu de viață al informațiilor, permițând eficiența operațională cu un lanț de custodie dovedit și la un cost redus, optimizând în același timp spațiul de arhivare la sediu. De la evaluarea înregistrărilor fizice la scanarea documentelor fizice și consolidarea acestora într-un depozit digital, procesele noastre riguroase de gestionare a documentelor asigură transparența locului în care se află în permanență activele dvs. fizice și digitale, precum și dreptul de a accesa informațiile oricând și de oriunde, ceea ce permite îmbunătățirea productivității personalului, a experienței cetățenilor și a conformității.

Ce obțineți

• Profitați de inițiativa privind Mecanismul de redresare și reziliență creat de Uniunea Europeană (UE) pentru a vă accelera transformarea digitală.
• Respectați orientările UE privind digitalizarea.
• Vă consolidați patrimoniul imobiliar.
• Îmbunătățiți experiența și satisfacția clienților cetățeni.
• Implementați un lanț de custodie complet pe parcursul întregului proces de gestionare a informațiilor, astfel încât toate activitățile să poată fi auditate și urmărite.
• Securizați și gestionați conținutul cu capacitatea de a vă adapta la nevoile viitoare.
• Îmbunătățiți acuratețea certificatelor cetățenilor, inclusiv pentru documentele scrise de mână, și, de asemenea, accelerați serviciile consulare (de exemplu, solicitările de emitere de pașapoarte, de documente de călătorie de urgență etc.).

Opțiuni De Servicii End-to-end:

Sunteți unic - personalizați soluția dvs.