Transformați-vă procesele de înregistrare a actelor de stare civilă esențiale

DIGITALIZAȚI | STOCAȚI | AUTOMATIZAȚI | DEBLOCAȚI

PROVOCARE

Găsiți ceea ce aveți nevoie atunci când aveți cea mai mare nevoie

Oficiile de stare civilă acoperă, de obicei, o serie de servicii de înregistrare a actelor de stare civilă. Acestea au responsabilitatea de a furniza cetățenilor copii ale documentelor oficiale, cum ar fi certificatele de naștere, căsătorie și deces, iar în unele cazuri sunt depozitarul final al acestor înregistrări. Din punct de vedere istoric, documentele erau scrise de mână și stocate în registre fizice. Mai recent, documentele erau tipărite la imprimantă. Birourile instituțiilor publice se confruntă cu volume mari de solicitări de copii pe suport de hârtie ale documentelor de înregistrare, de lucru la cazuri și de expedieri, ceea ce presupune adesea sarcini laborioase, consumatoare de timp și costisitoare, care erau imposibil de standardizat având în vedere varietatea informațiilor și a formatelor de informații. Din cauza acestor provocări, mai recent, UE a solicitat birourilor instituțiilor publice să devină mai agile și să implementeze o mentalitate bazată prioritar pe abordarea digitală, cu scopul de a reduce eforturile depuse pentru a răspunde solicitărilor publicului.

În plus, registrele de stare civilă care se află în birourile de înregistrare dețin date care sunt esențiale pentru combaterea fraudei. În scopul de a contracara în mod activ criminalitatea, acuratețea înregistrărilor este esențială. Digitalizarea este un factor cheie al protejării înregistrărilor fizice împotriva degradării, pierderii sau deteriorării din cauze neprevăzute, asigurând acuratețea și, prin urmare, contribuind la economisirea fondurilor publice. În cele din urmă, birourile de înregistrare trebuie să gestioneze și să țină evidența solicitărilor cetățenilor, care vin de obicei sub mai multe forme (solicitări efectuate personal, precum și prin scrisori, e-mail sau prin intermediul site-urilor web), respectând în același timp termenele strânse de răspuns pentru astfel de solicitări.

SOLUȚIE

Deblocarea valorii datelor prin decizii informate

Soluția Iron Mountain este o soluție de software ca serviciu (SaaS), construită special, care combină scanarea documentelor fizice și stocarea digitală a acestora într-un depozit securizat în cloud, accesibil prin intermediul Iron Mountain Connect^™, hub-ul pentru clienți bazat pe web. Această soluție scalabilă vă ajută să gestionați întregul ciclul de viață al informațiilor cu un lanț de custodie dovedit. Acest lucru asigură în permanență transparența locului în care se află activele dvs. fizice și digitale pentru a îmbunătăți experiența cetățenilor și conformitatea.

În plus, se creează un depozit al tuturor datelor solicitate în format electronic, care permite birourilor instituțiilor publice să ofere ciclul de viață al informațiilor cu un lanț de custodie dovedit.

CUM FUNCȚIONEAZĂ?

Digitalizare

Digitalizați și indexați diferite tipuri de documente, de la certificate de naștere la certificate de deces, indiferent dacă se află în cărți legate, în dosare sau în pe microfilm, inclusiv documentație fizică și dosare operaționale de back-office – cu controale de calitate, protocoale de acces de securitate și fluxuri de lucru inteligente. Utilizând tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), toate documentele sunt complet disponibile prin căutare după text sau index și sunt disponibile în formate PDF, TIFF și Office în peste 50 de limbi.

Stocare

Stocarea fișierelor criptate într-un depozit securizat – Înregistrările electronice vor fi criptate în repaus și în timpul transmiterii prin intermediul unei rețele securizate cu acces restricționat prin chei de criptare. Permisiunile bazate pe roluri permit utilizatorilor autorizați să acceseze doar informațiile de care au nevoie, oriunde și oricând au nevoie de ele. Birourile instituțiilor publice, cum ar fi birourile de înregistrare, au posibilitatea de a partaja fișiere cu utilizatorii interni și externi ca link-uri și fișiere atașate de e-mail pentru vizualizare sau descărcare, în funcție de accesul acordat cu ușurință destinatarului datelor electronice.

Automatizare

Îmbunătățiți activitățile biroului de înregistrare și experiența cetățenilor cu un proces mai eficient și mai transparent. Automatizarea documentelor oferă o locație centralizată pentru a stoca și clasifica înregistrările digitale pentru eficiență operațională. De asemenea, aveți posibilitatea de a aplica automat reguli de păstrare a documentelor pentru a vă ajuta să respectați reglementările privind confidențialitatea datelor.

Documentele și imaginile scanate sunt preluate pe o platformă centralizată prin intermediul fluxului de lucru și sunt comparate cu cele din setul de date existent al Registrului, pentru a găsi corespondența dintre imagine și înregistrarea digitală relevantă. Utilizarea procesării ML ( invatare programata ) permite extragerea tuturor informațiilor relevante din imagini și permite ca înregistrările atribuite aceleiași persoane să fie potrivite unele cu celelalte, pentru a crea o identitate digitală.

Dacă este necesar, se poate implementa o verificare pentru controlul calității (QC) pentru a asigura o potrivire reușită între o imagine scanată și un document și/sau pentru a extrage informațiile lipsă. Înregistrările care sunt respinse în cadrul procesului QC sau care generează o excepție de afaceri (de exemplu, duplicate) sunt trimise la în coada pentru gestionarea excepțiilor. Acestea vor fi tratate de către echipele Iron Mountain în conformitate cu regulile de afaceri convenite sau, în cazul în care excepția nu se încadrează în regulile de afaceri stabilite, sunt plasate în coada de așteptare a clientului privind excepțiile.

Baza de date actualizată a înregistrărilor, care conține atât un pointer unic către imaginea înregistrării (și locația pentru imaginile complexe), poate fi apoi preluată în baza de date Iron Content Services Platform pentru gestionarea end-to-end a informațiilor. Alternativ, metadatele extrase pot fi preluate într-un sistem de depozit de conținut existent.

Prin implementarea acestei soluții, solicitările cetățenilor pot fi gestionate în mod automat. Rezultatul este un proces mai eficient și mai rentabil pentru entitățile guvernamentale și o experiență mai bună pentru clienți.

Deblocare

Beneficiați de vizibilitate și navigați cu ușurință prin volumele mari de date și acționați rapid la solicitările cetățenilor de acces la dosarele lor.

Iron Mountain InSight Content Services Platform - tablourile de bord oferă o afișare vizuală a datelor și a indicatorilor pentru o perspectivă robustă, care ajută la obținerea unui control mai bun asupra celor mai solicitate înregistrări. Câmpurile de date primare care, în combinație, creează o referință unică pentru fiecare înregistrare, sunt comparate cu datele existente ale birourilor instituțiilor publice pentru a corela fiecare înregistrare de setul de date corespunzător. Menținerea unei baze de date digitale pe o platformă de servicii de conținut va permite realizarea unor economii semnificative între administrațiile publice prin verificarea solicitărilor de pașapoarte în raport cu datele de înregistrare deținute de registre, în loc să se ceară solicitanților să prezinte de fiecare dată documente pe suport de hârtie.

CE OBȚINEȚI

• ÎMBUNĂTĂȚIȚI experiența și satisfacția clienților cetățeni.
• LANȚ DE CUSTODIE COMPLET pe parcursul întregului proces, asigurând că toate activitățile pot fi auditate și urmărite.
• CORELAȚI o imagine scanată cu o înregistrare digitală mai rapid și mai eficient din punct de vedere al costurilor.
• SUSȚINEȚI strategiile de digitalizare a registrelor generale.
• CONȚINUT SIGUR ȘI BINE GESTIONAT, cu capacitatea de a se adapta la nevoile viitoare.
• ÎMBUNĂTĂȚIȚI ACURATEȚEA pentru certificatele cetățenilor, inclusiv pentru documentele scrise de mână.
• COMBATEȚI CU SUCCES ACTIVITĂȚILE FRAUDULOASE și economisiți banii publici.