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律師事務所透過 Iron Mountain Clean Start 降低風險並擴大空間
客戶成功案例
該公司在整個工作場所都有不安全和未知的資訊，包括文件和資訊科技設備。 由於內部資源和專業知識有限，無法安全有效地完成專案。
挑戰
經過多年的日常營運、併購活動和員工流動，這家總部位於紐約的地區律師事務所面臨清理辦公空間和整理資訊資產的挑戰。 該公司在整個工作場所都有不安全和未分類的資訊，包括文件和資訊科技 設備。 由於內部資源和專業知識有限，無法安全有效地完成專案。
解決方案
Iron Mountain Clean Start®
結果
- 對 13,000 多個檔案進行盤點、排序、分類、組織和標記
- 提升風險管理
- 消除潛在的員工健康危害
- 提高跨職能生產力
- 簡化從任何位置存取案例文件的過程
- 增強空間管理
對於這家總部位於紐約的全方位服務區域律師事務所來說，保持客戶和其他組織文件井然有序，對於確保生產力和合規性至關重要。 完善且嚴格遵循的儲存、追蹤和利用實體和數碼資訊的流程將使公司能夠在多個團隊和地點無縫、高效和高生產力地工作。
多年的正常運作造成凌亂和混亂
多年的營運、併購活動和員工流動導致公司需要清理、組織和重新配置其資訊、流程和辦公室空間。 透過日常工作活動，可以明顯看出資訊的追蹤、保護和組織有限，並且無法清楚地識別文件。 這些都導致生產力下降、過度保留甚至引發資料外洩的風險。
更令人擔憂的是，一些記錄位於一個不安全的地下儲藏室，而建築物的另一個租戶可以進入。 地下儲藏室的門沒有門鎖，所有的文件都堆在架上或堆放在地板。 任何人都可以穿過儲藏室並篩選敏感的客戶資訊，這給律師事務所帶來巨大的風險。
由於地下室位置，部分文件也遭受了水損。 這導致地板上成堆的文件被幾英寸的黑色黴菌損壞。 更複雜的是，該公司的許多遺留文件與新客戶記錄混合在一起，這可能會導致潛在的利益衝突訴訟。
我們幫助這家律師事務所確定要儲存、合併以及要機密銷毁哪些內容。 從那時起，我們能夠透過大量減少紙本文件和不必要的儲存架大幅減少空間來重新利用空間進行生產性工作。
在這個辦公地點，這家公司無法告訴你他們有哪些文件、 有多少文件，而且他們無法追蹤 任何內容。 這導致了重大的保 留問題並增加了風險，因為文件 已經很多年沒有處理過。 所以，他們需要迅速行動以盡快鎖定並清點一切。
免費評估和明確行動
該律師事務所決定向 Iron Mountain Clean Start 團隊尋求協助。
團隊首先對公司的資訊管理程序和空間利用率進行免費現場評估，提供報告，強調了風險領域以及改善的機會。 第一個任務是，團隊致力於清理和恢復被水和黴菌損壞的物品。
清理工作結束後，團隊進行了排序、分類和標記公司混合且無組織的文件。 任何達到或超過保留要求的記錄都將被安全地粉碎和回收。 隨後，團隊協助清點了 13,000 多個文件，並停用了不必要的貨架和其他辦公設備。
跨職能生產力，簡化文件存取
透過清查流程，該律師事務所能夠清理、組織資訊資產，在某些情況下，還可以合理地銷毀資訊資產。 現在除了已更新文件貨架系統之外，該公司還創造了更多的實體空間並提高了生產力，以便法律人員可以專注於案件工作。
這家公司一直在與混亂、不乾淨和不安全的文件作鬥爭，但由於 Clean Start，現在情況好多了。 透過與 Clean Start 團隊合作，該律師事務所能夠識別和解決安全性問題，清理和恢復發霉的記錄，並提高組織和生產力。
詳細了解 Iron Mountain Clean Start 如何提升資訊和空間管理。
