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檔案與信息管理

Smart Assign

根據您的政策自動分配檔案代碼

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您是否有存儲著缺少檔案代碼的檔案箱？

停止過度保留檔案，並開始掌控保留程度

我為什麼需要紙箱級別的檔案代碼？
當檔案被存儲在帶有可識別描述但缺乏唯一檔案代碼和相關保留規則的紙箱中時，很難啟動法律封存、應對審計或就保留、數字化或銷燬哪些檔案做出明智的決定。

如果不根據保留政策分配檔案代碼，則意味著您可能會過度保留檔案，增加不必要的成本和風險，並限制您快速響應合規義務或輕鬆應對合並、收購和剝離的能力。

輕鬆實現紙箱級別的自動編碼

Iron Mountain Smart Assign 是技術賦能的解決方案，它簡化了紙箱級別檔案代碼的分配過程，並自動與您企業的保留政策保持一致。Smart Assign 消除了傳統的手工操作，併為您提供可見性和信心，使您能夠就歷史檔案做出明智且安全的決策。

Smart Assign

簡化以下操作：

根據您的保留政策，大規模分配檔案代碼

就哪些檔案需要保留、數字化或銷燬做出安全的決策

改善预算规划，降低档案存储的成本和风险

加速數字化轉型

輕鬆應對合規要求，或順利處理合併、收購和剝離事務

簡化您當前和未來安全銷燬不再需要保留檔案的能力

今天就聯繫我們

如何工作

Smart Assign solution summary

使用Smart Assign提高合規性

效率. 性價比高. 完成.

步驟1

識別未附帶檔案代碼的記錄

我們與您合作，識別那些存儲有描述性信息但未附帶檔案代碼的檔案箱。

步骤2

利用基於規則的算法

藉助超過40,000條規則的存儲庫、您的庫存報告以及最新的保留計劃，Smart Assign有助於識別需要處理的檔案箱，並自動應用檔案代碼。

方案3

執行質量檢查

一旦分配了檔案代碼，解決方案專家將執行質量檢查，向您發送一份彙總表以供驗證，然後將信息上傳到我們的在線門戶。

結果

做出安全可靠的決策

一旦您的檔案已根據保留政策得到正確分配，在保留期結束時，它們便可以被安全銷燬。

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不確定從哪裡開始？

Compass 是一項功能強大、以技術為驅動的診斷評估工具，它可以幫助您規劃檔案清理的需求。

為什麼選擇鐵山？

Iron Mountain 將數十年的檔案管理專業知識與一系列技術驅動型產品相結合，這些產品可解決企業整個實體檔案庫存的問題。

無論挑戰多麼複雜。

在清理您的歷史檔案庫存方面，我們明白沒有兩個箱子是完全相同的，不同的情況需要採取不同的方法。Smart Assign 是 Iron Mountain 的 Smart Records Cleanup Suite中的一個組件，該套件包含一系列協同工作的解決方案，旨在解決您企業的整個歷史檔案庫存問題。

從瞭解紙箱內部的內容到重新組織文件和分配檔案代碼，Smart Suite 是 Iron Mountain 成為您企業值得信賴的戰略合作伙伴的眾多原因之一。

要了解我們的 Smart Suite 是否適合您的企業，請聯繫您的銷售代表或填寫此表格。

常見問答

Iron Mountain 能幫助我確定哪些箱子應該經過 Smart Assign 過程嗎？

您的銷售代表可以與您一起審查您的庫存，並生成一份缺少檔案代碼的紙箱清單。

您是否需要取出檔案箱並逐一打開以分配檔案代碼？

Smart Assign 是一種技術賦能的解決方案，能夠在箱級自動分配檔案代碼。無需人工接觸任何箱子。

您是如何知道如何對我的箱子進行分類的？

Smart Assign 利用包含 40,000 多條規則的知識庫、您的庫存報告以及最新的保留計劃，在箱級自動分配檔案代碼。

我是否需要制定档案政策？

是的，您需要一份最新的檔案保留計劃來進行Smart Assign流程。

Smart Assign 是否適用於非紙質檔案？

是的，Smart Assign 適用於任何存儲在紙箱中的實物資產，如病理切片/蠟塊、縮微膠片、縮微平片等。

使用Smart Assign是否有紙箱的最低數量要求？

Smart Assign流程沒有紙箱的最低數量要求。

我的紙箱存放在幾個不同的檔案存儲設施中。我可以在所有地方都使用Smart Assign嗎？

是的，Smart Assign是一種技術驅動型解決方案，無需任何手動流程。因此，您的檔案可以保存在任何地點。

是否有其他產品或程序可以與Smart Assign配合使用，以幫助我清理歷史檔案？

Iron Mountain 提供了一系列解決方案，旨在幫助您清理整個遺留記錄庫存。欲瞭解更多信息，請訪問 ironmountain.com/smartsuite。

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