Digitale Archivierung im Rechtswesen

Den vertragswert steigern mit digitaler dokumentation

Russell Sanderson, Director of Technology, Outsourcing & Professional Services bei Iron Mountain und Catherine Bamford, Legal Engineer, CEO und Gründerin von BAMLegal

Es gibt wenige Berufe, in denen eine sorgfältige Archivierung so wichtig ist wie im Rechtswesen – für viele Prozesse ist es unabdingbar, unter zahllosen historischen Akten ein ganz bestimmtes Dokument zu finden. Leider kann das sehr arbeitsaufwändig sein, und diese zusätzlichen Kosten passen nicht gut in eine Zeit, in der mit immer weniger Ressourcen immer mehr erreicht werden soll. Deshalb wird jede vorausschauende Kanzlei daran interessiert sein, ihre Akten in flexible digitale Dokumente umzuwandeln, die sich schnell und effizient sortieren und durchsuchen lassen.

Die bisherigen Arbeitsabläufe auf strukturierte, durchsuchbare Daten umzustellen, kann jedoch kompliziert sein. Damit dieser Übergang erfolgreich verläuft, muss er konsistent und sorgfältig durchgeführt werden. Nur so kann die erweiterte Digitalisierung ihren vollen Nutzen entfalten. Für Juristen, die sich auf die Zuverlässigkeit ihrer Dokumentation absolut verlassen können müssen, ist nur das beste Ergebnis akzeptabel.

Zudem geht es bei der Digitalisierung nicht nur darum, schneller reagieren zu können, sondern auch darum, neue Funktionalitäten hinzuzugewinnen. Immer mehr Kanzleien erkennen, dass sie, um wettbewerbsfähig zu bleiben, digitale Services anbieten müssen, die ihre Kunden bei einer besseren Unternehmensführung unterstützen, indem sie beispielsweise umfassendere Daten über den Inhalt ihrer Verträge liefern. Derartige Einblicke sind sehr wichtig: Dem Consulting-Unternehmen McKinsey & Company zufolge kann durch ineffektive Kontrolle der Wert eines Vertrags jährlich um 9 % abnehmen. KPMG gibt an, dass 40 % des Werts eines Vertrags im Verlauf seines Lebenszyklus verloren geht.

Das Lebenszyklusmanagement für Verträge kann erheblich verbessert werden, wenn digitale Dokumente vorhanden sind und künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt wird, die wertvolle Erkenntnisse aus Verträgen extrahiert und gleichzeitig den Verwaltungsprozess beschleunigt. Damit all das umgesetzt werden kann, muss jedoch bereits zu Beginn des Digitalisierungsprozesses eine Reihe von streng eingehaltenen Standards vorhanden sein.

Die ersten Schritte zu Ihrer Digitalisierung

Papierdokumente in PDFs umzuwandeln, ist nur ein Teil des Prozesses. Ohne konsistente Formatierung und die Möglichkeit, sowohl einzelne Dokumente als auch Aktengruppen zu durchsuchen, bringt das nicht viel. Um im digitalen Aktenschrank Einheitlichkeit herzustellen, ist es unbedingt erforderlich, zu Beginn des Digitalisierungsprozesses eine standardisierte Nomenklatur festzulegen. Diese sorgt für ein konsistentes und logisches Archivieren und Abrufen der Akten, sodass relevante Informationen immer zügig an ihr Ziel gelangen. Außerdem hilft sie über eine Suchfunktion dabei, wichtige Beziehungen zwischen Akten zu erkennen.

Nach Abschluss der Digitalisierung kommen noch weitere Vorteile zum Tragen. Zum einen wird es möglich sein, Analysen im Archiv durchzuführen und die Erkenntnisse zu katalogisieren. Dabei treten auch Daten zutage, die potenziell noch nicht verschlagwortet, aber durchaus wichtig sind. Diese können dann sinnvoll klassifiziert und in Zukunft nutzbringend eingesetzt werden. Zum anderen können Berechtigungsstufen mit Passwortschutz festgelegt werden, um den Zugriff korrekt zu steuern. Wenn neue Dokumentation hinzukommt, kann auch diese auf logische, nachvollziehbare Art und Weise in das Archiv eingespeist werden.

Ihr Weg in die Cloud

Wenn Sie für die Speicherung Ihres digitalisierten Archivs eine cloudbasierte Lösung einsetzen, können Ihre Angestellten jederzeit und überall auf die benötigten Dokumente zugreifen, was insbesondere im Homeoffice wichtig ist. Außerdem steigt die Sicherheit: Wenn alles in der Cloud liegt, müssen keine Dateien mehr auf Laptops und USB-Sticks gespeichert werden, die viel zu einfach verloren, gestohlen oder infiziert werden können. Dadurch, dass mehrere Benutzer auf ein und dasselbe Dokument zugreifen können, müssen auch keine Akten mehr kopiert werden. Dass versehentlich zwei Versionen eines Dokuments kursieren, kann dann nicht mehr passieren.

Innovation im Rechtswesen

Seit jeher hat das Rechtswesen mit Bergen von Papier zu tun, was Probleme in Bezug auf Schnelligkeit, Zugriff, Weitergabe, Informationssuche und Lagerung mit sich bringt. Mit einem erweiterten digitalen Dokumentenmanagement können Juristen diese Schwierigkeiten überwinden und ihre Abläufe optimieren. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die erheblich einfachere Zusammenarbeit mit Partnern und Klienten sowie zwischen verschiedenen Niederlassungen – mit einem auditierbaren, gesetzeskonformen elektronischen Dokumentenarchiv.

Die Investition in eine skalierbare, sichere und konsistente digitale Dokumentenplattform kann durch den nahtlosen Upgrade-Pfad langfristig Geld sparen. Einen solchen benutzerfreundlichen und sicheren Service zu entwickeln, der all diese Vorteile bieten kann, erfordert jedoch Erfahrung und die entsprechenden Ressourcen. Das physische Archiv einfach einzuscannen, wird kein zufriedenstellendes Ergebnis liefern. Deshalb sollten Kanzleien immer mit einem zuverlässigen Spezialanbieter für die Digitalisierung zusammenarbeiten, der ein sicheres und vollständig durchsuchbares Archiv bereitstellt und seit vielen Jahren komplexe Implementierungen pünktlich, spezifikations- und budgetkonform umsetzt.

Sprechen Sie mit unseren Experten und lassen Sie sich dazu beraten, wie Iron Mountain auch Sie bei der Aktendigitalisierung unterstützen kann.