Records Management bei unbegrenzter Aufbewahrungspflicht

Was müssen Records-Management-Beauftragte beachten, wenn das Unternehmen oder die Institution zur unbefristeten Aufbewahrung sämtlicher Daten und Unterlagen verpflichtet ist? Die Streitkräfte mancher Länder dürfen beispielsweise Unterlagen nur im Fall einer unmittelbaren Bedrohung vernichten. Welche Verfahren haben sich bewährt, wenn die Daten- und Aktenbestände kontinuierlich weiterwachsen?

In Institutionen und Unternehmen, die alle Daten und Unterlagen unbefristet speichern bzw. aufbewahren müssen, kann sich der Alltag im Records Management zunehmend schwierig gestalten. Zwar ist eine unbefristete Aufbewahrungspflicht eher selten, aber sie kommt durchaus vor. Die Streitkräfte mancher Länder beispielsweise dürfen Aufzeichnungen nur im unmittelbaren Bedrohungsfall vernichten. Wo die Aktenbestände ständig anwachsen, sind Platzbedarf und Wiederauffindbarkeit zentrale Anliegen.

Hierarchisches Ablagekonzept: Storage-Tiering

Ob elektronische Daten oder Papierakten – die Pflicht zur Aufbewahrung sämtlicher Aufzeichnungen führt unvermeidlich zu Problemen mit dem Speicherplatz. Viele Unternehmen und Institutionen, die einer solchen unbefristeten Aufbewahrungspflicht unterliegen, wenden ein hierarchisches Aufbewahrungskonzept an. Man spricht von "Tiered Storage". In einem solchen System muss das Records Management die Daten und Dokumente je nach ihrer Wichtigkeit verschiedenen Stufen ("Tiers") zuweisen. Die am häufigsten benötigten Daten gehören dann zu Stufe "1" oder "A", weniger oft angeforderte zu Stufe "2" oder "B" und so fort. Die Anzahl der verfügbaren Stufen richtet sich nach den Erfordernissen des Unternehmens bzw. der Institution.

Die Dokumente der höchsten Stufe haben den Status "Hot Data" oder "Online", was nichts mit Netzwerktechnik zu tun hat, sondern die sofortige Verfügbarkeit der Daten auf Abruf ausdrückt. Oft werden diese Dokumente über ein Records Management-System bzw. in einem zentralen Aktenraum bereitgestellt und sind so jederzeit verfügbar. Dokumente anderer Stufen oder "Tier" sind so abgelegt, dass sie bei Bedarf relativ kurzfristig zugänglich gemacht werden können. Auch hier sind die Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens bzw. der Institution maßgeblich. Die niedrigste Stufe ist für Akten und Daten vorgesehen, die kaum noch nachgefragt werden. Sie werden oft von externen Anbietern verwaltet oder – bei sehr großen Unternehmen und Institutionen – in externe Archive ausgelagert.

Physische Ablage

Die Unterbringung von physischen Akten und Aufzeichnungen kann zu einer echten Herausforderung werden, wenn nichts entsorgt werden kann und ständig neue Informationsträger hinzukommen. Hier behilft man sich oft mit der Digitalisierung physischer Medien. Ab einem bestimmten Stichtag werden sämtliche neuen Akten und Inhalte in ein digitales Format umgewandelt. In vielen Fällen beginnt man dann irgendwann, auch Altakten zu digitalisieren. Das ist allerdings zeitraubend und kann Jahre oder sogar Jahrzehnte in Anspruch nehmen.

Digitale Ablage

Aber auch die Speicherung eines ständig zunehmenden Volumens an elektronischen Daten bringt Herausforderungen mit sich, denn wenn keine Altdaten gelöscht werden dürfen, wird der Hardware- und damit der finanzielle Aufwand immer größer. Gerade hier erweist sich das "Tiered Storage"-Konzept als sehr wertvoll. Neuere und häufig angeforderte Daten werden online in permanent zugreifbaren Records- Management-Systemen vorgehalten, weniger wichtige Informationen auf kostengünstigeren Medien wie Datenträger, Mikrofilm oder Mikrofiche.

Auffindbarkeit

Ein Tiered-Storage-System ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn man Informationen bei Bedarf gezielt auffinden kann. Für die Auffindbarkeit ist in der Regel ein Records-Management-System zuständig, das nicht nur aktive Daten (Tier 1) jederzeit abrufbar macht, sondern auch die Möglichkeit bietet, Unterlagen geringerer Wichtigkeitsstufe anzufordern. Um ein solches System aufbauen zu können, muss ein Records-Management-Team bereitstehen, das Informationen der richtigen Wichtigkeitsstufe zuordnen und sie bei Bedarf auf den unterschiedlichen Medien und an unterschiedlichen (auch externen) Standorten auffinden kann.

Unbegrenzte Aufbewahrung

Die richtige Strategie für die Verwaltung unbegrenzt aufbewahrungspflichtiger Akten und Daten zu finden, macht das Records Management zwar komplizierter, hat aber keinen Einfluss auf seine Grundprinzipien. Bei aller zunehmenden Komplexität muss man akzeptieren, dass an den grundlegenden Anforderungen nicht zu rütteln ist. Deshalb sollte sich eine umfassende Records-Management-Strategie in einem Umfeld, in dem sämtliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, an einer übergeordneten Informationsstrategie oder einem Informationsmanagementplan orientieren.