Modernes Archivmanagement sichert Effizienz und Ordnung in Büros
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Iron Mountain Clean Start hilft Ihnen bei der effizienten Schriftgutverwaltung – auch bei Büroumzügen und -schließungen.
Bei der Umgestaltung von Büroräumen sollten Unternehmen ihr Records- und Archivmanagement überdenken. Große Mengen an Dokumenten müssen effizient verwaltet werden. Diese Prozesse sind nicht nur komplex, sondern auch riskant, da vertrauliche Informationen sicher behandelt werden müssen.
Modernes Records- und Informationsmanagement: ohne Papier geht es nicht
In einer zunehmend digitalen Welt mag es überraschen, dass Papierdokumente immer noch eine wichtige Rolle spielen. Professionelles Archivmanagement ist dabei unerlässlich, um die Integrität, Zugänglichkeit und Sicherheit dieser Dokumente zu gewährleisten. Obwohl digitale Aufzeichnungen zunehmend bevorzugt werden, bleiben Papierarchive in vielen Bereichen unverzichtbar – sei es aus rechtlichen Gründen, wegen ihrer historischen Bedeutung oder aufgrund der Notwendigkeit, Informationen physisch greifbar zu haben. Ein gut organisiertes Archivsystem schützt nicht nur vor Datenverlust und Informationschaos, sondern bewahrt auch das kulturelle und geschäftliche Erbe für kommende Generationen. Das ist außerdem bei räumlichen Veränderungen von Büros wie Umzug oder Schließung extrem wichtig.
Schriftgutverwaltung in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen und New Work
Wenn Büroräume aufgeräumt, geschlossen werden oder umziehen sollen, stellt dies Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen im Bereich des Records Managements, was die Verwaltung und rechtskonforme Archivierung von physischen und digitalen Geschäftsunterlagen umfasst. Gleichzeitig bieten diese Situationen wertvolle Chancen zur Optimierung, Digitalisierung von Dokumenten und Effizienzsteigerung. Mit sorgfältiger Planung und Umsetzung können Unternehmen diese Veränderungen erfolgreich bewältigen und langfristig davon profitieren.
Herausforderungen und Chancen
Datenmigration und -sicherheit
Beim Umzug oder der Schließung eines Büros müssen große Mengen an Dokumenten und Daten transferiert oder archiviert werden. Dabei stellt sich die Frage, wie physische und digitale Unterlagen sicher und effizient transportiert oder gesichert werden können, um Datenverluste und Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Optimierung und Effizienzsteigerung
Veränderungen der Büroräume bieten die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Unternehmen können ineffiziente oder veraltete Methoden des Records Managements identifizieren und durch moderne, effizientere Ansätze ersetzen, was zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität führen kann.
Regulatorische Anforderungen
Unternehmen unterliegen oft strengen gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Aufbewahrung von Dokumenten. Bürooptimierungen erfordern eine genaue Prüfung und Einhaltung dieser Vorschriften. Dies umfasst sowohl die Fristen zur Aufbewahrung als auch die sichere Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente.
Digitale Transformation
Die Neustrukturierung von Büros ermöglicht es Unternehmen, verstärkt auf digitale Lösungen zu setzen. Der Umstieg von physischen auf digitale Akten spart Platz, beschleunigt die Suche nach Informationen und verbessert die Datenintegrität. Dies ist ein Schritt hin zur digitalen Transformation der Arbeitswelt, die langfristig viele Vorteile bietet.
Technologische Integration
Die Integration neuer Technologien während eines Büroumzugs oder einer Schließung kann eine Herausforderung darstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Records Management-Systeme mit neuen IT-Infrastrukturen kompatibel sind und die Workplace Transformation reibungslos funktioniert.
Bessere Datenanalyse und Entscheidungsfindung
Mit optimierten und digitalisierten Records Management-Systemen können die Mitarbeiter:innen Daten besser analysieren und nutzen. Fundiertere Entscheidungen und eine strategische Planung der Geschäftsführung, basierend auf präzisen und aktuellen Informationen, werden dadurch ermöglicht.
Mitarbeiter:innenschulung
Ein weiterer kritischer Aspekt ist die Schulung der Mitarbeiter:innen im Umgang mit neuen oder veränderten Informationsmanagementsystemen. Dies erfordert Zeit und Ressourcen, ist jedoch unerlässlich, um eine konsistente und effiziente Handhabung aller Informationsassets im Unternehmen zu gewährleisten.
Nachhaltigkeit
Die Reduktion von Papier und der Einsatz digitaler Lösungen tragen zur Nachhaltigkeit bei. Unternehmen können durch die Minimierung ihres Papierverbrauchs und die effiziente Nutzung von Ressourcen ihre Umweltbilanz und ihr Markenimage verbessern und gleichzeitig Kosten senken.
Wie Clean Start Ihnen beim Informations- und Archivmanagement hilft
Iron Mountain Clean Start unterstützt Unternehmen bei verschiedenen Aspekten des Informationsmanagements.
Analyse und Planung
- Eine Fachkraft von Iron Mountain analysiert persönlich oder virtuell Ihre Büroräume, um Prioritäten, Herausforderungen und vorhandene Informationen zu erfassen.
- Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir einen Plan zur Umsetzung projektbezogener oder portfolioweiter Initiativen. Er zielt darauf ab, Risiken zu verringern, die Produktivität zu steigern und die Nachhaltigkeit zu verbessern.
Effiziente Projektausführung
- Clean Start hilft, die Projektausführung zu beschleunigen und Büroflächen zu verkleinern oder umzugestalten, um den ROI zu verbessern.
- Dazu gehören unter anderem die sichere Verpackung, der Transport und die externe Lagerung von Unterlagen, die sichere Vernichtung veralteter Dokumente und der Transport und die Einlagerung von Möbeln, Paletten und Geräten.
- Zudem werden nicht mehr benötigte Bürostandorte sicher geschlossen und alte oder redundante Informationsassets vernichtet und nicht mehr benötigte IT-Assets dem Remarketing zugeführt.
Schutz vertraulicher Informationen
- Clean Start gewährleistet den Schutz vertraulicher oder sensibler Informationen durch geschulte und überprüfte Mitarbeitende sowie eine sichere Nachweiskette.
Nachhaltige Ergebnisse
- Während der Projektausführung wird auf Nachhaltigkeit geachtet, indem beispielsweise Dokumente sicher vernichtet und recycelt werden. Auch alte IT-Assets können aufbereitet und weiterverkauft werden.
- Büromaterialien und Mobiliar aus geschlossenen Büros werden an gemeinnützige Organisationen gespendet, um Abfall zu minimieren.
Verbesserte Zusammenarbeit
- Clean Start fördert die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern durch eine einheitliche Implementierung der Lösungen für das gesamte Projektportfolio.
Records- und Informationsmanagement für die digitale Transformation – ein Erfolgsbeispiel
Eine globale Bank konnte durch den Einsatz von Clean Start ihren Bürobedarf erheblich reduzieren. Millionen von Dokumenten wurden extern eingelagert, tausende Kilogramm veraltetes Papier sicher vernichtet und hunderttausende Akten digitalisiert, um die Einführung digitaler Prozesse zu unterstützen. Das Ergebnis war ein moderner, flexibler Arbeitsplatz mit Bereichen für Meetings und Zusammenarbeit sowie ein Standardprozess für zukünftige Projekte im Unternehmensportfolio.
Kontaktieren Sie uns jetzt für ein individuelles Angebot und profitieren auch Sie vom Informationsmanagement mit Clean Start, indem Sie Ihre Räume optimal ausnutzen, das Risiko senken und die Nachhaltigkeit steigern!
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