Verfahrensdokumentation – Herausforderungen der digitalen Informationsverarbeitung

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor viele praktische Herausforderungen, die großen Einfluss auf die Verfahrensdokumentation haben. Dazu zählt einerseits Multi-Channel-Input: Unternehmen müssen Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen verarbeiten, darunter E-Mails und diverse Social-Media-Kanäle. Andererseits müssen sie eine Vielzahl nationaler und internationaler Gesetze befolgen, etwa die deutsche Kassensicherungsverordnung oder die EU-DSGVO.

Wichtig: Auch die Revisionssicherheit ist ein essenzieller Teil gesetzeskonformer Informationsverarbeitung.

Rechtskonform archivieren durch Verfahrensdokumentation

Der Gesetzgeber schreibt eine sogenannte Verfahrensdokumentation zur rechtskonformen Archivierung vor. Dabei müssen alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschrieben werden. Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht für alle elektronischen Aufbewahrungs- und Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente abliegen, die unter das HGB (und die GoBD) fallen. Verantwortlich für das Erstellen und Fortschreiben dieser Dokumentation ist der Betreiber, also das steuerpflichtige Unternehmen. Die Verfahrensdokumentation muss revisionssicher sein, also vollständig, nachvollziehbar sowie prüfbar, und: Die Verfahrensdokumentation „lebt“, das heißt, sie ist kein endliches Projekt, sondern permanent im Wandel. Viele Akteure und Unternehmensbereiche (Rechtsabteilung, Fachbereiche, Organisation, IT, HR) arbeiten daran eng abgestimmt zusammen.

Qualitätssicherung bei der Datendigitalisierung

Viele Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie Rechtssicherheit und Qualitätssicherung beim Digitalisieren von Dokumenten sinnvoll umsetzen und dokumentieren können.

Grundsätzlich sollte sich die Ausgestaltung der Qualitätssicherung am Scan-Durchsatz und dem Schutzbedarf der verarbeiteten Dokumente orientieren. Denn je nach Art der Dokumente besteht ein unterschiedlich hoher Schutzbedarf. Führt ein Pharmaunternehmen beispielsweise klinische Studien durch, bei denen die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben hohe Strafen zur Folge haben könnte, sollte die Qualitätssicherung zu hundert Prozent erfolgen. Handelt es sich hingegen um den Scan einer einfachen Rechnung, ist das Risiko niedriger. Bei Verlust können Sie sie notfalls erneut vom Lieferanten anfragen. Die Qualitätssicherung sollte sich demnach an der Risikoabschätzung orientieren. Unabhängig davon müssen Unternehmen Verantwortlichkeiten festlegen und vorschreiben, welche Qualitätskontrollen durch wen, in welchen Zeitabständen und nach welchen Kriterien durchgeführt werden sollen. Darüber hinaus müssen sie die Schulung der Mitarbeiter:innen sowie Qualitätskontrollen nachweisen und dokumentieren.

Qualitätssicherung mit der AQL-Methode

Ein erprobtes System, das Iron Mountain zur Qualitätssicherung einsetzt, ist das Acceptable-Quality-Level-(AQL)-Verfahren. Mithilfe dieses statistischen Verfahrens, das auf der Entnahme von Stichproben basiert, lässt sich bestimmen, ob die Gesamtmenge der digitalisierten Dokumente den festgelegten Qualitätsansprüchen entspricht. Zunächst werden hierfür Dokumenten-Chargen bestimmt und festgehalten, aus wie vielen Dokumenten eine Charge besteht. Außerdem wird ein Qualitätslevel definiert. Daraus ergibt sich, wie viele Stichproben gezogen werden müssen. Das System legt fest, bei welchem Qualitätslevel eine Charge noch angenommen wird und ab welchem Level die Qualität den Anforderungen nicht mehr entspricht und weitere Maßnahmen getroffen werden müssen, um die Qualität zu sichern.