Gesundheitsdienstleister senkt Kosten und Risiken bei Aktenarchivierung

Viele Gesundheitsunternehmen bewahren ihre Aktenunabsichtlich viel länger auf als rechtlich vorgeschrieben.All diese Aufzeichnungen belegen wertvollen Platz, der vielbesser für die Versorgung von Patient:innen genutzt werdenkönnte. Es kommt zu unnötigen Kosten sowie Sicherheits- und Compliance-Risiken. Nach einer Weile lassen sich dieAufbewahrungsrichtlinien kaum noch systematisch anwenden.Die Handhabung der Akten ist nicht mehr rechtssicher.

Die Gründe für eine zu lange Aufbewahrung sind vielfältig,doch die drei wichtigsten sind fehlende Transparenz, zuhohe Komplexität und Personalmangel.

Mangelnde transparenz undintegrität der akten

Viele Unternehmen wissen gar nicht mehr, welcheAkten sie besitzen. Dementsprechend können sie auchnicht informiert entscheiden, welche vernichtet werdenkönnen. Das passiert besonders oft, wenn Akten voneinem anderen Team übernommen werden oder aber imRahmen einer Fusion oder Übernahme „geerbt“ werden.In vielen Fällen sind diese Akten bereits dann nicht richtiggeordnet oder es fehlen die entsprechenden Metadaten,mit denen sich rechtssichere Entscheidungen zurHandhabung der Unterlagen treffen ließen.

Komplexe regeln und richtlinien

Selbst im besten Fall ist das Archivmanagement imGesundheitswesen eine Herausforderung, da komplexegesetzliche Anforderungen auf lokaler, regionaler undstaatlicher Ebene eingehalten werden müssen. Es wird nochschwieriger, wenn Akten durcheinander gelagert werden,ereignisbezogene Regeln greifen und interne Richtlinienbeachtet werden müssen. Eine besondere Herausforderungsind Regeln, die auf Patient:innendaten basieren, zumBeispiel dem Alter oder dem Datum des letzten Besuchs.

Zu wenig personal

Heutzutage fallen bei Gesundheitsdienstleisternimmer mehr Informationen und Akten an, doch ofthaben sie nicht das benötigte Personal, um all dieseDaten zu verwalten. Dann geschieht es leicht, dass dasInformationsmanagement immer mehr vernachlässigt wird– und irgendwann lässt sich die Arbeit nicht mehr aufholen.

Umstrukturierung und kontinuierlicheprozesse erforderlich

Die einzige Lösung gegen eine zu lange Aufbewahrung istein kontinuierlicher Prozess, der dafür sorgt, dass Aktennach den geltenden Compliance-Regeln korrekt und zumrichtigen Zeitpunkt vernichtet werden. Befinden sichin den Kartons jedoch Akten verschiedener Typen mitunterschiedlichen Vernichtungsdaten, müssen sie zuerstsortiert und neu geordnet werden – eine langwierige undkostspielige Aufgabe. In einer solchen Situation befandsich auch ein großer privater Gesundheitsdienstleister.Glücklicherweise war Iron Mountain Smart Sort genau dierichtige Lösung für ihn.

So funktioniert smart sort

Mit Smart Sort können Unternehmen große Mengen anAkten durchsuchen, sortieren, neu ordnen und verwalten.Smart Sort ist ein Prozess, bei dem grundlegendeInformationen aus den Kernanwendungen (z. B. dieKennungen der Patientenakten) mit den gescannten odermanuell eingegebenen Aktenkennungen abgeglichenwerden. So entsteht ein aktuelles Verzeichnis allerEinzelakten und der Kartons, in denen sie zu finden sind.Entscheidungen über die Handhabung der einzelnen Aktenkönnen dann automatisch in Übereinstimmung mit denAnforderungen des Unternehmens getroffen werden.

Auf diese Weise konnte Smart Sort auch dem erwähntenGesundheitsdienstleister helfen.

Mehr über Smart Sort erfahren

Smart Sort kann Sie bei allen Prozessen unterstützen,bei denen Akten sortiert und geordnet werden müssen.

Wenn Sie mehr erfahren oder weitere Informationenerhalten möchten, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre:nKundenbetreuer:in bei Iron Mountain oder füllen Sie unser Kontaktformular  aus, Erwähnen Sie im Kommentarfeldbitte das Angebot „Smart Sort“.

Wie Smart Sort helfen kann

• Initiativen zur digitalen Transformation
• Umzug / Umgestaltung von Büros
• Verkleinern der Aktenarchive
• Übernahmen
• Veräußerungen
• Fusionen
• Rechts streitigkeiten
• Einreichen von Unterlagen bei Behörden