Workplace Transformation im Bankwesen

Herausforderung

• Die physischen Unterlagen einer Bank analysieren und ggf. entsorgen, damit sie ihr Workplace-Transformation-Ziel erreichen konnte: die Bürofläche zu halbieren.

Nutzen

• Senkung der Immobilienkosten um jährlich über 385.000 EUR durch Reduzierung der vor Ort gelagerten Akten und anderen Assets.
• Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und –fristen sowie Aktencodes dank der konsistenten, korrekten Umsetzung von Metadatenstandards.
• Mehr Ordnung durch Identifizieren und sicheres, verantwortungsvolles Entsorgen veralteter IT-Assets.
• Weniger Risiko und verbesserte Compliance durch Identifizierung und sichere Vernichtung der Akten am Ende Ihrer Nutzung und Aufbewahrungsfrist.

Das modern Büro als Arbeitsplatz der Zukunft

Ein Büro ist so viel mehr als nur der Raum, in dem gearbeitet wird – zumindest, wenn es nach den Anforderungen vieler Mitarbeiter geht, die sich eine angenehme Umgebung mit neuester Technik und Komfort wünschen. Viele Unternehmen berücksichtigen das bereits bei ihren strategischen Überlegungen, damit sie auch weiterhin die besten Mitarbeiter finden und an sich binden können. Mit Investitionen in Workplace-Transformation-Projekte wollen sie moderne, papierarme Büros schaffen. Die Arbeitsbereiche sollen so umgestaltet werden, dass Innovation und Produktivität gefördert werden. Erschwert werden diese Wünsche jedoch vielerorts durch hohe Preise auf dem Immobilienmarkt. Aktenschränke voller alter Unterlagen haben in modernen Büroräumen keinen Platz mehr. Auch der Gedanke, dass alle Arten von Informationen ewig aufbewahrt werden müssen, gehört der Vergangenheit an. Aber wie werden Sie all die Papierdokumente los, die sich im Laufe der Jahrzehnte angesammelt haben? Wie überzeugen Sie deren Besitzer, die Akten und gleichzeitig ihre schlechten Gewohnheiten im Bereich Informationsmanagement aufzugeben?

Was tun Sie mit all den Gegenständen, die Sie nicht mehr brauchen und nicht mit in ein neues Büro nehmen möchten? Wie ermöglichen Sie eine digitalere Arbeitsweise?

Ein digitaler Arbeitsplatz entsteht

Bei Workplace-Transformation-Projekten geht es hauptsächlich darum, einen physischen Ort zu modernisieren, doch sie können auch den Anstoß zur Digitalisierung veralteter, papierintensiver Informationsprozesse geben. So geschah es auch bei einer Bank, die im Rahmen eines aktuellen Transformationsprojekts digitalere Arbeitsweisen einführen wollte. „Der digitale Arbeitsplatz war der erste Punkt“, so der Director of Corporate Services der Bank. „Wir wussten, dass wir Anpassungen vornehmen mussten, und unsere Technik war dafür auch geeignet, aber uns war noch nicht klar, wie wir genau vorgehen sollten.“ Die Bank arbeitete auf drei Etagen mit insgesamt 8.918 Quadratmetern. Sie wollte sich auf anderthalb Stockwerke verkleinern – keine einfache Aufgabe, wenn man seit Jahren doppelt so viel Platz hat und sich die Unterlagen im Laufe der Zeit angehäuft haben. Die Bank musste jahrzehntealte Akten durchsehen, von denen viele niemandem mehr zugeordnet werden konnten.

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